Расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, относятся к представительским. Разберемся, какими документами можно подтвердить представительские расходы, чтобы у проверяющих не возникло вопросов о правомерности их учета по налогу на прибыль.
Какие мероприятия относят к представительским
К представительским расходам относятся расходы на официальный прием или обслуживание представителей других организаций – участников переговоров, которые проводят для установления взаимовыгодного сотрудничества.
К числу этих затрат относят расходы на:
- проведение официального приема, например, завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для участников переговоров;
- доставку участников мероприятия к месту его проведения и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
При этом конкретный состав расходов на проведение официального приема Налоговым кодексом не установлен (письмо Минфина России от 21.09.2020 № 03-03-07/82582).
Поэтому, организация вправе учесть и другие расходы при условии, что они обоснованы и подтверждены документально.
Например, чиновники не против того, чтобы в качестве представительских, учитывали затраты на приобретение алкогольных напитков для организации приема (письмо Минфина России от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).
А вот расходы, которые не относятся к деловой встрече, учитывать нельзя. Например, на развлекательные и оздоровительные мероприятия, проживание и отдых, питание участников до и после официального приема (письмо Минфина от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).
Чем подтвердить представительские расходы
Конкретный перечень документов, которые подтверждают расходы на деловую встречу, Налоговым кодексом не установлен. Тем самым организация не ограничена в документах, которые можно использовать для подтверждения правомерности учета своих расходов.
В частности, подтвердить обоснованность можно отчетом о представительских расходах, который должен утвердить руководитель организации.
В отчете о представительских расходах отразите:
- цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
- дату и место проведения;
- программу мероприятий;
- состав приглашенной делегации;
- участников принимающей стороны;
- величину расходов на представительские цели.
Все расходы, которые в нем перечислите, надо подтвердить соответствующими первичными документами. Это могут быть счета, чеки, акты, накладные.
Помимо отчета и первичных документов, вам понадобится:
- приказ руководителя фирмы об осуществлении расходов на представительские цели;
- смета представительских расходов.
Если товары на представительские цели куплены подотчетным лицом, то подтверждающие документы надо приложить авансовому отчету об использовании подотчетных сумм.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Подключить бератор