Руководитель организации оплачивает доступы в электронные сервисы с корпоративной банковской карты. Может ли бухгалтер принять расходы по карте при наличии электронного чека, выписки с расчетного счета и авансового отчета?
Что такое корпоративная банковская карта
Корпоративная банковская карта — это карта, которую банк выпускает по договору банковского счета, заключенного с организацией (клиентом).
По общему правилу корпоративная карта оформляется на имя руководителя организации или иного работника, который уполномочен руководителем для оплаты расходов, возникающих у организации.
Например, представительских или командировочных.
Корпоративная карта может быть дебетовой или кредитной (п. 1.5, 2.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием (далее – Положение), утвержденного Банком России 24.12.2004 № 266-П).
Какие документы нужны при совершении электронных платежей с помощью корпоративной карты
При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе или в электронной форме.
Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям или подтверждением их совершения (п. 3.1 Положения).
Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала и другие аналогичные документы, свидетельствующие о факте совершения операции (письмо Минфина России от 06.10.2017 г. № 03-03-06/1/65253).
При осуществлении расчета в сети «Интернет» электронными средствами платежа организация обязана применять ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о переводе электронных средств платежа кредитной организацией (письма Минфина России от 28.04.2017 № 03-01-15/26324, от 08.09.2017 № 03-01-15/57970).
Для применения при оплате товаров или услуг в сети «Интернет» с использованием электронных средств платежа, исключающих возможность непосредственного взаимодействия покупателя с продавцом, необходима специальная онлайн-касса.
ККТ, предназначенная расчетов электронными средствами платежа в сети «Интернет», применяется только при указанных расчетах.
Согласно пункту 3 статьи 16 Федерального закона от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» при оплате товаров, работ, услуг путем перевода денежных средств в рамках применяемых форм безналичных расчетов оплата считаются произведенной в сумме, которая указана в распоряжении о переводе денежных средств, с момента подтверждения его исполнения банком.
Поэтому при расчетах электронными средствами платежа в сети «Интернет» организация обязана применять ККТ с момента подтверждения исполнения распоряжения о переводе электронных средств платежа своим банком (письмо Минфина России от 04.07.2018 № 03-01-15/46372).
При этом она обязана направить чек ККТ в электронной форме на абонентский номер или адрес электронной почты, предоставленные покупателем (клиентом) пользователю, не позднее срока, указанного в пункте 5.4 статьи 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» (далее – Закон № 54-ФЗ).
Кассовый чек в электронной форме, который покупатель распечатает на бумажном носителе, приравнивается к обычному кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
Однако, такой кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 1 статьи 4.7 Закона N 54-ФЗ.
В связи с этим чек в электронной форме и выписка с расчетного счета организации смогут подтвердить расходы сотрудника, возникшие в связи с хозяйственной деятельностью организации.
Распечатав чек, его следует приложить к авансовому отчету работника.
Поскольку снятие работником наличных денежных средств с корпоративной банковской карты, а также приобретение товаров, работ или услуг по корпоративной карте организации, признается выдачей денег под отчет (письмо Минфина России от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).