По мнению налоговиков, расходы в виде компенсации за использование личного ТС в служебных целях можно подтверждать таким первичным документом, как бухгалтерская справка.
Об этом было письмо УФНС России по г. Москве от 4 июня 2024 г. № 16-17/069746.
Разъяснение было в связи с тем, что организации вправе учитывать в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли компенсацию работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Компенсация включается в расходы на дату перечисления денежных средств работнику с расчетного счета (выплаты из кассы) организации (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В силу НК РФ организация определяет налоговую базу по налогу на прибыль на основании данных налогового учета.
В письме говорится, что для подтверждения расходов в налоговом учете предусмотрено использование первичных учетных документов, к которым относится и бухгалтерская справка.
Для признания в расходах суммы компенсации использования личного автомобиля в интересах работодателя (в размере установленных лимитов) необходимо подтвердить, что данная компенсация действительно выплачена в производственных целях, а не в личных интересах сотрудника.
То есть нужны документы, из которых следует, что в период, за который выплачивается компенсация, автомобиль совершал поездки по заданию и для нужд работодателя.
Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование ТС, нормами НК РФ и иными НПА не установлен. Это могут быть любые документы, из которых будет видно, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт.
Можно составлять различные служебные записки о необходимости осуществления поездок, локальные акты (положения, порядки и т.п.), регулирующие порядок проведения этих поездок, соответствующие приказы руководителя и т.д.
Налоговики отметили, что подтвердить расходы на выплату указанной компенсации можно в том числе бухгалтерской справкой. В ней, кроме необходимых вам таблиц и текстовых полей, должны быть все обязательные реквизиты первичного документа.
Кроме того, к бухгалтерской справке нужно прилагать подтверждающие расчетные документы.
Подписывать справку могут главный бухгалтер, бухгалтер, лица, которые участвуют в ее составлении. А если составление справки связано с расходами, то на ней может быть предусмотрена и подпись директора.