Утверждена Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности (протокол Президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию от 25.12.2020 № 34). Она очертила круг задач, которые еще предстоит решить для улучшения работы с электронной подписью, участия организаций в электронном документообороте.
Использование электронной подписи
Немаловажная роль в электронном документообороте отведена электронной подписи.
Основным видом подписи, с помощью которого можно достоверно установить авторство, является усиленная квалифицированная электронная подпись.
Использование электронной подписи уже стало обязательным условием при передаче электронных счетов-фактур, деклараций, листов нетрудоспособности.
1 июля 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ, который внес ряд изменений в порядок использования электронной подписи.
В частности, была предусмотрена возможность хранения закрытого ключа электронной подписи удаленно, – дистанционная электронная подпись. С ее помощью можно:
- подписывать электронные документы с любого электронного устройства из любого места, без привязки к стационарному рабочему месту (при наличии доступа к сети «Интернет»);
- вести учет действий, связанных с применением конкретной дистанционной электронной подписи;
- подписывать электронные документы в режиме 24/7;
- обеспечить высокий уровень идентификации владельца ЭП при направлении поручения на подписание электронного документа удостоверяющему центру.
Однако, этих и других принятых мер в расширении возможностей применять ЭП, до сих пор недостаточно.
Например, требуется расширение перечня электронных документов, доступных к подписанию в автоматизированных системах с применением УКЭП, без указания сведений о физическом лице, которое действует по доверенности от имени организации.
Необходимо рассмотреть и вопрос об использовании простой ЭП наряду с УКЭП при подписании электронных документов в тех случаях, когда допустимо снижение степени защищенности.
Какие изменения появятся в использовании электронных счетов-фактур
Текущий объем использования электронных счетов-фактур не превышает 9 % от их общего объема.
Поэтому, необходимо упростить процедуру обмена этими документами.
Так, хотят исключить необходимость передавать счета-фактуры через операторов ЭДО.
Документ может формироваться как в учетной системе организации, так и на платформе оператора электронного документооборота.
При необходимости регистрации документа после его подписания ЭП, документ направляется оператору ЭДО, где сохраняется и получает уникальный регистрационный номер.
Дальнейшее его направление документа контрагенту может выполняться либо через оператора электронного документооборота, либо иным альтернативным способом, например, по электронной почте, размещении на открытом ресурсе и т.д.
В случае необходимости подписания документа двумя и более организациями у оператора ЭДО должен регистрироваться только финальный документ. Его регистрирует лицо, визирующее документ последним.
Возможная схема выставления счетов-фактур
При выставлении счетов-фактур датой выставления является дата в квитанции, зафиксированная оператором электронного документооборота.
Получение счета-фактуры контрагентом может осуществляться следующими способами:
- действующими в настоящее время, которые предусмотрены приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н;
- либо через запрос к оператору электронного документооборота, у которого была зарегистрирована электронная счет-фактура;
- либо с помощью любого иного канала связи, например, по электронной почте, сервиса обмена файлами и т. д.
Каждая зарегистрированная у оператора электронного документооборота счет-фактура автоматически в режиме близком к реальному времени направится в ФНС.
На сайте ФНС должен быть создан сервис по проверке счета-фактуры по регистрационному номеру документу.
Однако, наличие счета-фактуры в ФНС не снимет с организации обязанности по хранению счетов-фактур.