Минфин в письме от 30.10.2020 г. № 03-07-09/94559 разъяснил порядок регистрации в книге покупок документов, которые были выданы работнику для подтверждения расходов на проезд по время командировки.
Какие документы могут подтвердить расходы на проезд в командировке
В книге покупок регистрируют документы, на основании которых принимают НДС к вычету.
Чтобы принять НДС к вычету по расходам на перевозку работников к месту служебной командировки и обратно, в книге покупок надо зарегистрировать:
- счета-фактуры;
- либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности;
- либо копии этих документов.
В них должна быть выделена сумма НДС.
Кроме того, полученные во время командировки документы должны быть включены работником в отчет о служебной командировке.
Указанное следует из пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 г. № 1137 (далее — Правила)
В настоящее время применяются формы авиационного пассажирского билета, маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции, выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.
Эти формы утверждены приказами Минтранса России от 08.11.2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», от 29.01.2008 г. № 15 «Об установлении формы пассажирского билета и багажной квитанции покупонного автоматизированного оформления в гражданской авиации».
Перечисленные документы являются документами строгой отчетности и применяются в расчетах наличными деньгами или для расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ.
Обратим внимание!
С 1 июля 2019 года под бланком строгой отчетности понимается первичный учетный документ, приравненный к кассовому чеку.
Он может быть сформирован в электронной форме или отпечатан с применением автоматизированной системы (ст. 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», (далее – Закон № 54-ФЗ)).
Единый перечень реквизитов, которые являются обязательными как для кассового чека, так и бланка строгой отчетности, установлен пунктом 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ.
Чек ККТ или бланк строгой отчетности могут быть переданы на бумажном носителе. Реквизиты чека или БСО должны позволять идентифицировать этот кассовый чек или бланк строгой отчетности.
То есть в нем должны быть: QR-код, дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.
Какие документы регистрировать в книге покупок по расходам на перевозку работников
В графе 3 книги покупок надо регистрировать документы, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой.
К ним, по мнению Минфина, могут относиться:
- счет-фактура, выставленный организации при выдаче проездных документов;
- проездной документ, выданный в виде бланка строгой отчетности;
- проездной документ, выданный в электронной форме.
Но в последнем случае Минфин обращает внимание: одновременно должен быть выдан чек ККТ или бланк строгой отчетности.
Либо в проездной документ надо включить реквизиты чека ККТ (БСО), а именно:
- QR-код или дату и время осуществления расчета;
- порядковый номер фискального документа;
- признак расчета;
- сумму расчета;
- заводской номер фискального накопителя;
- фискальный признак документа.
При этом работник должен самостоятельно считать QR-код, скачать кассовый чек, распечатать и предъявить его работодателю.
Также следует учитывать, что ККТ не применяется в безналичных расчетах, за исключением расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением.
В указанном случае в книге покупок регистрируется счет-фактура либо проездной документ, выданный в электронном виде.
Кроме того, в графе 7 книги покупок следует отразить реквизиты документов, которые подтверждают фактическую уплату НДС, принимаемого к вычету в соответствии с пунктом 7 статьи 171 Налогового кодекса (пп. «к» п. 6 Правил).