В расчете 6-НДФЛ налоговым агентом нужно отражать суммы доходов, в том числе в виде заработной платы, которые начислены и фактически выплачены физическим лицам, т.е. уже получены работниками на дату представления расчета. Об этом разъясняет ФНС России в письме от 13 сентября 2021 г. № БС-4-11/12938@.
Какие доходы указывать в расчете 6-НДФЛ
Расчет 6-НДФЛ заполняют на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физлицам, содержащихся в регистрах налогового учета.
В разделе 2 расчета 6-НДФЛ отразите обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала года по соответствующей налоговой ставке.
Если работодатель выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 2 нужно заполнить для каждой из ставок налога.
Налоговые инспекторы отмечают, что в расчете по форме 6-НДФЛ налоговым агентом должны быть отражены суммы доходов, в том числе в виде заработной платы, которые начислены и фактически выплачены физическим лицам, т.е. получены физлицами на дату представления расчета.
Доходы, которые фактически не выплачены физическим лицам (не получены физлицами) на дату представления расчета, не включайте в расчет.
Если вы все-таки отразили такие доходы в отчете 6-НДФЛ, то нужно будет внести необходимые изменения и представить уточненный расчет.
Так разъясняет ФНС России в письме от 13 сентября 2021 г. № БС-4-11/12938@.
Как ведут учет доходов работников?
В течение года работодатель обязан вести учет доходов, начисленных и выплаченных каждому работнику.
Налоговый агент самостоятельно разрабатывает регистры, которые должны содержать следующую информацию:
- сведения, которые позволят идентифицировать налогоплательщика;
- коды видов выплачиваемых доходов;
- суммы дохода и даты их выплаты;
- статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
- даты удержания и перечисления налога;
- реквизиты платежного поручения.
Вести регистр нужно ежемесячно нарастающим итогом с начала года. Напомним, что с 2021 года с доходов свыше 5 миллионов рублей за год работник обязан платить НДФЛ по ставке 15%.