Расходы по налогу на прибыль и по УСН с объектом «доходы минус расходы» должны быть документально подтверждены. В противном случае учесть их в налоговой базе невозможно. Для упрощенцев существуют еще и дополнительные условия признания расходов.
Налог на прибыль
Для целей налога на прибыль, в отличие от бухучета, учет расходов без первичной документации невозможен
(п. 1 ст. 252 НК РФ).
В налоговом учете правила таковы, что расходы, подтверждаемые опоздавшими первичными документами, отражаются как выявленная ошибка в налоговой базе
периода, к которому эти расходы относятся (п. 1 ст. 54, п. 1 ст. 272 НК РФ).
Поэтому если первичный документ получен после окончания отчетного (налогового) периода и после сдачи налоговой декларации, то необходимо:
- внести исправления в налоговые регистры отчетного (налогового) периода и скорректировать налоговую базу;
- подать уточненную налоговую декларацию за отчетный (налоговый) период.
Если неотражение расходов привело к переплате налога в периоде, к которому они относятся, то расходы, подтвержденные опоздавшими документами, можно учесть в периоде получения документов. То есть в текущем периоде. И так поступить можно, если:
- налоговая декларация за текущий период является прибыльной;
- на дату представления этой декларации со дня уплаты налога по декларации, составленной с пропуском расхода, не прошло 3 лет.
В этом случае ни исправлять налоговые регистры, ни корректировать налоговую базу, ни подавать уточненку не требуется.
УСН с объектом «доходы минус расходы»
Так же, как и по налогу на прибыль, расходы при УСН
должны быть документально подтверждены.
Если неотражение расходов в периоде, к которому они относятся, привело к переплате УСН-налога, при этом налоговая декларация за текущий период не является убыточной, и с периода, к которому относятся пропущенные расходы, прошло не более 3 лет, то такие расходы и при УСН можно учесть в текущем периоде. То есть в периоде, в котором получены опоздавшие документы (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Корректировать налоговую базу и сдавать уточненную декларацию в этом случае не придется.
В других случаях, чтобы правильно учесть расходы по опоздавшим документам, придется вносить изменения в книгу учета доходов и расходов
и подавать уточненку.
Упрощенные расходы признаются только после их фактической оплаты. Это дополнительное условие для упрощенцев. Кроме того, для признания расходов по оплате стоимости товаров, приобретенных для перепродажи, имеется дополнительное условие: такие расходы признаются по мере реализации товаров (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если договором, например, аренды, не предусмотрено ежемесячное составление первичного документа, то расходы для налога на прибыль можно признать на основании договора в последний день месяца (квартала). То же и для упрощенцев, которые могут учесть эти расходы в периоде оплаты на основании договора и платежки.