Счета-фактуры надо хранить не менее 5-и лет. Однако, с какого момента считать этот срок, Налоговый кодекс не говорит. Ошибка в исчислении срока может грозить отказом в НДС-вычете. Поэтому, важно правильно посчитать, сколько счета-фактуры должны находиться в организации. Есть нюансы, которые при этом надо учитывать.
Бумажные или электронные: особенности хранения счетов-фактур
Счета-фактуры следует хранить в хронологическом порядке по дате выставления, составления или исправления, – если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю или они не были им получены, либо по дате их получения. То есть, выставленные и полученные счета-фактуры надо хранить отдельно друг от друга. Это правило касается бумажных счетов-фактур.
Счета-фактуры, выставленные на бумаге, можно хранить в электронной форме. Например, продавец может не распечатывать свой экземпляр счета-фактуры и хранить его в электронном виде. Но такие документы должны быть подписаны УКЭП (письмо ФНС от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@).
Если счет-фактура был выставлен электронно, хранить его можно в электронном виде без распечатки на бумаге.
Но вместе с электронными счетами-фактурами надо хранить и информацию, входящую в электронный документооборот. Такую, как:
- подтверждение оператора ЭДО об отправке или о получении счета-фактуры;
- извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;
- иные документы, которые были направлены покупателю или получены от него.
Как считать срок для хранения счетов-фактур
Хранение документов, подписанных электронной подписью, обеспечивается участниками ЭДО с учетом сроков хранения архивных документов.
Срок хранения счетов-фактур – не менее 5-ти лет (ст. 317 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Это правило распространяется как на бумажные, так и на электронные счета-фактуры.
Начало течения срока хранения документов определяется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. При этом сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
Под годом окончания делопроизводства можно понимать год, в течение которого счет-фактура в последний раз был использован при расчете НДС и для составления отчетности (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).
При выставлении счетов-фактур, срок хранения надо считать с первого числа года, следующего за тем, в котором этот счет-фактура был отражен в книге продаж и по нему был уплачен налог (п. 1, 3 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).
При получении счетов-фактур срок хранения надо определять с первого числа года, следующего за тем, в котором был заявлены НДС к вычету либо его последняя часть, если вычеты были заявлены по частям.
31 декабря года, который по счету является 5-м, срок, отведенный для хранения счета-фактуры, завершится.
Например, счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок за I квартал 2021 года и тогда же вы заявили вычет по нему. Срок хранения счета-фактуры начнет исчисляться с 1 января 2022 года. Хранить его нужно включительно до 31 декабря 2026 года.