Доля расходов на проезд среди командировочных расходов едва ли не самая большая, и терять НДС-вычет не выгодно. А поэтому важно, чтобы командированный предъявил нужные документы для оформления записей в книге покупок.
Вычет НДС по командировочным расходам
НДС по расходам на проезд в командировку и обратно можно принять к вычету. Это прямая норма, которая содержится в пункте 7 статьи 171 НК РФ.
Документы, которые подтверждают право на вычет НДС, установлены в пункте 18 правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства от 26 декабря 2011 г. № 1137). Это счета-фактуры либо копии или оригиналы БСО с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
Самое простое – когда расходы оплачены по безналу. Продавец билета в этом случае выписывает на имя фирмы счет-фактуру. НДС принимается к вычету в общем порядке.
Сложнее, когда работник покупает проездные документы за наличные, да еще и в электронной форме. В этих случаях применяются БСО, утвержденные в сфере авиаперевозок.
Основанием для вычета НДС по расходам на командировки являются либо счет-фактура и документы, подтверждающие уплату НДС (например, кассовый чек), либо БСО.
БСО в сфере авиаперевозок
БСО в сфере авиаперевозок утверждены приказами Минтранса от 8 ноября № 134 (для бумажной формы), от 29 января 2008 г. № 15 (для электронной формы). Это формы:
- авиабилета;
- маршрут-квитанции электронного авиабилета;
- багажной квитанции;
- выписки из информационной системы оформления авиаперевозок.
Все эти документы должны содержать обязательные реквизиты БСО , перечень которых установлен пункте 1 статьи 4.7 закона № 54-ФЗ. На это обратил внимание Минфин в письме от 28 октября 2020 г. № 03-07-09/93693.
Напомним: НДС-вычет возможен по командировочным расходам, которые учитываются в расходах по налогу на прибыль. Для таких расходов работник обязан представить не только маршрут/квитанцию электронного авиабилета, но и посадочный талон. Об этом Минфин предупреждал неоднократно (см., например, письмо от 9 января 2017 г. № 03-03-06/1/80056).
Поэтому наличие посадочного талона важно и для НДС-вычета. Если ваш работник регистрировался на рейс по интернету, предупредите его, что ему нужно распечатать и сохранить посадочный талон.
Если подотчетное лицо к авансовому отчету прилагает в качестве подтверждения расхода кассовый чек, то он, кроме других обязательных реквизитов должен содержать еще QR-код (письмо Минфина от 14 октября 2019 г. № 03-03-06/1/78500).
Имейте в виду и предупредите своего командированного работника, что считать QR-код, скачать и распечатать кассовый чек при покупке электронного билета он обязан самостоятельно.
Записи в книге покупок
Чтобы принять к вычету НДС, уплаченный в стоимости авиабилета, в графе 3 книги покупок можно зарегистрировать:
- счет-фактуру, выставленный при выдаче авиабилета, оплаченного по безналу;
- авиабилет в виде БСО, если при его приобретении применялась ККТ;
- электронный авиабилет.
Напомним, что в графе 7 книги покупок отражают реквизиты платежного документа в тех случаях, когда уплата НДС для принятия к вычету суммы «входного» НДС необходима. Командировочные расходы относятся к таким случаям. Поэтому для принятия НДС к вычету по авиабилетам не забудьте заполнить графу 7 книги покупок. Здесь указывают дату и номер документа о фактической уплате налога.
Дополнительную информацию вы найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.
Если у вас есть доступ — пользуйтесь. Если нет, зайдите и зарегистрируйтесь на 3 дня. Вот ссылки на материалы, из которых вы узнаете, а каких еще случаях оплата необходима для получения вычета НДС:
— импорт товаров;
— перечисление и возврат авансовых платежей;
— уплата НДС налоговыми агентами.