Пока еще не все перешли на ЭДО, у многих остаются проблемы, связанные с опозданием подтверждающих документов. Весьма неприятный факт – это задержка счета-фактуры, еще хуже, если это счет-фактура на аванс. По авансам переносить вычет на более поздние периоды нельзя. Что сделать, чтобы не связываться с уточненкой?
Вычет по авансовому счету-фактуре
На основании пунктов 1 и 12 статьи 171 НК РФ покупатель имеет право принять НДС к вычету, исчисленный при перечислении аванса в счет предстоящих поставок (работ, услуг).
Условиями для такого вычета являются наличие (п. 9 ст. 172 НК РФ):
- авансового счета-фактуры от продавца;
- договора с указанием условия о перечислении аванса;
- документа, подтверждающего перечисление оплаты (платежное поручение).
Сроки для вычета по авансовому счету-фактуре
По общему правилу право на вычет НДС составляет три года (п. 2 ст. 173 НК РФ). Но для вычета с аванса это правило не действует. Его перенос на более поздние кварталы
недопустим. Авансовый НДС принимают к вычету в том квартале, в котором у плательщика налога возникло на него право.
Если счет-фактура в отношении сумм предварительной или частичной оплаты выставлен продавцом в одном налоговом периоде, а получен покупателем в следующем налоговом периоде, то вычет суммы налога следует производить тогда, когда счет-фактура фактически получен.
Об этом говорится в письме Минфина от 16 апреля 2019 г. № 03-07-09/27004. Там же сказано, что вопрос об организации документооборота, подтверждающего дату получения счетов-фактур, нормами НК РФ не регулируется.
Поэтому сделаем вывод, что для того, чтобы подтвердить право на вычет в периоде получения счета-фактуры и не подавать уточненную декларацию, нужно доказать, когда именно пришел счет-фактура. Для этого необходимо подтвердить дату получения.
Как учитывать входящие документы
Не важно, каким путем пришло бумажное письмо в организацию. Главное, что его нужно учесть и зарегистрировать, и чтобы в результате регистрации у входящего документа появился уникальный номер, присвоенный только ему.
Для регистрации можно использовать, к примеру, журнал учета входящей корреспонденции. Об этом писали еще в письме УФНС РФ по г. Москве от 3 августа 2009 г. № 16-15/79275.
Заметим, что счета-фактуры, акты, накладные и тому подобные учетные документы часто приносят нарочным и без сопроводительного письма. Их, как правило, не регистрируют, а передают напрямую исполнителям.
Как минимум в случае со счетами-фактурами так лучше не делать. Их нужно регистрировать в журнале регистрации входящей корреспонденции. Ведь только так можно доказать дату поступления документа в компанию.
Если документы пришли по почте в конверте, после вскрытия его, как правило, выбрасывают. Но и этого лучше не делать. Например, в случае, когда иначе, как по штемпелям на конверте не установить, когда было отправлено и получено письмо.
Это как раз случай со счетами-фактурами.
Вести журнал — трудоемко, но наиболее приемлемо и безопасно, пока не введен всеобщий электронный документооборот. Предположительно это может произойти к 2025 году, ФНС уже начала разработку электронных документов.
Реквизиты журнала учета
Какую же информацию нужно фиксировать в журнале входящей корреспонденции, чтобы избежать претензий налоговиков?
Как минимум, это:
- дата поступления (дата регистрации документа);
- входящий регистрационный номер;
- исходящие дата и номер;
- отправитель (наименование юридического или физического лица);
- приложения.
Могут быть и другие данные, какие вы сочтете необходимыми (адресат, исполнитель по резолюции и др.). Вести этот журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме — как вам больше нравится.