Если сотрудник отгулял отпуск авансом, а потом решил уволиться, удержать переплату с него вряд ли получится. Ведь удерживать можно только из выплачиваемых сумм, а их может не хватить. А через суд можно взыскать только переплату, связанную со счетной ошибкой или недобросовестностью работника.
Какая ошибка не считается счетной
Счетной можно признать далеко не каждую ошибку в расчетах.
Например, дважды выплаченную сумму счетной ошибкой не признают (Определение ВС РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17).
Многие пытаются судиться по поводу того, относится ли ошибка к счетной или нет.
Суды, как правило, не признают счетными такие ошибки:
- при расчете не учтена ранее выплаченная сумма;
- в расчете использованы неверные исходные данные — не тот тариф, коэффициент,
- количество дней;
- в бухгалтерскую программу заложен неверный алгоритм расчета;
- неправильное применение норм законодательства и др.
Какая ошибка считается счетной
Так что со счетной ошибкой все не так просто, как может показаться на первый взгляд. Определения счетной ошибки в законодательстве нет.
Разъяснения давал Роструд. Счетной считается арифметическая ошибка, допущенная при проведении подсчетов (см. письмо Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1).
Счетной следует считать только ошибку, допущенную в арифметических действиях. Техническая ошибка, допущенная даже из-за сбоя бухгалтерской программы, счетной не считается.
Ограничения при удержании незаработанных отпускных
Через 6 месяцев непрерывной работы в фирме у работника возникает право использовать очередной оплачиваемый отпуск в полном размере (ст. 122 ТК РФ). Получается, что отпускные выплачиваются за неотработанные периоды — авансом. А это может привести к негативным последствиям, если работник соберется увольняться, так и не отработав отпуск, который уже отгулял.
Почему?
Удержать задолженность за неотработанные дни отпуска можно только из причитающихся работнику при увольнении сумм (ст. 137 ТК РФ).
Если начисленных денег не хватит, то через суд взыскать деньги тоже может не получиться. Это можно делать только в 2 случаях:
- счетная ошибка бухгалтера;
- неправомерные действия работника, повлекшие излишнюю выплату зарплаты.
Неотработанный отпуск и налог на прибыль
Если неотработанные отпускные невозможно возместить полностью, можно попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга. Вы можете также простить работнику остаток задолженности.
Налоговые последствия имеют и то, и другое.
Отпускные выплаты учитываются в общем случае учитываются в расходах на оплату труда.
Если работник добровольное гасит долг по отпускным, то у фирмы-работодателя появится внереализационный доход, с которого нужно будет доначислять налог на прибыль.
Простить долг работнику — значит не требовать его погашения, получается, что работнику излишне выплаченные отпускные подарили. В базе по налогу на прибыль эти суммы не учитываются
(п. 16 ст. 270 НК РФ). На это обратил внимание Минфин в письме от 26 февраля 2020 г. № 03-03-07/13686.
Кроме того расходы, связанные с безвозмездной передачей, не могут быть признаны экономически необоснованными . А такие расходы не учитываются в налоговой базе (п. 49 ст. 270 НК РФ).