У фирмы налажен электронный документооборот с партнерами из ЕАЭС. От них она получает документы, подписанные ЭП, которые получены по правилам других стран и по форматам, которые не соответствуют установленным ФНС. Признаются ли они действительными для обоснования нулевой ставки НДС и подтверждения расходов? Если да, в каком виде их пересылать в ИФНС в случае истребования налоговиками? Ответы на эти вопросы дала ФНС в письме от 12.04.2021 г. № ЕА-4-26/4872@.
Как представлять документы в ИФНС
Налоговым законодательством не установлено требований, что организации должны применять только те форматы первичных документов, которые установлены приказами ФНС. Организации вправе использовать и самостоятельно разработанные форматы первичных учетных документов.
Но если возникает необходимость представить их в ИФНС, надо придерживаться следующих правил:
- если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным ФНС форматам, их можно направлять в электронном виде по ТКС или через личный кабинет налогоплательщика;
- если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС, то его надо представить в ИФНС на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью.
Также копии могут быть представлены в ФНС в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью (письма ФНС от 12.04.2021 N ЕА-4-26/4872@, от 06.12.2019 № ЕД-4-15/25049).
Электронная подпись иностранного контрагента может быть признана соответствующей признакам усиленной электронной подписи. Но для этого аккредитованные удостоверяющие центры или иные лица, уполномоченные на это международным договором РФ, должны подтвердить ее соответствие требованиям международных договоров.
При этом, если налоговики запросят у вас документы по сделке с партнером, с которым вы обмениваетесь документами в рамках ЭДО, то потребуется еще представить соглашение с ним о применении этой электронной подписи. Из соглашения должно следовать, что документ, подписанный ЭП, признается равнозначным бумажному с собственноручной подписью (письмо ФНС России от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).
Как обосновать НДС-ставку 0 % документами, полученными от партнеров из ЕАЭС
Обосновать нулевую ставку по НДС нужно документами, которые указаны в пункте 4 раздела II Приложения № 18 к Договору о ЕАЭС. Они подаются в ИФНС вместе с налоговой декларацией. При этом представлять счета-фактуры одновременно с налоговой декларацией не надо (письмо ФНС России от 12.04.2021 № ЕА-4-26/4872@).
Кроме того, для обоснования НДС-ставки 0% при экспорте товаров в страну ЕАЭС можно не сдавать одновременно с декларацией и транспортные документы. Но в случае, если в ИФНС в электронной форме будет представлен перечень заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, составленный по форме, предусмотренной международным межведомственным договором.
Форма, порядок ее заполнения и формат представления в электронном виде Перечня заявлений для российских компаний утверждены приказом ФНС от 06.04.2015 № ММВ-7-15/139@.
Поэтому, для подтверждения обоснованности применения нулевой ставки НДС при экспорте товаров в страны — члены ЕАЭС одновременно с декларацией организация может представить в электронном виде по ТКС перечень заявлений по формату, утвержденному ФНС России. А оставшиеся документы, которые составлены не по утвержденному формату – на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью либо в виде пакета сканированных документов, подписанного усиленной электронной подписью.