Наличие первичных документов, которые подтвердят образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов.
Надо обеспечивать сохранность первичных документов
Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обязано обеспечить своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
При этом первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения о ней должны храниться не менее 5-ти лет (п. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, надо хранить не менее 5-ти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Если в компании меняется руководитель, в этот момент надо обеспечить передачу документов бухгалтерского учета.
В случае, если в соответствии с законодательством первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа изымаются, то копии изъятых документов следует включить в документы бухгалтерского учета.
Учитывая изложенное, Минфин приходит к следующему выводу.
У любой организации должны быть в наличии документы, которые являются обоснованием формирования по ним показателей регистров бухгалтерского учета.
На это Минфин обратил внимание в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509.
Какими документами можно подтвердить образование безнадежного долга
Суммы и даты образования безнадежных долгов должны быть подтверждены:
- договором, в котором указана дата срока платежа;
- актами приемки оказанных услуг, оформленными в соответствии с условиями договора;
- платежными поручениями;
- актом инвентаризации дебиторской задолженности на конец отчетного или налогового периода, в котором подтверждается, что на момент списания указанная задолженность не погашена;
- приказом руководителя о списании дебиторской задолженности в качестве безнадежного долга.
Что делать, если «первичка» утрачена
Обязательное условие для включения безнадежного долга в расходы по налогу на прибыль – наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности (письмо Минфина от 08.04.2013 № 03-03-06/1/11347).
В случае выявления фактов утраты первичных документов, по мнению чиновников, организации надо принять меры по их восстановлению.
К такому выводу пришел Минфин в письме от 13.11.2020 г. № 02-07-10/99509.
Указанные мероприятия следует осуществлять в рамках проводимых инвентаризаций или в соответствии с отдельным порядком, установленным руководителем.
И, хотя эти выводы были сделаны для бюджетных учреждений, на наш взгляд они могут быть применены и в отношении коммерческих организаций.
Тем не менее, отметим, что некоторые суды поддерживали организации и разрешали им списывать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности в случае, если «первичка» по ней была утрачена.
Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 25.09.2009 № А32-8964/2007-12/190 судьи указали: отсутствие договоров, актов, накладных, уничтоженных в связи с истечением срока их обязательного хранения, не может служить основанием, чтобы отказать организации списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком давности во внереализационные расходы.