Для многих утрата бухгалтерской первички кажется катастрофой. В бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера» появился очень полезный для каждого бухгалтера алгоритм, при следовании которому вам будет легко выйти из такой ситуации.
Что делать при утрате первичных документов
Если первичка уничтожена, вам нечем будет подтвердить свои налоговые обязательства. А если вы будете бездействовать, тогда инспекция сама посчитает ваши налоги расчетным путем. И даже форс-мажор, из-за которого пропали бумаги, не убережет от ответственности. Поэтому чтобы утрата документов не стала для вашей компании серьезной проблемой, вам нужно правильно зафиксировать этот факт и принять все меры для восстановления бумаг.
Что же делать?
Действуйте по алгоритму.
Алгоритм от бератора – самая лучшая шпаргалка, которая поможет правильно отразить результаты инвентаризации МПЗ.
Сделайте последовательно несколько шагов.
Шаг 1. Сообщить директору
Первое, что нужно сделать, — это сообщить директору в письменном виде.
Шаг 2. Организовать расследование пропажи (утраты) документов
На основании приказа директора создайте комиссию, которая будет расследовать причины утраты документы. Решите, в какие компетентные органы вам, возможно, придется обратиться, чтобы установить причины происшествия и зафиксировать факт утраты документов. По окончании расследования составьте акт.
Шаг 3. Сообщить в налоговую инспекцию
Направить уведомление об утрате документов в инспекцию нужно своевременно — максимум в течение недели после происшествия. В дальнейшем туда нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.
Шаг 4. Восстановить документы
Восстановить документы своими силами бывает непросто. Поэтому следует обратиться за помощью. На основе восстановленной документации вам придется восстановить учет.
Что писать в акте расследования комиссии
По итогам расследования причин утраты документов комиссия составляет акт. В нем нужно отразить:
- в каких условиях работала комиссия;
- по какому адресу комиссия проводила осмотр и почему именно здесь (указать документы: приказ, в котором прописан адрес архива фирмы, регламент передачи документов и т.п.);
- порядок определения перечня утраченных документов (к примеру, сопоставление со списком переданных в архив документов, со сведениями на электронных носителях, выписками банка и др.);
- причины, по которым документы невозможно восстановить.
Восстанавливаем утерянную документацию
Восстанавливаем те документы, которые несут актуальную для организации информацию. В их числе документы, срок хранения которых еще не истек, и документы, которые может затребовать налоговая инспекция или другая проверяющая организация.
Если кто-то из контрагентов ликвидирован, возьмите выписку из ЕГРЮЛ. Если связи утрачены или нужные документы отсутствуют, задокументируйте и это – составьте акт.
Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.).
Все эти и многие другие вопросы вам поможет решить новый алгоритм.
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Получить издание