В налоговой базе по прибыли можно учесть практически все командировочные расходы, исключений немного. Если у компании есть особые, специфические расходы, обусловленные спецификой деятельности, их нужно утвердить локальным нормативным актом.
НК РФ установлен перечень учитываемых при налогообложении прибыли расходов на командировки. Он не является исчерпывающим. Порядок и размеры возмещения расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Командировки работников оплачиваются работодателем в полном объеме (ст. 168 ТК РФ). Компания возмещает командированным работникам:
- расходы на проезд;
- расходы на аренду жилья;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием по месту командировки — суточные;
- другие траты работника, согласованные с работодателем.
Порядок и размеры возмещения расходов по командировкам устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом компании. Например, Положением о командировках или Правилами внутреннего трудового распорядка.
Расходы на командировки бухгалтерия может учесть в налоговой базе по прибыли на основании документов, подтверждающих оплату (ст. 252 НК РФ) и при условии, что расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Документы, подтверждающие расходы, должны иметь все обязательные реквизиты, которые позволяют считать их первичными документами для бухгалтерского учета. При этом по командировкам можно принять документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы, в том числе таможенную декларацию; приказ о командировке; отчет о выполненной работе; любые транспортные билеты на самолет, поезд, автобус или речной транспорт; чеки, квитанции, подтверждающие затраты на проживание, проезд; ваучеры из отелей или договор о найме жилья; путевые или маршрутные листы; заправочные талоны и др.
Командировочные расходы учитывают в составе прочих, связанных с производством и реализацией (пп. 12 и 49 ст. 264 НК РФ). Это такие расходы как:
- суточные или полевое довольствие;
- оплата проезда к месту командировки и обратно;
- оплата жилья;
- оформление виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы;
- сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта;
- сборы за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.