Бухгалтерской справкой нельзя заменить отсутствующий первичный документ

Автор: | 29.07.2021

Бухгалтерской справкой нельзя заменить отсутствующий первичный документ

Бухгалтерская справка – это тоже первичный документ, но особый. Важно помнить, что она не заменяет первичку. Ее можно и нужно применять в определенных случаях, но назначение ее – вспомогательное. Недавно это подтвердил суд.  

Почему суд забраковал бухгалтерские справки

АС Уральского округа от 5 июля 2021 г. № Ф09-3128/21 по делу № А07-21692/2019 в своем постановлении пришел к такому выводу.

Бухгалтерская справка без других документов, которые подтверждают факт и выполнение работ, не является подтверждающим документом в целях налогообложения прибыли.

Фирма ремонтировала дороги по государственным и муниципальным контрактам. В состав материальных расходов она включала стоимость израсходованных стройматериалов. Но не во всех актах выполненных работ указывались их количество и стоимость. Инспекция такие акты забраковала и сняла расходы как неподтвержденные.

Фирма попыталась исправить ситуацию бухгалтерскими справками, в которых приводилась недостающая информация. Но это не помогло. Суд не принял эти справки в качестве документов, подтверждающих расходы. Сделать это можно только подписанными актами приемки, предъявленными заказчику.

Как используют бухгалтерскую справку

Скажем сразу, что бухгалтерская справка, хоть и признается первичным документом, но имеет скорее вспомогательное назначение.

В качестве самостоятельного документа для оформления того или иного факта хозяйственной жизни ее можно использовать в тех случаях, когда нет специально предусмотренного первичного документа.

Например:

  • списание себестоимости реализованных товаров;
  • перевод товаров в материалы и наоборот;
  • списание просроченных задолженностей и др.

А для расчетов (например, процентов по займу, технологических потерь, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов и др.) используется бухгалтерская справка-расчет. В ней, как правило, указывают:

  • причины составления;
  • расчеты;
  • проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.

Также бухгалтерскую справку применяют, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, и нужно провести корректировку ранее проведенных операций. Или требуется детализировать учет, подтвердить проводку расчетом (ст. 313 НК РФ).

В «исправительной» справке укажите:

  • какая именно операция была отражена неверно;
  • причину ошибки;
  • дату обнаружения ошибки;
  • описание сути ошибки и неправильных расчетов (неправильную проводку, сделанную из-за ошибки);
  • правильные записи и дополнительные расчеты.

А вот подменять бухгалтерской справкой отсутствующие или непредставленные документы нельзя. Это касается в первую очередь счетов-фактур, а также такой первички, как акты, накладные и др., в составлении которой участвуют другие службы фирмы и ее контрагенты.

Хозоперацию, «подтвержденную» только одной бухгалтерской справкой, которую «нарисовали» вместо полноценной первички, ни один проверяющий не примет. Документально подтвержденными
расходы не признают.

Как оформить бухгалтерскую справку

Форму бухгалтерских справок, которые используются в работе, фирма должна разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.

Коммерческая фирма может взять за основу справку по форме 0504833, которую применяют бюджетники. Можно разработать и свою.

Не забудьте, чтобы в ней, кроме необходимых вам таблиц и текстовых полей, были все обязательные реквизиты первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ)
.

Кроме того, к бухгалтерской справке нужно прилагать подтверждающие расчетные документы или бумаги, в которых допущены ошибки, исправляемые при помощи справки (их копии).

Подписывать справку могут главный бухгалтер, бухгалтер, лица, которые участвуют в ее составлении. А если составление справки связано с расходами, то на ней может быть предусмотрена и подпись директора.


Читать оригинал