Недавно налоговики разрешили расходы в виде компенсации за использование личного ТС в служебных целях подтверждать таким первичным документом, как бухгалтерская справка. А что это вообще за документ, как его составить и использовать?
О чем письмо УФНС?
УФНС России по г. Москве в письме от 4 июня 2024 г. № 16-17/069746 сообщило, что для подтверждения расходов в налоговом учете предусмотрено использование первичных учетных документов, к которым относится и бухгалтерская справка. Это разъяснение было в связи с тем, что организации вправе учитывать в составе прочих расходов для целей налогообложения прибыли компенсацию работникам за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок (в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Компенсация включается в расходы на дату перечисления денежных средств работнику с расчетного счета (выплаты из кассы) организации (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
В силу НК РФ организация определяет налоговую базу по налогу на прибыль на основании данных налогового учета.
Для признания в расходах суммы компенсации использования личного автомобиля в интересах работодателя (в размере установленных лимитов) необходимо подтвердить, что данная компенсация действительно выплачена в производственных целях, а не в личных интересах сотрудника.
То есть нужны документы, из которых следует, что в период, за который выплачивается компенсация, автомобиль совершал поездки по заданию и для нужд работодателя.
Конкретный перечень документов, подтверждающих затраты на выплату компенсации за использование ТС, нормами НК РФ и иными НПА не установлен. Это могут быть любые документы, из которых будет видно, что автомобиль используется в производственной деятельности, в том числе и косвенно доказывающие данный факт.
Можно составлять различные служебные записки о необходимости осуществления поездок, локальные акты (положения, порядки и т.п.), регулирующие порядок проведения этих поездок, соответствующие приказы руководителя и т.д.
Налоговики отметили, что подтвердить расходы на выплату указанной компенсации можно в том числе бухгалтерской справкой. А налогоплательщик сам устанавливает, в каком порядке ведется налоговый учет, и закрепляет учетной политикой.
Назначение документа
Скажем сразу, что бухгалтерская справка, хоть и признается первичным документом, но имеет скорее вспомогательное назначение.
В качестве самостоятельного документа для оформления того или иного факта хозяйственной жизни ее можно использовать в тех случаях, когда нет специально предусмотренного первичного документа.
Например:
- списание себестоимости реализованных товаров;
- перевод товаров в материалы и наоборот;
- списание просроченных задолженностей и др.
А для расчетов (например, процентов по займу, технологических потерь, суточных, суммы к доплате по уточненной декларации, при начислении дивидендов и др.) используется бухгалтерская справка-расчет. В ней, как правило, указывают:
- причины составления;
- расчеты;
- проводки по начислению или списанию рассчитанных сумм.
«Исправительная» справка
Также бухгалтерскую справку применяют, когда выявлены неточности или ошибки в бухучете, и нужно провести корректировку ранее проведенных операций. Или требуется детализировать учет, подтвердить проводку расчетом (ст. 313 НК РФ).
Бухгалтерская справка без других документов, которые подтверждают факт и выполнение работ, не является подтверждающим документом и в целях налогообложения прибыли. К такому выводу пришел АС Уральского округа в своем постановлении от 5 июля 2021 г. № Ф09-3128/21 по делу № А07-21692/2019.
В «исправительной» справке укажите:
- какая именно операция была отражена неверно;
- причину ошибки;
- дату обнаружения ошибки;
- описание сути ошибки и неправильных расчетов (неправильную проводку, сделанную из-за ошибки);
- правильные записи и дополнительные расчеты.
А вот подменять бухгалтерской справкой отсутствующие или непредставленные документы нельзя. Это касается в первую очередь счетов-фактур, а также такой первички, как акты, накладные и др., в составлении которой участвуют другие службы фирмы и ее контрагенты.