Отправляя сотрудника по служебному заданию, нужно быть внимательнее и не оказаться в ситуации, когда часть компенсаций на поездку проверяющие примут, а другие расходы в той же самой поездке откажутся принять, доначислят НДФЛ и взносы. Расскажем, как отличить допустимые виды компенсации от других.
Предположим, вы отправили работника в командировку. Тот купил билет на самолет, забронировал жилье, скачал приложение для каршеринга, чтобы арендовать машину сразу по прибытии в аэропорт назначения, а также пользоваться этим видом транспорта во время выполнения служебного задания. И кажется – все хорошо, обычный план. Но, увы, не все перечисленные нами расходы можно признать в качестве компенсации за командировку.
Об этом напомнил не так давно Минфин России. Свою позицию ведомство изложило в письме от 27.04.2024 № 03-04-06/40114.
И вот в чем дело.
Перечень не облагаемых налогом трат
Итак. Согласно статье 168 Трудового кодекса, отправляя по рабочему заданию сотрудника, компания должна возместить специалисту расходы по проезду. К таковым относятся:
- расходы на проезд к месту командировки и обратно;
- траты по найму жилого помещения;
- выплата суточных в размере, установленном в трудовом договоре;
- другие траты, связанные с командировкой, как то: плата за получение визы, услуги телефонной связи и др.
Порядок и суммы компенсации трат специалиста в командировках определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, напоминает Минфин.
Но не все траты, которые компенсирует компания работнику, освобождены от обложения НДФЛ. Так, в пункте 1 статьи 217 Налогового кодекса уточняется, что от удержания налога на доходы физлиц освобождены в служебных поездках такие траты, как:
- расходы на проезд к месту выполнения служебного задания и обратно;
- сборы за услуги аэропортов;
- комиссионные сборы;
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал;
- компенсация за пересадки;
- расходы на провоз багажа;
- траты по найму жилого помещения;
- оплата услуг связи;
- получение и регистрация служебного или дипломатического паспорта;
- получение виз;
- расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Что касается страховых взносов, то перечень трат на оплату служебных поездок, с выплаты компенсации которых не нужно платить взносы, указан в пункте 2 стаьти 422 НК РФ. Он примерно совпадает с теми видами расходов сотрудника в командировке, которые освобождены от НДФЛ.
Как видим, в перечне отсутствуют траты на аренду автомобиля.
Это значит, что если сотрудник использует каршеринг для того, чтобы доехать на автомобиле до аэропорта или вокзала, то компенсация этих расходов не будет облагаться НДФЛ и взносами. Но одновременно с этим, если специалист во время выполнения служебного задания пользуется каршерингом, с компенсации этих расходов организации нужно удержать НДФЛ и заплатить взносы.
Не забывайте, что все рабочие траты должны быть обоснованы и документально подтверждены. В противном случае и с других компенсаций трат сотрудника в служебной поездке придется удерживать налог на доходы физлиц и платить взносы.
Как подтвердить аренду автомобиля
Если сотрудник арендовал автомобиль по дороге на вокзал или в аэропорт, то возникает вопрос, какими документами подтвердить этот факт.
Ответ на данный вопрос ранее давало налоговое ведомство.
Так, в письме УФНС России по городу Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@ было уточнено, что документальным подтверждением командировочных расходов в виде услуг каршеринга в целях налогообложения прибыли организаций могут являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке».
Где взять договор с компанией, которая оказывает услуги каршеринга? Такие организации обычно не подписывают документы с каждым новым пользователем их сервиса. Стоит попробовать найти текст договора в личном кабинете.
Если документа в ЛК нет, то, вероятно, на сайте компании, предоставляющей услуги, опубликован рамочный договор, с условиями которого соглашается пользователь. В этом случае текст договора можно распечатать, приложив к нему скриншоты личного кабинета сотрудника, который пользовался услугами этой компании каршеринга.
В качестве платежных документов можно приложить как чеки, которые должны получать пользователи каршеринга, так и выписку с банковского счета сотрудника, из которой можно установить, когда и кем были списаны средства.
Редакция ПБ
Больше полезных материалов, читайте на сайте на сайте журнала «Практическая бухгалтерия»..
В статье использованы фото с сайта freepik.com