Как организовать ведение учета корреспонденции по делам суда?
В инструкции по делопроизводству нужно указать, что каждый документ переписки регистрируется единожды в рамках документопотоков для его идентификации, быстрого поиска, сохранения и подтверждения получения или отправки в процессе работы организации.
Если ваша организация — микро- или малая, с небольшим объемом документооборота (до тысячи документов в год), то в одном журнале поступающих документов (бумажном или электронном) вручную можно выполнить все задачи регистрации.
При большом количестве переписки обращайте внимание: работа с документопотоками, исторически называемыми «входящими-исходящими», требует конкретизации по видам и разновидностям документов на основе классификатора направлений (вопросов и участков) деятельности и учета уровня организаций-адресатов (госорган, регулятор, орган местного самоуправления, гражданин, контрагент и т.п.).
Ознакомьтесь с общей схемой упорядочивания входящей и исходящей корреспонденции в соответствии с правилами нормативных правовых актов о делопроизводстве.
В помощь: пункты 3.5 и 3.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утверждены приказом Росархива от 22 мая 2019 года № 71); пункты 5.5 и 5.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утверждены приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 44).
В случае судебных разногласий в деятельности вашей организации по нормативным требованиям можно выделить переписку в отдельный документопоток, регистрировать её в отдельных регистрационных формах и хранить в отдельных делах.
Поступающие в юридический отдел (другие подразделения) письма подлежат регистрации в соответствующем подразделении или передаче службе делопроизводства для регистрации (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства).
Судебная переписка важна потому, что содержит информацию, имеющую существенное и зачастую решающее значение для работы организации.
Судебная переписка хранится в делах по общим правилам формирования таких дел: ответ помещается после запроса в соответствии с тематикой и хронологией (п. 6.24 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции, п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 19.07.2018)).
Судебная переписка может разрастаться на много томов и охватывать документы за многие годы до момента принятия и исполнения решения суда.
Экспертная комиссия должна установить срок хранения дел со судебной перепиской, основываясь на их значении для деятельности организации и нормативных сроков из типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения (например, Перечня типовых управленческих архивных документов…).