Как организовать ведение учета корреспонденции по делам суда? Стоит ли фиксировать и хранить судебные письма обособленно или включать их в общий реестр входящей переписки?
Инструкция по делопроизводству организации должна предусматривать единократную регистрацию входящих и исходящих документов, образующих переписку, в пределах документопотоков для идентификации, быстрого поиска, сохранности и подтверждения получения или отправки в рамках деятельности организации.
Если ваша организация – микро- или малая, с небольшим объемом документооборота (до 1000 документов в год), то журнал поступающих документов (бумажного или электронного) позволит выполнить все задачи регистрации вручную.
В случае большого объёма переписки целесообразно уточнить работу с документами, традиционно имеющими наименование «входящие-исходящие», с учётом видов и разновидностей документов по классификатору направлений (вопросов и участков) деятельности, а также уровня адресатов (госорган, регулятор, орган местного самоуправления, гражданин, контрагент и т.п.).
Ознакомьтесь с общей схемой организации документации, учитывая нормы действующих правил делопроизводства.
В помощь Вам пункты 3.5 и 3.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71); пункты 5.5 и 5.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
В случае возникновения судебных споров в деятельности организации по нормативным требованиям можно выделить соответствующую переписку в отдельный документопоток, зарегистрировать ее в специальных формах и хранить в отдельных делах.
Письма такого рода, поступившие в юридический отдел (или другое структурное подразделение), подлежат регистрации там же или передаче для регистрации в службу делопроизводства (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства).
Не из-за необходимости рассмотрения документами руководством, а потому что эти бумаги имеют важное, часто решающее значение для работы организации, нужно регистрировать их.
Судебная переписка хранится в делах по общим правилам формирования таких дел: ответ помещается за запросом в соответствии с тематикой и хронологией (п. 6.24 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции, п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 19.07.2018).
Судебная переписка может занимать много времени и охватывать длительный период, начиная с документов, созданных за несколько лет до принятия решения суда и его исполнения.
Экспертная комиссия должна определить срок хранения дел со судебной перепиской, исходя из их важности для деятельности организации и с учетом сроков хранения, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения (например, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)).