Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?
В инструкции по делопроизводству вашей организации следует зафиксировать, что поступающие и отправляемые документы, составляющие переписку, должны регистрироваться однократно и в пределах документопотоков с целью их идентификации, быстрого поиска, обеспечения сохранности и доказательства факта их получения или отправки в рамках направлений деятельности организации.
Если ваша организация относится к микро- или малым организациям с соответственно совсем небольшим объемом документооборота (примерно до 1000 документов в год), то в одном журнале поступающих документов (бумажном или электронном) и в ручном режиме вы сможете соблюдать все цели и задачи регистрации.
Но при значительном объеме переписки рекомендуем обратить внимание, что работу с документопотоками, которые на самом верхнем уровне исторически называются «входящие-исходящие», необходимо: конкретизировать в связи с видами и разновидностями документов на основе классификатора направлений (вопросов и участков) деятельности и к тому же учитывать уровень организаций-адресатов (госорган, регулятор, орган местного самоуправления, гражданин, контрагент и т.п.).
Изучите общую схему систематизации входящих и исходящих документов, т.е. переписки, на основе требований действующих нормативных правовых актов в области делопроизводства.
Вам помогут: п. 3.5 и 3.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)1; п. 5.5 и 5.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).
Если в деятельности вашей организации возникли судебные споры, то на основании данных нормативных требований вы вполне можете выделить такую переписку в отдельный документопоток, регистрировать их в отдельных регистрационных формах и хранить в отдельных делах.
Если такие письма поступают сразу в юридический отдел (иное структурное подразделение), то они должны быть зарегистрированы там или переданы для регистрации в службу делопроизводства (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства).
И не потому, что судебная переписка должна рассматриваться первым руководителем, а потому, что данные документы имеют существенное и зачастую решающее значение для деятельности организации – их важно регистрировать.
Хранится судебная переписка в делах по общим правилам формирования таких дел: документ-ответ помещается за документом-запросом в соответствии с тематикой (делом, иском, вопросом и т.п.) и по хронологическому призна (Пункт 6.24 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции, п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 19.07.2018).
Дела с судебной перепиской могут формироваться как переходящие (даже в нескольких томах) и содержать документы за несколько лет до тех пор, пока не будет принято и исполнено соответствующее судебное решение.
Срок хранения таких дел с судебной перепиской должна определить экспертная комиссия, исходя из ее значимости для деятельности организации и с учетом сроков хранения, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения (например, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).