Предположим, компания нуждается в услугах самозанятого фотографа для проведения мероприятия в своем филиале в другом городе. Каким образом осуществить такую поездку, избежав потенциальных санкций?
Самозанятого не можно отправить в командировку как обычного сотрудника компании, так как самозанятый не является штатной единицей. Поездка и компенсация расходов исполнителя налоговая посчитает признаком трудовых отношений – а за это компания может получить штраф до 20 тысяч рублей за каждый факт нарушений законодательства.
Кроме того, заказчик должен будет оплатить налог на доходы физических лиц и страховые взносы с общей суммы всех денежных выплат за работу (услуги) за все время сотрудничества с этим лицом.
Еще для работодателя предусмотрены штрафы:
-
за непредставленный расчета по страховым взносам
-
за несданную отчетность по форме 6-НДФЛ.
-
За договор с самозанятым, который в действительности устанавливает правила работы между работником и нанимателем.
Что тогда можно сделать?
Фрилансер имеет право отправиться в командировку по заданию клиента, закон никаких ограничений в этом не устанавливает.
Если самозанятому исполнителю требуется отправиться в командировку к филиалу компании в другом городе, его личные расходы на проезд, проживание, питание и т.п. можно включить в следующий гонорар. Тогда гонорар увеличится на сумму затраченных средств в командировке.
Как самозанятым получить компенсацию за командировочные расходы от клиента?
- Чтобы осуществить командировку, требуется письменный запрос от заказчика.
- Исполнитель, работающий по договору о предоставлении услуг, оценивает расходы на деловую поездку и передает заказчику предварительный отчет о расходах.
- Договор с заказчиком устанавливает размер гонорара, который может быть изменен в зависимости от расходов будущей поездки.
- В завершении рабочей командировки независимый исполнитель и клиент ставят подписи под документом о проделанной работе.
- Исполнитель получит назначенную сумму и выставит заказчику счёт через приложение «Мой налог».
Как заказчику сократить риски и избежать штрафов?
Составьте с самозанятым договором и приложите к нему служебное задание на командировку, где перечислите конкретные работы (услуги), которые должен выполнить самозанятый исполнитель, и укажите их стоимость. В этих документах не нужно упоминать о включении командировочных расходов в гонорар самозанятого.- Рассматривайте подписание акта о завершении работ с исполнителем, работающим по системе самозанятости, после возвратности выполнением работ и уплату гонорара с учётом произведенных расходов.
- Получите у индивидуального предпринимателя чек, убедитесь в точности указанных в нем сведений и обязательно сохраните его.