Для того, чтобы отнести какие-либо выплаты к расходам на оплату труда, необходимо, чтобы они были предусмотрены трудовыми или коллективными договорами. Налогооблагаемую базу можно уменьшить после того, как те или иные выплаты будут выданы работникам. О том, какие выплаты можно признать в качестве расходов на оплату труда в целях налогообложения, расскажет эта статья, подготовленная экспертами бератора.
Расходы на оплату труда
Фирмы на УСН с объектом «доходы минус расходы» признают расходы на оплату труда в порядке, установленном для плательщиков налога на прибыль, то есть в соответствии со статьей 255 Налогового кодекса (пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Согласно этой статье к расходам на оплату труда относятся любые виды расходов в пользу работника, если они предусмотрены трудовым или коллективным договором.
К таким расходам, в частности, относят:
- зарплату, начисленную персоналу фирмы;
- премии за результаты работы;
- доплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (за работу в ночное время, в многосменном режиме, за совмещение профессий и т. д.);
- расходы на оплату труда за время вынужденного прогула;
- компенсации за неиспользованный отпуск;
- средний заработок, сохраняемый за сотрудником в случаях, предусмотренных трудовым законодательством;
- начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией фирмы, а также сокращением ее штата;
- единовременные вознаграждения за выслугу лет;
- районные коэффициенты и надбавки за работу в тяжелых климатических условиях;
- расходы на оплату труда сотрудников, не состоящих в штате фирмы, за выполнение работ по договорам гражданско-правового характера (например, подряда или поручения);
- платежи по договорам обязательного и добровольного страхования сотрудников. Норматив признания процентов на добровольное медицинское страхование составляет 6% от суммы расходов на оплату труда;
- возмещение работникам затрат на уплату процентов по займам (кредитам) на приобретение или строительство жилья, но не более 3% от суммы расходов на оплату труда.
Читайте также «Расходы на оплату труда при УСН»
Платежи по договорам ДМС
В письме от 10 февраля 2017 г. № 03-11-06/2/7568 Минфин напомнил, при соблюдении каких условий «упрощенцы» могут учесть в расходах платежи по договорам добровольного медицинского страхования своих сотрудников. Прежде всего, страховые организации, в которых застрахованы работники, должны иметь лицензию, выданную в соответствии с российским законодательством. Второе условие – ДМС-договоры должны быть заключены на срок не менее одного года.
При соблюдении этих условий, взносы по договорам добровольного страхования в пользу работников УСН-фирма (предприниматель) может включить в состав расходов. Правда, с учетом ограничения: в размере не более чем 6% от всей суммы расходов на оплату труда.
Доплата до фактического заработка
«Упрощенцы» могут учесть в расходах сумму доплаты больничных до фактического заработка (п. 25 ст. 255 НК РФ). Главное, чтобы такая доплата была предусмотрена в коллективном договоре или другом нормативном акте фирмы (письма Минфина РФ от 23 декабря 2009 г. № 03-03-05/248, от 21 мая 2010 г. № 03-03-06/1/340).
Но учтите: если фирма применяет УСН с объектом «доходы», то уменьшить единый налог на сумму доплаты до фактического заработка к пособию нельзя (письмо Минфина РФ от 6 февраля 2012 г. № 03-11-06/2/20).
Зарплата в натуральной форме
Работодатели могут выдавать заработную плату не только в денежной форме, но и в натуральной (продукцией или товарами) (ст. 131 ТК РФ). Но такая выплата должна составлять не более 20% от начисленной заработной платы.
Выданные товары считаются реализованными, просто оплачиваются не деньгами, а путем взаимозачета (вознаграждение за труд). Расходы на приобретенные товары, которые были таким образом реализованы, можно учитывать при налогообложении (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Значит, оплату труда в натуральной форме можно отразить в составе «упрощенных» расходов.
Учет аванса по зарплате
Зарплату работникам нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Есть два варианта учета аванса по заработной плате в расходах.
1. Аванс отражают в расходах на дату выплаты из кассы или перечисления на счета работников. Поскольку упрощенцы признают расходы на оплату труда в момент погашения задолженности, то, выдавая аванс, фирма погашает свою задолженность за первую половину месяца. С этим вариантом учета согласны налоговики (письмо УФНС РФ по г. Москве от 31 декабря 2004 г. № 21-14/85240).
2. Аванс учитывают в расходах на последнее число месяца. Поскольку задолженность по оплате труда возникает только после начисления зарплаты, выданный работникам аванс признают в расходах в день начисления зарплаты (последний день месяца).
Так как оба варианта учета аванса не противоречат нормам Налогового кодекса, фирма имеет право выбирать тот вариант, который ей удобнее.
Учет НДФЛ
Организации и предприниматели с объектом «доходы минус расходы» вправе учесть в составе начисленных сумм оплаты труда НДФЛ, удержанный из доходов работников. Такое мнение высказал Минфин в письме от 9 ноября 2015 г. № 03-06/2/64442.
Дело в том, что «доходно-расходные» УСН-фирмы могут учитывать в расходах уплаченные в соответствии с законодательством РФ суммы налогов и сборов (пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Вместе с тем, Налоговый кодекс не освобождает «упрощенцев» от обязанностей налоговых агентов при выплате вознаграждений физическим лицам (п. 6 ст. 346.11 НК РФ). В частности, выплачивая доходы своим работникам, они обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из этих доходов (ст. 226 НК РФ). Причем, удерживать НДФЛ нужно за счет любых денежных средств, которые выплачиваются физлицам или по их поручению третьим лицам. А вот платить НДФЛ за счет собственных средств налогового агента недопустимо.
Следовательно, НДФЛ, удержанный из доходов работников, нельзя отражать в составе расходов УСН-фирмы (предпринимателя) на основании подпункта 22 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.
Тем не менее, положения подпункта 6 пункта 1 и пункта 2 статьи 346.16 Налогового кодекса разрешают «упрощенцам» при расчете единого налога учитывать расходы на оплату труда по правилам статьи 255 Налогового кодекса. То есть, в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль.
В свою очередь, статья 255 Налогового кодекса гласит, что к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. И поскольку НДФЛ учитывается в составе начисленных сумм оплаты труда, в Минфине делают вывод, что сумму этого налога также можно учесть в составе расходов на оплату труда.
Отметим, что в своем более раннем письме от 22 февраля 2007 г. № 03-11-04/2/48 Минфин уже заявлял о том, что НДФЛ, удержанный из зарплаты работников, можно учесть в «упрощенных» расходах на оплату труда.
Арбитражная практика также подтверждает эту позицию. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 22 февраля 2005 г. № КА-А41/775-05 признал недействительным решение налоговиков о привлечении к ответственности фирмы за включение в расходы НДФЛ. Арбитры указали, что уплата налога является расходом на оплату труда, поскольку его удерживают из заработной платы, начисленной работникам. Аналогичный вывод был сделан судьями ФАС Московского округа в постановлении от 17 декабря 2009 г. № КА-А40/13654).
Учет зарплаты ИП
Предприниматели, применяющие УСН, не могут выступать по отношению к себе в качестве работодателей. Поэтому они не вправе сами себе начислять и выплачивать заработную плату и, следовательно, не вправе включать в состав «упрощенных» расходов затраты на ее выплату (письмо Минфина России от 16 января 2015 г. № 03-11-11/665).
Читайте также «Пониженные тарифы страховых взносов при УСН»
Оплата больничных
«Упрощенцы» выплачивают пособия по временной нетрудоспособности своим сотрудникам в порядке, установленном Федеральным законом от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ.
Пособие за первые три дня болезни работника выплачивают за счет собственных средств, а с четвертого дня – за счет ФСС (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона № 255-ФЗ). Лицам, добровольно уплачивающим взносы на обязательное социальное страхование, ФСС оплачивает пособия за все дни нетрудоспособности.
Сумма пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работника. Ее рассчитывают по формуле.
Формула расчета пособия по временной нетрудоспособности
Расчетными годами являются два календарных года, предшествующие году наступления болезни. Число календарных дней за этот период – 730.
В расчет суммы пособия включаются выплаты, на которые начислены страховые взносы. При этом фактический заработок не может превышать установленную на соответствующий календарный год предельную величину базы для начисления социальных страховых взносов. Предположим, пособие выплачивается в 2017 году. Два расчетных года – 2015 и 2016. Предельная величина базы составит 670 000 рублей, установленных на 2015 год, и 718 000 рублей – на 2016 год.
Если назначение и выплату пособия осуществляют несколько страхователей (при работе не у одного работодателя), средний заработок учитывается в сумме, не превышающей предельную величину, каждым из этих страхователей отдельно.
Читайте также «ИП на УСН может учесть расходы при уплате страховых взносов»
«Упрощенцы» с объектом налогообложения «доходы» уменьшают начисленный единый налог не только на сумму страховых взносов (в том числе «по травме»), перечисленных в ПФР, ФСС, ФФОМС, и выданных за свой счет больничных пособий, но и на платежи по договорам добровольного личного страхования в пользу работников. Однако на сумму больничных пособий, выплаченных в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием, единый налог уменьшить нельзя (п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ).
В отличие от плательщиков УСН с объектом «доходы», фирмы-«упрощенцы» с объектом «доходы минус расходы» могут уменьшить на сумму страховых взносов не сам налог, а свои доходы, то есть учесть их в расходах при расчете единого налога (пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Что касается индивидуальных предпринимателей, то, по мнению финансистов, они имеют право уменьшать полученные доходы не только на страховые взносы, уплаченные за страхование своих работников, но и на взносы, перечисленные за себя в виде фиксированного платежа (письмо Минфина РФ от 29 апреля 2013 г. № 03-11-11/15001).