Чтобы работать с самозанятым, надо соблюдать ряд правил. Но, прежде всего, понадобится оформить гражданский договор: на оказание услуг либо на выполнение работ. Смотрите, что вам надо указать в этом договоре, чтобы избежать финансовых потерь и других неприятных последствий.
Основные правила работы с самозанятым лицом
Самозанятые – граждане или индивидуальные предприниматели, которые работают на себя и со своей выручки уплачивают налог на профессиональный доход.
У организации, которая привлекла плательщика НПД для выполнения работ или оказания услуг, возникает ряд преимуществ:
- не надо удерживать НДФЛ с выплат самозанятому и включать эти выплаты в отчетность по НДФЛ;
- не надо начислять с вознаграждения самозанятому взносы в ПФР и включать этих лиц в СЗВ-М.
Но при этом фирме надо соблюдать следующие правила работы с плательщиками НПД:
- самозанятый должен быть поставлен на налоговый учет в этом качестве;
- организация – заказчик работ или услуг не должна быть бывшим работодателем самозанятого лица. Ей запрещено привлекать к выполнению работ или оказанию услуг такое лицо, если она была для него работодателем в последние 2 года перед тем, как заключить гражданский договор;
- от плательщика НПД нужно получить электронный или бумажный чек в момент выплаты ему вознаграждения.
Отсутствие чека, выданного самозанятым лицом, приведет к тому, что вы:
- должны начислить взносы на вознаграждение, выплаченное самозанятому лицу;
- расходы на выплату вознаграждения не сможете учесть ни в расходах по налогу на прибыль, ни при расчете «упрощенного» налога. А если самозанятого к работам привлекает ИП – то при расчете НДФЛ.
Составьте правильный договор с самозанятым лицом
Проверьте статус самозанятого
Перед тем, как заключить гражданский договор с самозанятым, убедитесь, что он зарегистрирован в этом качестве.
Вы можете попросить будущего исполнителя предъявить вам справку о том, что он официально является плательщиком НПД. Эту справку самозанятое лицо может сформировать у себя в приложении «Мой налог».
Вы можете проверить статус самозанятого и самостоятельно. Сделать это можно с помощью специального сервиса ФНС на официальном сайте службы.
Статус исполнителя как самозанятого лица укажите в договоре.
Об утрате своего статуса самозанятый должен сообщать своевременно
Вам надо проверять, не утратил ли плательщик НПД свой статус самозанятого лица. Это может произойти в случае, если он получил доходов более, чем 2,4 млн рублей. Проверять статус вашего партнера рекомендуем каждый раз перед подписанием акта приема-передачи работ или акта по оказанным услугам. Необходимость подписать акт может быть установлена в договоре: либо ежемесячно, если договор заключен на длительный период, либо единоразово, по его окончании.
Продолжение сотрудничества с лицом, которое перестало быть самозанятым, грозит вам финансовыми потерями. Поскольку со дня, когда доходы контрагента-самозанятого превысили 2,4 млн рублей, вы обязаны удерживать НДФЛ и перечислять страховые взносы в его вознаграждения.
Поэтому, включите в договор обязанность лица, привлекаемого к работам, своевременно информировать вас об утрате статуса самозанятого лица. За невыполнение этой обязанности установите штраф.
Переоформлять при этом договор с самозанятым не надо, если это не влечет изменений существенных условий договора (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@).
Получите у самозанятого чек
Предусмотрите в договоре, что самозанятый обязан выдать вам чек в установленный срок. В нем, в частности, должны быть указаны дата, время, сумма платежа, ФИО самозанятого лица и его идентификационный номер.
Чек может быть передан заказчику на бумажном носителе или в электронном виде.
Чек должен быть сформирован и передан заказчику в момент расчета наличными денежными средствами или с использованием электронных средств платежа. При иных формах денежных расчетов в безналичном порядке чек должен быть сформирован не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем проведения расчетов.
Для того, чтобы плательщик НПД своевременно выдавал вам чек, предусмотрите в договоре штраф за невыполнение этой обязанности либо за выдачу чека с нарушением срока.