В расходы на УСН можно включить не только расходы на командировки, но и компенсации расходов на проживание, выплачиваемые сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер. Такой вывод следует из письма Минфина от 05.03.2021 г. № 03-11-06/2/15847.
Какие расходы возникают у сотрудников, которые приняты для разъездной работы
Сотрудникам, чья работ имеет разъездной характер, работодатель возмещает следующие расходы, связанные со служебными поездками:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома фирмы.
По вопросу о том, можно ли эти затраты, которые фирма компенсирует «разъездным» работникам, учесть на УСН, новых разъяснений от ФНС или Минфина в последнее время не появлялось.
С тех самых пор, как они высказались против того, чтобы организации могли включать эти затраты в расчет «упрощенного» налога.
Свою точку зрения чиновники тогда обосновали тем, что расходы в виде возмещения работнику затрат, которые связаны с выполнением им трудовых обязанностей, напрямую в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса не поименованы
Поэтому, при применении УСН фирма не может учесть такие расходы, в том числе, если они возникают у работника, чья работа связана с постоянными поездками (письма Минфина от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724, ФНС от 14.03.2011 № КЕ-4-3/3943)
Оплату проживания «разъездных» сотрудников разрешили учесть на УСН
По общему правилу фирма на УСН может в составе командировочных расходов учесть затраты на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения;
- суточные.
В письме от 05.03.2021 № 03-11-06/2/15847 Минфин приравнял расходы на проживание «разъездных» сотрудников к расходам на командировки. Он разрешил включить их в расчет «упрощенного» налога на основании подпункта 13 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.
Главное, чтобы эти вы смогли обосновать и документально подтвердить.
Напомним, что размер и порядок возмещения расходов разъездным сотрудникам, вы должны установить в локальном нормативном акте, коллективном договоре, соглашении либо в трудовом договоре.
Кроме того, утвердите перечень работ, профессий, должностей работников, которых принимаете для разъездной работы.
Поэтому, для начисления компенсаций у вас должны быть:
- приказ, утвердивший перечень сотрудников с разъездным режимом работы;
- трудовой договор с «разъездным» сотрудником, в котором указаны размер и порядок возмещения его расходов.
Помимо этого, для учета расходов на проживание сотрудника, вам понадобятся:
- кассовый чек;
- счет из гостиницы;
- подтверждение перечисления денежных средств под отчет на банковскую карту работника.
Если за проживание сотрудника вы перечислили деньги напрямую гостинице, подтвердите расходы договором об оказании услуг по проживанию и актом об оказанных услугах.
На это обратил внимание Минфин в письме 05.03.2021 г. № 03-11-06/2/15847.