«Упрощенцы» ведут налоговый учет в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей (сокращенно бухгалтеры называют ее КУДиР). Книга учета состоит из четырех разделов. О том, как организации или предпринимателю на УСН заполнить самый основной – первый раздел, читайте в статье, подготовленной экспертами бератора.
Заполнение книги учета доходов и расходов. Общие правила
Форма Книги учета доходов и расходов и порядок ее заполнения утверждена приказом Минфина России от 22 октября 2012 года № 135н.
Записи в книге делают на основании первичных документов (накладные, договоры, акты
сдачи-приемки работ, квитанции к приходным ордерам, расходные ордера и т. д.).
Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или языках народов Российской Федерации, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Книгу учета доходов и расходов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде.
Если вы ведете книгу в электронном виде, нужно по окончании каждого квартала распечатывать ее на бумаге.
На каждый год открывают новую книгу учета доходов и расходов. Она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице указывают количество листов и ставят подпись руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и печать
(при наличии).Заверять в налоговой инспекции книгу учета не нужно (п. 1.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утвержденного приказом Минфина России от 22 октября 2012 г. № 135н).)
Читайте также «Минфин разъяснил почему «упрощенцы» обязаны вести Книгу учета доходов и расходов»
Исправление ошибок в книге учета доходов и расходов должно быть обоснованно и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя)
с указанием даты исправления и печатью (при наличии).
По ныне действующим правилам все «упрощенцы» ведут книгу учета доходов и расходов
в обязательном порядке. В письме от 13 ноября 2015 г. № 03-11-11/65814 Минфин России высказался против ведения этого документа добровольно, по желанию. Свою позицию финансисты объяснили так.
Поскольку в книге учета отражаются все доходы и расходы «упрощенца», ее ведение необходимо, прежде всего, для расчета налогооблагаемой базы по единому налогу.
Кроме того, одними из критериев, дающих возможность применения УСН, являются
(п. 4 ст. 346.13 НК РФ):
- величина дохода. По итогам отчетного (налогового) периода она не должна превышать
60 миллионов рублей с учетом коэффициента-дефлятора; - остаточная стоимость имущества. По данным бухгалтерского учета она не должна быть больше 100 миллионов рублей (пп. 16 п. 3 ст. 346.12 НК РФ).
Если в течение отчетного (налогового) периода доход «упрощенца» превысит 60 млн. рублей
с учетом индексации, или стоимость основных средств, рассчитанная для целей бухучета, окажется выше 100 миллионов рублей, он утрачивает право на применение спецрежима.
Читайте также «Изменения в книге учета доходов и расходов при УСН»
Следовательно, помимо необходимости ведения книги учета для расчета «упрощенного» налога, этот документ целесообразно вести для соблюдения в течение отчетного (налогового) периода ограничения по доходам и остаточной стоимости основных средств.
Таким образом, добровольный порядок ведения книги учета доходов и расходов в Минфине
не приветствуется.
Титульный лист
В начале книги учета доходов и расходов указывают:
- год, на который она заведена;
- наименование фирмы или индивидуального предпринимателя;
- ИНН фирмы или индивидуального предпринимателя;
- выбранный объект налогообложения (доходы или доходы, уменьшенные на величину расходов);
- адрес фирмы или индивидуального предпринимателя;
- номера счетов в банках, которые открыты «упрощенцем».
Раздел I «Доходы и расходы»
Раздел I «Доходы и расходы» состоит из пяти граф и заполняется следующим образом.
В графе 1 указывают порядковый номер операции.
В графе 2 записывают дату и номер первичного документа, на основании которого делается запись в книге.
В графе 3 указывают конкретное содержание операции, например: «арендная плата, перечисленная ООО „Пассив”».
В графе 4 отражают сумму дохода (если операция «доходная»).
В графе 5, соответственно, указывают сумму расхода (если операция «расходная»). Эту графу
в обязательном порядке заполняют только те предприятия (предприниматели), которые выбрали в качестве объекта налогообложения доходы за вычетом расходов (15%).
Упрощенцы с объектом «доходы» в графе 5 отражают:
- фактически произведенные расходы на содействие самозанятости безработных граждан
и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства других безработных за счет бюджетных средств; - расходы, фактически осуществленные за счет субсидий, полученных в соответствии с Федеральным законом от 24 июля 2007 года № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»;
- иные расходы, связанные с получением доходов (по своему усмотрению).
Для каждого отчетного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев и года) заполняют свой
раздел 1.
Так, в частности, в конце раздела 1 за полугодие есть такие строки:
- «итого за II квартал»;
- «итого за полугодие».
В них нужно указывать общую сумму доходов и расходов за II квартал и, соответственно, в целом за полугодие.
А в итоговых строках раздела 1, например, за год нужно отражать сумму доходов и расходов
за IV квартал и за весь год.
По итогам налогового периода (года) заполняют справку. Но делают это только те «упрощенцы», которые выбрали в качестве объекта налогообложения разницу между доходами и расходами.
В строке 010 справки указывают сумму «налоговых» доходов, полученных «упрощенцем» за год.
В строке 020 отражают сумму «налоговых» расходов, которые «упрощенец» понес за год.
Строку 030 заполняют те, кто в прошлом году платил не «реальный», а минимальный налог. Здесь показывают «прошлогоднюю» разницу между минимальным и «реальным» налогами. Ведь эта разница уменьшает налоговую базу текущего года.
В строке 040 показывают налоговую базу за текущий год.
Значение строки 040 определяют так:
Если полученный результат оказался отрицательным, то строку 040 не заполняют, а отражают его в строке 041.
Строка 041 «посвящена» полученным за год убыткам.
Рассмотрим порядок заполнения раздела 1 на примерах.
ПРИМЕР
ООО «Актив», применяющее УСН «доходы минус расходы» (15%), 1 февраля 2016 года получило партию курток от ООО «Пассив» для дальнейшей реализации. Сумма сделки –
118 000 руб., в том числе НДС – 18 000 руб. Товары оплачены 5 февраля платежным поручением № 87.Все куртки отгружены покупателю – АО «Тройка» – 7 февраля.
Стоимость отгруженной партии – 200 000 руб. Покупатель оплатил товары
(платежное поручение № 75 от 8 февраля 2016 года).Бухгалтер заполнил раздел 1 книги учета доходов и расходов так:
| Регистрация | Сумма | |||
| № п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 113 | 7 февраля 2016 г., п/п № 87 от 5 февраля 2016 г. | Списана себестоимость реализованной партии курток | — | 100 000 |
| 114 | 7 февраля 2016 г., п/п № 87 от 5 февраля 2016 г. | Списан НДС по реализованной партии курток | — | 18 000 |
| 115 | 8 февраля 2016 г., п/п № 75 | Получена выручка от реализации партии курток | 200 000 | — |
| <…> | ||||
По Налоговому кодексу, чтобы «упрощенец» мог учесть стоимость реализованных товаров
в расходах, эти товары должны быть:
- оплачены поставщику;
- отгружены покупателю.
Кстати, в постановлении Президиума ВАС России от 29 июня 2010 г. № 808/10 указано, что для списания товаров не важно, оплачены они покупателем или нет. Достаточно, чтобы ценности были реализованы. Аналогичное мнение высказали и налоговики в письме ФНС России
от 24 ноября 2010 года № ШС-37-3/16197@.
ПРИМЕР
ИП Петров применяет УСН, объект налогообложения – разница между доходами и расходами.
В марте коммерсант купил для перепродажи в розницу 4 холодильника на сумму 354 000 руб., в том числе НДС – 54 000 руб.
Оплату поставщику Петров перечислил 11 марта (платежное поручение № 1).
2 холодильника предприниматель отгрузил 25 марта 2016 года на сумму 250 000 руб.,
еще 2 – 10 апреля 2016 года на ту же сумму.Раздел 1 книги учета доходов и расходов заполнен так:
| Регистрация | Сумма | |||
| № п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| <…> | ||||
| 12 | 25 марта 2016 г., п/п № 1 от 11 марта 2016 г. | Списана себестоимость реализованных товаров | — | 150 000 |
| 13 | 25 марта 2016 г., п/п № 1 от 11 марта 2016 г. | Списан НДС по реализованным товарам | — | 27 000 |
| <…> | ||||
| 25 | 10 апреля 2016 г., п/п № 1 от 11 марта 2016 г. | Списана себестоимость реализованных товаров | — | 150 000 |
| 26 | 10 апреля 2016 г., п/п № 1 от 11 марта 2016 г. | Списан НДС по реализованным товарам | — | 27 000 |
| <…> | ||||
Предоплата, полученная от покупателя, – это доход «упрощенца». Но что делать, если фирма решила разорвать контракт с покупателем и вернуть аванс?
В этом случае на сумму возвращенного аванса нужно уменьшить доходы того периода,
в котором деньги перечислены покупателю (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Уточненную декларацию подавать не нужно.
Итак, если вы вернули покупателю предоплату, то на сумму возвращенного аванса, можно уменьшить доходы. Как отразить это в книге учета доходов и расходов?
Понятно, что возвращенный аванс нельзя ставить в расходы, поскольку такого вида расходов нет в хорошо знакомом нам списке (ст. 346.16 НК РФ). А ведь в графу 5 книги учета доходов и расходов можно вносить исключительно то, что в нем указано. Значит, единственный путь – «подправить» доходы.
ПРИМЕР
ООО «Мелодия» применяет УСН, объект налогообложения – доходы.
Фирма получила аванс под предстоящую поставку продукции (платежное поручение № 10
от 11 февраля 2016 г.). Сумма предоплаты – 40 000 руб.25 февраля 2016 года покупатель отказался от поставки продукции, и аванс ему пришлось вернуть (платежное поручение № 17 от 25 февраля 2016 г.).
Раздел 1 книги учета доходов и расходов бухгалтер заполнил так:
| Регистрация | Сумма | |||
| № п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| <…> | ||||
| 10 | 11 февраля 2016 г., п/п № 10 | Полученные авансы включены в доходы | 40 000 | — |
| <…> | ||||
| 25 | 25 февраля 2016 г., п/п № 17 | Аванс возвращен покупателю | -40 000 | — |
| <…> | ||||
Теперь рассмотрим противоположную ситуацию. А именно: «упрощенец» перечислил поставщику аванс. Однако сделка по каким-то причинам не состоялась, и продавец вернул деньги. Сумму аванса, возвращенного «упрощенцу», учитывать в составе доходов не надо.
С этим согласен и Минфин России (см. письмо от 12 декабря 2008 г. № 03-11-04/2/195).
При этом финансисты особо подчеркнули, что суммы перечисленных авансовых платежей в счет предстоящих поставок товаров при расчете единого налога в расходах не учитываются.
Поэтому суммы авансов, возвращенных поставщиками, в состав доходов не включаются.
ПРИМЕР
В феврале 2016 года ООО «Актив» (объект налогообложения – разница между доходами и расходами) оплатил и получил бухгалтерскую компьютерную программу стоимостью
35 000 руб. (без НДС). За техническую поддержку и обновление (с февраля по декабрь 2016 года включительно) фирма заплатила 22 000 руб. (без НДС).Бухгалтер заполнил раздел 1 книги так:
| Регистрация | Сумма | |||
| № п/п | Дата и номер первичного документа | Содержание операции | Доходы, учитываемые при исчислении налоговой базы | Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| <…> | ||||
| 41 | 5 февраля 2016 г., № 7 | Приобретена бухгалтерская программа | — | 35 000 |
| <…> | ||||
| 55 |
5 февраля 2016 г., № 8; 28 февраля 2016 г., № 38 |
Списана на расходы стоимость технической поддержки и обновления за февраль | — | 2000 |
| <…> | ||||
| 67 |
5 февраля 2016 г., № 8; 31 марта 2016 г., № 64 |
Списана на расходы стоимость технической поддержки и обновления за март | — | 2000 |
| <…> | ||||