Среднесписочная численность работников нужна при сдаче ежегодных сведений в ИФНС, при проверке права на применение УСН или переход на ЕНВД, для обоснования сдачи отчетности на бумаге.
Когда нужно рассчитывать среднесписочную численность
При подготовке отчетности
Подача ежегодных сведений в ИФНС
Ежегодно все компании и ИП с работниками обязаны сдавать в налоговую инспекцию Сведения о среднесписочной численности персонала. Форма сведений утверждена приказом ФНС России от 29.03.07 № ММ-3-25/174. Срок сдачи — не позднее 20 января текущего года за предыдущий год.
Если организация открывает обособленное подразделение, отчитаться о среднесписочной численности нужно в ИФНС по местонахождению головного офиса. В отчете учитывают всех работников: головного офиса, и филиалов.
Подготовка и сдача форм 4-ФСС и РСВ
Большинство компаний являются плательщиками страховых взносов.
По взносам на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний компании отчитываться по форме 4-ФСС. По взносам на пенсионное страхование организации сдают расчет по форме РСВ. В форме 4-ФСС и в расчете РСВ нужно указывать среднесписочную численность персонала.
Для того, чтобы отчитаться на бумаге
Несмотря на то, что большинство компаний уже полностью перешли на электронную отчетность, еще остаются маленькие фирмы, для которых за покупка программ по сдаче электронной отчетности – необоснованное расходование денежных средств.
По состоянию на начало 2020 года, отчитаться на бумаге могут только те компании, у которых среднесписочная численность не превышает 10 человек включительно. Все остальные отчитываются только в электронном виде.
С 2021 даже самые маленькие компании обязаны перейти на электронный формат отчетности. Правда, для у них будет возможность составить сдать отчетность через интернет – на сайте налоговой.
Для применения льгот и перехода на спецрежим
Налоговом кодексе много правил и ограничений, для соблюдения которых необходимо знать среднесписочную численность работников.
| Налог | Статья НК РФ | Льгота |
|---|---|---|
| НДС | Подпункт 2 пункта 3 статьи 149 НК РФ |
От НДС освобождены: реализация товаров, работ, услуг общественными организациями и союзами инвалидов, если инвалиды и их представители составляют не менее 80 процентов от численности персонала. Реализация товаров, работ услуг организациями, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, если среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 процентов, а их доля в фонде оплаты труда — не менее 25 процентов. Реализация государственными и муниципальными унитарными предприятиями, если среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 процентов, а их доля в фонде оплаты труда не менее 25 процентов. |
| Прибыль | Статья 259 НК РФ | ИТ-компании, могут учесть расходы на приобретение ЭВМ (без амортизации), если среднесписочная численность работников за отчетный период составляет не менее 50 человек. |
| Прибыль | Статья 264 НК РФ | Списать расходы на соцзащиту инвалидов могут компании, у которых инвалиды составляют не менее 50 процентов, и доля расходов на оплату их труда составляет не менее 25 процентов |
| Налог на имущество | Статья 381 НК РФ | От налога освобождены организации и союзы инвалидов, среди членов которых инвалиды составляют не менее 80 процентов, — в отношении имущества, используемого ими для осуществления их уставной деятельности/ |
| Земельный налог | Статья 395 НК РФ | Освобождены от земельного налога организации и союзы инвалидов, в которых инвалиды и их представители составляют не менее 80 процентов, — в отношении земельных участков, используемых ими для осуществления уставной деятельности |
| Спецрежим | Статья НК РФ | Требование |
|---|---|---|
| УСН | Статья 346.12 НК РФ | Не вправе применять УСН организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов, если среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 процентов, а их доля в фонде оплаты труда — не менее 25 процентов |
| ЕНВД | Статья 346.26 НК РФ | На уплату единого налога не вправе переходить организации и ИП, средняя численность работников которых за предшествующий календарный год, превышает 100 человек. |
Сотрудники, которых учитывают в среднесписочной численности
Среднесписочную численность нужно рассчитывать в соответствии с пунктами 76-79 Указаний по заполнению форм статистического наблюдения, утвержденных приказом Росстата от 27.11.19 № 711.
В среднесписочной численности нужно учитывать всех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. Срок действия договора, постоянный, временный или сезонный характер работы – все это – значения не имеет. Даже работник, принятый и уволенный одним днем, включается в расчеты.
В среднесписочную численность нужно включать и тех, кто находится на больничном, в командировке или в отпуске. А, работников, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком, в общем случае в среднесписочную численность включать не нужно.
Но, если ваш работник в период своего отпуска по уходу за ребенком, вышел на работу на неполное рабочее либо работает дистанционно с сохранением права на получение пособия, его нужно включать в среднесписочную численность.
Работников, которые совмещают несколько должностей в одной компании нужно учитывать один раз по месту основной работы.
Сотрудников, которые работают на 1,5, 2 и более ставки нужно учитывать, как единицу.
Полный перечень работников, попадающих в среднесписочную численность, приведен в пункте 77 Указаний.
Работники, которые не учитывают в среднесписочной численности
При расчете среднесписочной численности не нужно учитывать:
- женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам.
- работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, при этом они не должны работать в компании дистанционно или неполный рабочий день.
- внешних совместителей,
- работающие по договорам гражданско-правового характера,
- учредитель, который не получает заработную плату, а получает дивиденды.
Полный перечень работников, которых не нужно учитывать с среднесписочной численности приведен в пункте 78 Указаний.
Если один и тот же сотрудник работает одновременно по трудовому договору и договору подряда, в среднесписочной численности его нужно учесть один раз.
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц, отчетный период при полном рабочем дне
Сначала нужно посчитать численность работников за каждый день месяца, включая выходные и праздники.
Затем нужно суммировать численность за каждый день месяца и разделить на количество календарных дней месяца.
Если получится дробное значение, число нужно округлить до целого значения по общему арифметическому правилу. Цифра больше 0,5 округляется в большую сторону, а меньше 0,5 – в меньшую сторону.
Среднесписочная численность за неполный месяц считается точно так же: считаем показатель за каждый день, суммируем и получаем показатель за месяц, затем полученную сумму делим на количество календарных дней месяца. Если в месяце 30 дней, делим на 30, если 31 день – делим на 31.
Когда мы получили среднесписочную численность за месяц, можно вычислить этот показатель за другой период, например, отчетный квартал или год.
Сначала суммируем показатели за месяцы, входящий в нужный нам затем полученную сумму делим на количество месяцев в этом периоде.
Пример. Расчет среднесписочной численности за 2 квартал текущего года
В компании «Актив» все работники трудились полный рабочий день.
Среднесписочная численность работников составила:
- в апреле 21 человек,
- в мае - 22 человек,
- в июне - 18 человека.
Среднесписочная численность за квартал составит: (21+ 22+ 18) : 3 месяца = 20,33.
Округляем в меньшую сторону. Так как, 0,33< 0,5. Получаем среднесписочную численность: 20 человек.
Среднесписочная численность не может быть равна нулю
В маленькой компании при подсчёте среднесписочной численности, после округления может получится 0. казывать 0 в отчетности не стоит. Лучше округлить до 1. В противном случае в отчетности вашей компании появится нестыковка показателей. Среднесписочная численность равна нулю, в отчетность по НДФЛ показывает уплату налога.
Но, если у вас действительно нет работников, есть только единственный учредитель, завышать показатели тоже не стоит. Помните, что единственный учредитель, который может работать без трудового договора, и получать не зарплату, а дивиденды не учитывается в среднесписочной численности.
Поэтому, в такой ситуации, подумайте заранее, что вам выгоднее: указать 1 или 0.
Как рассчитать среднесписочную численности при неполном рабочем времени
Если у вас есть работники, с которыми заключен трудовой договор на неполный рабочий день, по ним показатель численности нужно считать отдельно.
На общих основаниях, как единица, считаются:
- работники, которые имеют право на сокращенный рабочий день по законодательству: инвалиды, несовершеннолетние и проч.
- сотрудники, для которых неполный рабочий день установлен по инициативе работодателя.
- работники, находящиеся на больничном или в отпуске, а также прогульщики.
А остальных случаях, работник, заключивший трудовой договор на неполный рабочий день, учитывается в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени.
Чтобы определить среднесписочную численность за месяц, нужно взять количество человеко-часов, отработанных работниками с сокращенным графиком. Полученный результат нужно разделить на продолжительность рабочего дня. В результате получится количество человеко-дней за месяц.
| Продолжительность рабочей недели | Продолжительность рабочего дня при 5-ти дневной рабочей неделе | Продолжительность рабочего дня при 6-ти дневной рабочей неделе |
|---|---|---|
| 40 часов | 8 часов | 6,67 часов |
| 36 часов | 7,2 часа | 6 часов |
| 24 часа | 4,8 часа | 4 часа |
Затем человеко-дни за месяц делим на количество рабочих дней месяца. В результате получаем, среднесписочную численность при условии неполного рабочего дня.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.
Подключить бератор