Фирмы выдала работнику деньги на закупку товаров для перепродажи. Может ли она учесть расходы на приобретение товаров, учитывая, что они были куплены на подотчетные деньги?
Как выдать подотчетные деньги
Деньги под отчет выдавайте на основании:
- приказа руководителя;
- либо письменного заявления подотчетного лица.
Приказ можно оформить как на каждую выдачу, так и на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам. При этом надо указать фамилии, инициалы лица, которому выдают деньги, их суммы и сроки, на которые они выдаются.
Также в нем должна быть подпись руководителя, дата и номер приказа (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642).
К форме заявления о выдаче подотчетных сумм никаких законодательных требований не предъявляют. Однако, рекомендуем в нем проверить сведения о сумме получаемой наличности, сроке, на который она выдается, подпись руководителя и дату. Если деньги подотчет выдаете на покупку товаров для перепродажи, эту цель работник также может указать в заявлении.
На выдачу наличных оформите расходный кассовый ордер 0310002 (п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).
Особенности учета расходов товаров, купленных на подотчетные средства
Тот факт, что товары для перепродажи были куплены на подотчетные деньги, не влияет на возможность учесть расходы на них при применении УСН.
Расходы можно учесть в общем порядке, установленном подпунктом 23 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Он позволяет учесть расходы на товары, купленные для дальнейшей перепродаже, если вы:
- оплатили купленные товары;
- перепродали купленные товары. При этом имеет значение фактическая передача товаров покупателю. А вот факт получения денег от них значения не имеет (письмо Минфина от 28.07.2014 № 03-11-11/36937);
- имеете в наличии документы, которые подтвердят затраты на приобретение товаров. Например, ТОРГ-12.
Если товары покупает подотчетное лицо, то для подтверждения расходов у вас должны быть, например, такие первичные документы: кассовый чек, товарный чек, чек об оплате через платежный терминал, выписки банка по операциям на расчетном счете.
В таком случае стоимость товаров для перепродажи можно учесть по «упрощенному» налогу даже в случае, если их купило подотчетное лицо.
К такому выводу пришел Минфин в письме от 11.02.2021 г. № 03-11-11/9094.
При этом учесть эти расходы можно, если оправдательные документы подотчетное лицо представит вам вместе с авансовым отчетом.
В графе 2 КУДиР в таком случае укажите дату и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция (п. 2.2. раздела II Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина от 22.10.2012 г. № 135н).