Как известно контроль – неотъемлемая часть процесса управления. Как организовать и провести самостоятельную оценку достоверности бухгалтерского баланса и связанных с этим рисков.
Контролируем себя
Создавая отдел внутреннего аудита, руководству с самого начала необходимо определить степень его независимости. От этого во многом зависит эффективность работы внутренних аудиторов. Абсолютная независимость внутреннего аудита недостижима, ведь внутренние аудиторы такие же сотрудники компании, зависят от руководства. Уровень организационной независимости этого отдела непосредственно влияет на объективность внутренних аудиторов. А от того, кому подчинен отдел внутреннего аудита (финансовому директору подразделения, директору компании по внутреннему аудиту, Президенту или Правлению) формируется отношение руководителей разных уровней к его рекомендациям. Важно отметить, что рекомендации СВА ни в коем случае не должны носить характер директив, обязательных для исполнения – только советы и консультации. Решения и ответственность должны оставаться полностью в компетенции менеджмента.
Очень важно, чтобы кандидаты имели хорошие перспективы карьерного роста. Ведь если аудиторы испытывают неуверенность такого рода, то на их объективность легко влиять. Для поддержания и развития необходимых навыков и качеств, внутренние аудиторы должны посещать соответствующие семинары и тренинги, изучать профессиональную литературу, включая периодические издания, обмениваться опытом и знаниями с коллегами из других компаний (например, участвовать в профессиональных объединениях внутренних аудиторов).
Необходимо учитывать, что срок пребывания аудитора в должности составляет обычно 2-3 года, после чего он переходит на другую позицию, возвращается в отдел, из которого пришел во внутренний аудит. А при аудите им этого отдела возникает конфликт профессионального и личного интересов, что может привести к субъективности. Следует по возможности избегать подобных ситуаций.
На объективность внутреннего аудитора в большой степени влияет внутренняя культура и обстановка в самой компании. При нетерпимости к ошибкам и недостаткам есть риск, что работа внутреннего аудитора сведется лишь к выявлению лиц, допустивших ошибку, а не к выявлению и решению самой проблемы.
Стоит ли создавать отдельную структуру для выполнения задач внутреннего аудита? Внешний аудитор будет более беспристрастным, но он не сможет в полной мере понять всю глубину взаимодействий и процессов конкретной компании. Периодически создаваемые комиссии (по типу ревизионных) неизбежно будут стремиться к регламентации своей деятельности, и вряд ли достигнут максимальной эффективности из-за бессистемных проверок то одних отделов, то других. Само существование СВА нередко предотвращает нежелательные события — например, мошенничества или халатность. Для отдельных задач целесообразно создавать комиссии, в которых кроме сотрудников СВА будут участвовать и внешние аудиторы.
Как проверять
Ни в действующем законодательстве, ни в современной методической литературе по вопросам организации внутреннего контроля и аудита не определена методика проведения внутренних аудиторских проверок (далее — проверка). Результатами таких мероприятий должны быть объективная оценка и предложения по оптимизации действующей системы внутреннего контроля компании. Таким образом, проверка – это сбор, оценка и анализ аудиторских доказательств, касающихся отражения бизнес-процесса, подлежащего аудиту. Результатом внутреннего аудита будет выражение мнения аудитора о степени надежности системы внутреннего контроля этого бизнес-процесса.
Проведение внутренней аудиторской проверки можно разделить на несколько этапов:
- Инициирование аудита.
- Планирование аудита.
- Проведение аудиторских процедур.
- Формирование результатов аудита.
- Работа с материалами после утверждения отчета.
Когда важен каждый шаг
Рассмотрим подробнее каждый этап – в чем он заключается, на что направлен и как документируется. Ведь недоработка на любом этапе проведения внутреннего аудита чревата неверными результатами. А тогда теряется смысл всего мероприятия.
Аудит инициирует руководитель службы внутреннего аудита. Перечень таких уполномоченных лиц должен быть закреплен в Положении о СВА компании и зависит от уровня подчиненности СВА.
Планирование ВАП позволяет уделить внимание всем важным областям, чтобы были выявлены потенциальные проблемы, чтобы работа была выполнена с оптимальными затратами, качественно и своевременно. При этом эффективно распределяется работа между членами группы проверки и координируется их работа.
Для эффективного планирования предстоящей проверки проводят предварительное обследование объекта или бизнес-процесса. Задача данного обследования заключается в изучении целей бизнес-процесса, его структуры или изменений в нем со времени предыдущей проверки.
Аудиторы на этом этапе проводят анализ следующих данных:
- внутренней нормативной документации, регламентирующей организацию процесса;
- результаты прошлых проверок бизнес-процесса;
- фактические цели процесса на предмет соответствия стратегии развития компании и принципам целеполагания (конкретизация, измеримость, согласованность, релевантность, временная ограниченность достижения);
- результаты оценки рисков, проводимой менеджментом компании;
- систему оценки и показателей, используемых для определения эффективности и экономичности процесса.
Для получения данных также проводят ознакомление с базами данных и программным обеспечением, обслуживающим бизнес-процесс, идентифицируют и интервьюируют владельца и других участников процесса по вопросам его организации, формируют фактическую схему организации рассматриваемого бизнес-процесса с указанием существующих контрольных процедур. Для этого составляются план обследования и отчет о его проведении.
По итогам обобщения полученной информации о рассматриваемом бизнес-процессе и формирования адекватного понимания его функционирования руководитель СВА принимает решение о дальнейшем проведении аудита или об отказе от такового. В последнем случае причины отказа должны быть доведены до лица, инициировавшего данную проверку.
После принятия решения о проведении проверки по итогам предварительного обследования надо точно определить ключевые аспекты (прежде всего, это сроки и объемы) предстоящего аудита, проинформировать о них аудируемое лицо, для чего составляется задание на аудит. Например, в одних случаях необходимо проведение процедур финансового анализа – скажем, для выявления рисков инвесторов, а в других это совсем не обязательно – если необходимо лишь проверить достоверность бухгалтерского учета перед налоговой проверкой. Вот эти процедуры и описываются в задании на аудит.
Непростые процедуры
Проведение аудиторских процедур – это сбор доказательств для формулирования выводов, которые становятся основой аудиторского заключения об эффективности системы контроля, выраженного в аудиторском отчете.
Одной из основных аудиторских процедур является тестирование. Оно направлено на определение вероятности достижения цели контрольной процедуры, с помощью которой можно эффективно управлять данным риском. Как правило, тестирование проводится выборочным методом. Объем выборки может определяться по специальным формулам, полученным на основе теории вероятности и математической статистики, либо проводится направленная выборка на основе профессионального суждения аудитора. Обычно берут самые крупные по стоимости объекты, что позволяет охватить большую часть от общей стоимости, при этом количество работы не возрастает.
Именно по результатам тестирования аудитор дает оценку надежности действующей системы внутреннего контроля бизнес-процесса в части управления тем или иным риском. Всё это описывает «аудиторский тест», сопровождая указанием возможных последствий от реализации данного риска, при необходимости аудитор формирует рекомендации по построению или оптимизации действующей системы для достижения целей бизнес-процесса.
Не забудьте про отчет
Стандартная форма внутреннего аудиторского отчета законодательно не определена. Поэтому этот документ СВА создает по форме, разработанной в самой компании. Он должен отвечать требованиям объективности, ясности, лаконичности, конструктивности и своевременности.
Формирование результатов аудита проводится для обобщения и уточнения выводов и рекомендаций, сделанных на предыдущих этапах. Свои замечания аудируемые лица предоставляют в СВА в виде Протокола разногласий по результатам аудита, которые затем обсуждаются на завершающем совещании между аудиторами и представителями аудируемого лица. Ответственные лица аудируемого сектора предоставляют в СВА План корректирующих мероприятий по результатам аудита, в котором описаны мероприятия, указаны ответственные, сроки выполнения.
Для привлечения внимания высшего руководства к наиболее важным выявленным проблемам, а также для упрощения процесса формирования отчетности СВА отдельно выделяют наиболее существенные выводы о недостатках организации анализируемого бизнес-процесса и системы внутреннего контроля, а также рекомендации по устранению причин и снижению последствий наиболее высоких рисков.
Необходимо к Внутреннему аудиторскому отчету прилагать протокол разногласий по результатам аудита и План корректирующих мероприятий.
Следует отметить, что направление утвержденного аудиторского отчета заинтересованным пользователям является лишь промежуточным этапом. Только последующая совместная работа внутренних аудиторов и менеджмента компании обеспечивает разумную уверенность в достижении стратегических целей компании и ее акционеров. Такая совместная работа заключается в контроле исполнения плана корректирующих мероприятий. Контроль может осуществляться посредством анализа отчетов аудируемого объекта о выполнении мероприятий или проведением проверок объекта.
Полученная при внутреннем аудите информация используется для своей внутренней работы при составлении отчетности для высшего руководства и планирования своей дальнейшей работы.
Рекомендации внутреннего контроля
Внедрение эффективных методов работы во всех сферах – это явное преимущество внутреннего аудита. Иногда наблюдения, сделанные в процессе аудита, могут повлечь за собой серьезные изменения для всей организации. Это отличный способ увеличения ценности организации с наименьшими затратами ресурсов.
Например, для одной из компаний концерна проводился аудит процесса окупаемости, направленный на предоставление рекомендаций по оптимизации движения денежных средств. Были даны рекомендации о привлечении лизинга и товарного кредита. Впоследствии предложенные СВА эффективные методы были применены всем концерном в целом.
Ещё один пример: процесс закупок, в которых должным образом не учитывается соотношение цены и качества. Внутри организации может существовать осознание неадекватности этих процессов, что требует составления рекомендаций службой внутреннего аудита – например, усиление входного контроля материалов, включение санкций в договоры о закупках и т.п. Эти рекомендации послужат толчком для последующих действий.
Во время финансового кризиса такие методы наиболее актуальны. Необходимость систематического внутреннего аудита сродни диспансеризации — как человеку необходимы регулярные медицинские осмотры, чтобы поддержать здоровье, так и компаниям нужна служба внутреннего аудита для оценки своей деятельности.
Антон Кротин, юрист