Налоговые инспекторы пристально следят за расходами фирм на услуги связи, всегда ставя под сомнение их обоснованность. С другой стороны, считается само собой разумеющимся, что сотрудники получают скрытый доход при телефонных звонках за счёт фирмы.
Инспекторы считают, что если предприятие оплачивает разговоры по телефону, оно должно доказать, что эти разговоры были рабочими и не личными.
При отсутствии документов, подтверждающих производственный характер переговоров, контроллеры исключат затраты из расходов в налоговом учете и классифицируют их как доход сотрудников фирмы. В этом случае проверяющие запросят доплату налога на прибыль и налога на доходы физических лиц.
Иногда инспекторы демонстрируют ещё большую изобретательность. Например, полагают.
По работе сотрудники фирмы должны звонить только во время рабочего времени.
Если у фирмы есть записи телефонных звонков и проверяющие заметят, что часть разговоров сотрудников происходит в выходные или во время отпуска, то расходы фирмы на эти разговоры…
В доход сотрудников включат. Инспекторы доначислили налог на доходы физических лиц, добавят пеню и потребуют оплатить штраф.
Налоговые инспекторы в суде обязаны доказать, что фирма оплатила личные разговоры сотрудников. Однако время звонков не указывает на их цель и содержание: служебный звонок может быть сделан вне рабочего времени, а личный – во время работы. Такая позиция судей отражена, например, в постановлении ФАС Московского округа от 19 января 2009 года № КА-А40/12732-08 по делу № А40-21839/08-117-76.
Вопрос необходимости расшифровки телефонных звонков вызывает споры. Специалисты Минфина России полагают, что для учета услуг связи в расходах требуется расшифровка звонков с указанием номеров и абонентов, с которыми велись переговоры (письмо Минфина России от 19 января 2009 г. № 03-03-07/2). Обычно компании, предоставляющие телефонные услуги, такую расшифровку не выдаёт.
Можно заказать расшифровку разговора. За это оператор связи может взимать дополнительную плату. Однако можно обойтись и без этого. Суды иногда указывают, что расшифровки звонков для подтверждения производственного характера расходов не нужны (постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г.).
№ КА-А40/4697-09-2 по делу № А40-34897/08-117-96, от 29 января 2010 г. № КА-А40/14759-09-2
По делу № А40-571/09-76-3, Центрального округа от 6 марта 2009 года и по делу № А35-4080/07-С8.
Для установления непринадлежности расходов на телефонные разговоры к производственным инспекторы должны провести проверку независимо от наличия расшифровки звонков у фирмы. Документ с расшифровкой может помочь налоговой инспекции в таких проверках. Налоговые инспекторы могут проверить, принадлежат ли контрагентам фирмы телефоны, по которым сотрудник совершал звонки. Из того, что номер не принадлежит поставщику или заказчику, нельзя сделать вывод о личном характере разговора. Сотрудник мог вести переговоры с потенциальным клиентом, не приведшие к подписанию договора. Такие расходы считаются производственными и направленными на получение дохода. Однако предоставление лишней информации налоговым инспекторам для исследований необязательно.
Учет затрат на услуги связи по налогам.
При уплате налога на прибыль расходы командированного сотрудника, который совершал звонки из гостиницы, включаются в расчет.
- В общее количество расходов на жильё, если оно обозначено в счёте отеля.
(пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ); - В расходы по оплате услуг связи включается сумма, указанная в отдельном счёте.
(пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Подтверждением таких расходов могут служить документы:
- Акт о расходах на телефонные звонки от гостиницы (провайдера связи).
- Расшифровка счета, которая включает номера звонивших абонентов.
- Заявление о компенсации затрат на звонки с обоснованием служебной необходимости (с номерами телефонов и суммой расходов).
Расходы на выделение телефонного номера считаются расходами на услуги связи, поскольку организация платит не за прокладку новой кабельной линии, а за подключение к имеющейся. В результате фирма не приобретает имущество и не финансирует капитальные вложения, а оплачивает только услуги связи.
В случае наличия срока действия договора с оператором связи, затраты на подключение к телефонной сети можно учитывать в бухгалтерском учете как аванс, а затем ежемесячно списывать их на счета учета затрат. Такой же порядок следует соблюсти и в налоговом учете.
Фирма имеет право самопределить способ распределения данных расходов (п. 1 ст. 272 НК РФ).
Ведение учета затрат на интернет выполняется по договору с оператором связи и выставленным ежемесячным счетам или актам. Проблемы обычно не возникает. Риск может возникнуть, если собственник помещения заключил договор с провайдером и пересчитывает счета арендатору. Однако у владельца недвижимости отсутствует лицензия на предоставление услуг доступа в интернет, поэтому налоговая служба может отказать арендатору в признании расходов. Решение: либо включить стоимость интернета в оплату аренды, либо арендатор во время действия договора аренды переоформит договор с провайдером.
на себя.
Стоимость телефонной связи возможно включать в изменчивую составляющую оплаты за аренду или заключать для этих услуг договор посредничества с собственником недвижимости.
Извещение Федеральной налоговой службы РФ от 4 февраля 2010 года указывает, что дает право декларировать вычет по налогу на добавленную стоимость (НДС).
№ ШС-22-3/86@).