Бухгалтерия должна хранить документы, необходимые для расчета и внесения налогов, а также бумаги о подтверждении уплаты налогов, в течение пяти лет. Этот срок установлен в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации.
Статья 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает сроки хранения в пять лет для первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухотчетности. Хранение осуществляется согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
Для предотвращения споров с налоговой инспекцией требуется хранение документов не менее пяти лет.
Сроки годности налоговой документации варьируются.
Не всегда соблюдается пятилетний срок хранения бумаг, предусмотренный статьей 23 НК РФ. В некоторых случаях документы требуется хранить дольше из-за правил расчета срока хранения и специфических требований к «расходной первичке».
Хранение документации зависит от налогового периода соответствующего налога: год для налога на прибыль и квартал для НДС.
Документы, подтверждающие налоговый убыток
Сюда входят все первичные документы, принятые к учету и подтверждающие сумму понесенного убытка: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки.
Храните их до тех пор, пока снижаете налоговую базу по налогу на прибыль суммой убытков, то есть переносите убытки в будущее.
Размер убытка можно применить для уменьшения налогооблагаемой прибыли в последующих отчетных (налоговых) периодах. Уменьшать следует только ту прибыль, облагаемую по ставке 20%, установленной пунктом 1 статьи 284 НК РФ.
При установлении сроков хранения документации по ущербу действуют два положения НК.
- Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации организация обязана хранить не менее пяти лет документы, используемые для расчёта налоговой базы и оплаты налогов, включая квитанции об уплате.
- По пункт 4 статьи 283 Налогового кодекса Российской Федерации бухгалтерия обязана хранить документы, подтверждающие величину понесенного убытка в течение всего срока, пока он уменьшает налоговую базу текущего периода на суммы ранее полученных убытков.
Два правила не противоречат друг другу. Пункт 4 статьи 283 НК РФ добавляет требование о сохранности налоговых документов при переносе убытков в будущий период. Длительность этого периода может быть как более пяти лет, так и менее пяти. Всегда выбирается наибольший срок.
Больше деталей по теме Информация о сроках и правилах хранения документов, подтверждающих перенесенный ущерб, доступна на сайте журнала «Практическая бухгалтерия». .
Из полной версии статьи вы узнаете:
- Связана ли продолжительность хранения документов с налоговыми проверками?
- Каким образом хранить документы: на бумаге или в электронной форме?
- можно ли менять формат документов.