Бухгалтерия обязана хранить документы, требуемые для расчёта и внесения налогов, а также бумаги, подтверждающие уплату налогов, пять лет. Такое правило установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации.
Согласно статье 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухотчетность хранятся пять лет. Срок хранения может быть увеличен в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.
Срок сохранности налоговой документации может отличаться.
Сроки хранения документов могут превышать общеустановленные пять лет, предусмотренных статьёй 23 НК РФ. Это обусловлено нюансами расчёта сроков и специфическими требованиями к документам об отчётном характере.
Хранение документов зависит от налогового периода, установленного для каждого вида налога. Налог на прибыль рассчитан за год, а налог на добавленную стоимость — за квартал.
Документы, подтверждающие налоговый убыток
Сюда входят все первичные документы, принятые к учету и подтверждающие сумму понесенного ущерба: накладные, акты выполненных работ, акты оказанных услуг, ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и другие.
Храните их весь период уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль суммой убытков, то есть переноса убытков в будущие периоды.
Для установления сроков хранения документации по ущербам действуют два правила Налогового кодекса.
- Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ организация должна сохранять в течение пяти лет документы, послужившие основанием для расчета базы и уплаты налогов бухгалтерией, в том числе о совершенных платежах.
По требованию пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ бухгалтерия обязана хранить документы, подтверждающие размер понесенного убытка, в течение всего времени, пока он уменьшает налоговую базу текущего периода на суммы ранее полученных убытков.
Обе нормы не противоречат друг другу. Требование пункта 4 статьи 283 НК РФ к сохранности документов по налогам в случае переноса убытков дополняет предыдущее правило. Период сохранности может быть как более пяти лет, так и менее его. Выбирается самый большой из предложенных периодов.