При запросе документов проверяющими фирме необходимо доказать факт их утери, например, из-за пожара или затопления помещения. Важно убедить инспекцию в отсутствии фальсификации и факте уничтожения бумаг для предотвращения подозрений в сокрытии нарушений. Также требуется восстановить утраченные документы, узнав о правильном способе этого в статье.
Причины утраты документов
Причины потери документации компанией – пожар, наводнение или кража. В таком случае для подтверждения факта случившегося можно обратиться к МЧС, службам ЖКХ или полиции.
Пожалуй, станет известно, что возгорание в помещении, которое сдаётся в аренду, действительно было, а документы сгорели, но это другая компания, которая имеет такое же наименование, как и заявитель, но иной ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
В ходе проверки факта затопления помещения возможно установление того, что фирме не сообщалось теплоснабжающей организации о прорыве водопровода, а во время произошедшего инцидента он находился в отключенном состоянии и не был подключён к воде.
Ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, неприменимы, если у них есть расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объёме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Дознаватели могут запросить у партнеров компании подтверждение, что та связывалась с ними за копиями утерянных документов.
Как задокументировать утрату документов
В случае потери документов на предприятии директор должен издать приказ о формировании комиссии для расследования причин утраты совместно с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
В случае потери документов из-за неблагоприятной погоды потребуется справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении чрезвычайной ситуации и принятых мерах по её ликвидации, с прикрепленными договорами и актами выполненных работ.
Комиссия подготовит акт по результатам расследования. Акт должен содержать:
- в каких условиях работала комиссия;
- Где состоялся очный осмотр комиссии и на каком основании выбрано это место (указать приказы, регламенты).
- Необходимый список утраченных документов можно установить путём сравнения с перечнем передаваемых в архив бумаг, информацией на электронных носителях, банковскими выписками и прочее.
- Факторы, препятствующие восстановлению документов.
Комиссия составяёт опись пропавших бумаг и акт об их уничтожении.
В будущем потребуется сообщить о завершении восстановления документов и его итогах.
Как восстанавливать документы
Куда обращаться за помощью в восстановлении документов?
- Обратитесь в налоговую инспекцию за копиями бухгалтерской и налоговой отчётности.
- Обратитесь в банк за выписками по расчетному счету для определения списка контрагентов и составления требуемых документов.
- У контрагентов запросите заверенные дубликаты первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с фирмой. Необходимы они для восстановления бухгалтерского и налогового учета. В случае ликвидации контрагента возьмите выписку из ЕГРЮЛ. При утрате связей или отсутствии необходимых документов задокументируйте это – составьте акт.
- Аудиторская фирма способна оказать помощь в восстановлении учета. По итогам восстановления документации необходимо вновь составить регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.
Уведомить инспекцию
Директор должен уведомить налоговую инспекцию актом комиссии с приложениями отчетов ответственных лиц об итогах работы о прекращении работ по восстановлению утраченных документов (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Правильное оформление документации важно. В таком случае проверяющие могут не обращать внимания на технические ошибки, которые могут возникнуть во время восстановления документов (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).