Без первичных документов невозможно подтвердить налоговые обязательства. Бездействие приведет к расчёту налогов инспекцией. Даже форс-мажор, повлекший утрату бумаг, не освободит от ответственности.
Кто отвечает за первичку
Статья 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет правила хранения первичных документов.
Правило 1 — первичку храните 5 лет
Документы первичного учёта, бухгалтерские регистры и финансовая (бухгалтерская) отчётность хранятся субъектами экономики не менее пяти лет после соответствующего года в соответствии с правилами государственного архивного дела.
Второе правило — счёт ведётся с момента последнего использования документа.
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, а также другие документы, относящиеся к организации и ведению бухгалтерского учета, включая средства для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи, хранятся не менее 5 лет после года последнего использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Правило 3 — обеспечьте безопасность
Предприятие обязано гарантировать сохранность документации бухгалтерского учета и её неприкосновенность.
За соблюдение правила 4 отвечает организация и её руководитель.
Руководитель организации несёт ответственность за организацию хранения всех документов. За нарушение требований возможно взыскание штрафа по статье 15.11 КоАП РФ.
Налоговый кодекс обязывает организации хранить документы, необходимые для расчета налогов, в течение пяти лет (подп.8 п. 1 ст. 23). Отсутствие первичных документов и регистров бухгалтерского учета признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Фирмы наказываются по статье 120 НК РФ за такое правонарушение.
В случае потери бухгалтерских документов ответственность могут нести как руководители, так и предприятия.
Арбитражный суд вновь утвердил данную точку зрения постановлением.
Каковы причины применения расчётного метода инспекцией?
В случае если плательщик налога в течение двух месяцев и более не предоставляет требуемые для расчета документов, проверка может устанавливать сумму налоговой задолженности расчетным способом (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).
По таким же сведениям вычисляют налоги для сравнимых плательщиков, независимо от того, по какой причине пропали документы.
Главное, что фирма не предоставила необходимую информацию и не предпринимала никаких действий для восстановления утерянных данных или предоставления другой информации, которая позволила бы более точно рассчитать налоги.
Это реализуемо лишь при безупречном выполнении налогоплательщиком обязательств, в том числе по ведению учета доходов (расходов) и объектов налогообложения, а также представлении в инспекцию всех требуемых документов для расчета и уплаты налогов.
Налогоплательщик обязан доказывать, что расчетный размер доходов и (или) расходов, установленный налоговой службой, не согласуется с реальной экономической деятельностью. За риски, связанные с применением налоговой службой расчетного метода для определения налоговых сумм, отвечает именно он.
Информация о данном вопросе содержится в постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 30 марта 2021 года № Ф10-5558/2020 по делу № А09-4744/2020.
Во время проверки инспекция предложила фирме предоставить налоговому органу сведения об аналогичных налогоплательщиках за период проверки. Компания ответила, что полностью представить бухгалтерские документы для выездной проверки невозможно, так как в связи с прорывом трубы отопления архив документов был утерян. Предоставить информацию об аналогичных предприятиях также не представляется возможным – фирма не обладает достаточными информационными ресурсами.
В связи с этим контрольная группа определила налоги исходя из информации о других налогоплательщиках, схожих с текущим.
Их отбирают, как правило, по таким критериям:
- Тип выполняемых работ (здесь – возведение жилых и нежилых зданий).
- доходы от реализации;
- организационно-правовая форма;
- территориальная реализация;
- климатические условия осуществления деятельности;
- сезонность деятельности;
- среднесписочная численность.
Чего не сделала компания
Компания не подтвердила правильность расчётов налоговой инспекции.
В подобной ситуации фирма могла предоставить инспекторам любые другие документы и данные, в том числе о других налогоплательщиках, занимающихся аналогичной деятельностью и имеющих показатели ближе к её собственным, чтобы на их основе суммы налогов, рассчитанные инспекцией, были скорректированы. Также фирма могла составить свой расчет налоговых обязательств, который инспекция должна была принять и рассмотреть.
Компания выбрала вариант «прикрытия» форс-мажором. В итоге ей назначили дополнительно свыше 26 миллионов рублей налога на добавленную стоимость и прибыль, а также штрафы и пени.