Несмотря на то, что с точки зрения документального подтверждения расходов на аренду сложностей нет, у налоговиков находятся основания, чтобы их снять или хотя бы пересчитать. Арендатору следует знать, чего стоит опасаться и где может подстерегать риск. Разберем некоторые моменты.
Документальное подтверждение
С точки зрения документального подтверждения арендных платежей, как правило, никаких сложностей не наблюдается. Что нужно иметь арендатору:
- договор аренды;
- акт приема-передачи арендованного объекта;
- если арендодатель плательщик НДС, — счета-фактуры.
Ежемесячные акты на аренду не нужны (см. письмо Минфина от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).
Что прописать в договоре
Тем не менее, оформлению договора аренды стоит уделить особое внимание.
Если проявить дальновидность, то в договоре нужно поподробнее прописать вопросы ремонта. Налоговики любят исследовать, кто делает текущий ремонт, а кто капитальный, согласен ли арендодатель на неотделимые улучшения и будет ли их возмещать.
Нужно, чтобы было ясно, ремонт вы предусматриваете или капитальные улучшения. Ведь любой ремонт, включая капитальный, можно списывать сразу. А капвложения нужно амортизировать. Поэтому также должно быть ясно, кто из сторон арендного договора их учитывает.
Если имущество не используется
Для признания расходов необходима связь расходов с доходами. Если же вы платите арендную плату, а объект не используете, доначисления непременно будут.
Нельзя учесть в расходах плату за аренду имущества, которое фактически не используется. Об этом говорится в Определении Верховного Суда РФ от 17 декабря 2018 г. № 308-КГ18-21056.
Будьте готовы обосновать саму целесообразность аренды (см., например, постановление АС Волго-Вятского округа от 15 августа 2018 № А29-347/2016).
Расходы прямые или косвенные?
Это, пожалуй, один из самых неприятных вопросов, решение которого не в вашу пользу приведет к перерасчету налоговой базы по прибыли. Вы знаете, что косвенные расходы списываются сразу. Прямые же нужно признавать по мере реализации выпускаемой продукции.
Да, вы вправе определять состав прямых расходов самостоятельно. Но, как требует НК РФ, для этого должно иметься экономическое обоснование. К примеру, аренда производственного помещения. Арендные платежи, учтенные по нему как косвенные расходы, налоговики не пропустят.
Так, арендную плату нужно включать в прямые расходы, если она связана с выпускаемой готовой продукцией. Например, арендные или лизинговые платежи за производственное оборудование. На это указал Арбитражный суд Северо-Западного округа в постановлении от 3 марта 2017 г. № Ф07-413/2017 по делу № А05-12521/2015.
В то же время арендная плата может быть косвенным расходом, если не связана напрямую с выпуском готовой продукции или плата начисляется и за период, когда продукция не выпускалась, работы не производились. Или если расходы не формируют стоимость продукции (см. Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 10 апреля 2018 г. № Ф02-1185/2018, А69-882/2017).
Арендодатель — однодневка?
Эта претензия совсем в духе времени. Если ваш арендодатель имеет признаки однодневки, ваши расходы снимут, а вас обвинят в необоснованной налоговой выгоде.
Чем можно «отговориться»?
Например, у вас не было другого выхода в ситуации, когда арендодатель предложил заключить договор именно с этой фирмой. Тем более, что сделка реальна: деятельность ведется, расходы существуют. А вам нужен был именно этот объект. Он выгоден вам по местоположению и к тому же охраняется, имеет парковку, оснащен связью и т. д.