Корпоративные карты всё чаще используются.
Но из-за своей специфики могут возникнуть сложности. Какие документы требуют особого внимания? Что делать, если средства с карты были потрачены не по назначению? Как избежать налогов и взносов, штрафов и блокировки счета? Ответы существуют, главное – не пропустить важные детали.
Частое обращение с подотчетными средствами делает корпоративные карты выгодным решением для компании.
Оперативность и удобство расчетов (в том числе за границей), отсутствие хлопот с наличностью в кассе, сокращение бумажной волокиты – все это повышает привлекательность использования КК.
При расчетах с контрагентами по КК не нужно соблюдать лимит в 100 тысяч рублей, указанный пунктом 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У. Это связано с тем что это является безналичным расчетом (п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ). Если же сотрудник сначала снимает деньги с карты, а потом ими оплачивает услуги, то нужно придерживаться указанного «наличного» норматива.
Расходы по картам (выпуск, обслуживание и другие) снижают налогооблагаемую прибыль фирмы (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Такое мнение разделяют и судьи (постановления ФАС Московского округа от 24.02.2010 № КА-А40/450-10-1,2, ФАС Уральского округа от 29.10.2009 № Ф09-8382/09-С3).
Преимущества многочисленны, но без некоторых моментов обойтись нельзя. О этих моментах и пойдет речь.
Особые документы
Деньги на корпоративных картах – это средства организации. Работники, получая средства на определенные цели, еще не владеют ими (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010).
Работник обналичил средства с КК или оплатил ими покупку. В это время ему на баланс поступают израсходованные деньги под отчет, и в дальнейшем его обязаны будут подтвердить. Алгоритм стандартный – в бухгалтерию передаётся авансовый отчёт вместе с документами-подтверждениями (накладными, билетами, квитанциями о проживании и т. д.).
При использовании КК потребуется дополнительная информация: либо квитанции банкоматов, если сотрудник снимал деньги с карты, либо квитанции электронных терминалов, если оплата проходила через них (письма Минфина России от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65253 и от 06.04.2015 № 03-03-06/2/19106). Не лишним будет иметь выписку банка, в которой операции и суммы совпадают с указанными квитанциями. Если банкомат не выдал чека (что встречается часто), выписка понадобится обязательно.
Работникам необходимо напомнить, что после получения чека банкомата нельзя расслабляться: чек сам по себе не подтверждает целевое использование денег, только фиксирует выдачу средств под отчет.
В случае расчёта сотрудника корпоративной картой, продавец обязан предоставить ему кассовый чек. Такое требование установлено статьёй 1.1 и 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
При наличии этих бумаг у фирмы не должно возникнуть проблем с признанием расходов. Не потребуется уплачивать налог на доходы физических лиц и страховые взносы с выданных сумм (см. письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808, постановления ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2011 № А05-11476/2010 и от 11.02.2008 № А52-174/2007).
В некоторых случаях организациям удается обосновать расходы только на основании документов о списании средств с корпоративной карты. Так, в Постановлении от 29.05.2006 № КА-А40/4677-06 ФАС Московского округа отмечено: оплата представительских расходов с КК подтверждается слипами, прилагаемыми к авансовым отчетам. Следовательно, для учета подобных затрат другие документы (кассовые чеки, БСО и т. д.) не обязательны.
Налог на добавленную стоимость по товарам, работам или услугам, оплаченным корпоративной картой, вычисляется обычным образом.
«Наличные» подвохи
При выдачи подотчетником денежных средств с кассового раздела организация может столкнуться с проблемой. Некоторые инспекторы считают, что фирме необходимо отразить эти суммы в кассе (приход – выдача под отчет) и указать в кассовой книге. В противном случае ей грозит штраф по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ до 50 000 рублей, а должностным лицам – до 5 000 рублей (письмо ФНС России от 17.05.2013 № АС-4-2/8827@).
Арбитражные суды не согласны с таким подходом, указывая: получение сотрудником денег из банкомата нельзя считать кассовой операцией. Ведь наличность в кассу не поступает, фирма работнику её не выдаёт. Следовательно, проводить транзакцию через кассу и отражать её в кассовой книге нет необходимости (постановления Третьего ААС от 30.01.2013 № А33-15574/2012, Седьмого ААС от 20.12.2012).
Суммы, выведенные с КК, не включаются в расчет лимита кассы к концу дня.
При пользовании корпоративными картами компании, не обязательно следовать Порядку ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), кроме случая, когда сотрудник возвращает неиспользованную сумму в кассу предприятия.
Возникает вопрос о возможности работнику снимать средства со счета КК или расплачиваться ею без отчетности по предыдущим суммам. Ранее в абзаце 3 подпункте 6.3 пункта 6 Указания Центробанка от 11.03.2014 № 3210-У существовал запрет на подобные действия, за нарушение которого некоторые фирмы поплатились (Постановление Девятого ААС от 19.01.2016 № 09АП-54852/2015-АК и др.). Однако Указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У отменило этот запрет, касавшийся исключительно наличных расчетов. Следовательно, нет оснований для беспокойства по поводу расчетов с помощью КК.
Деньги с карты уходят в никуда…
Корпоративные карты всегда доступны подотчетным лицам. Это преимущество иногда становится недостатком – может возникнуть соблазн тратить деньги фирмы как свои. Чаще всего это свойственно первым лицам компании, особенно если они также являются владельцами бизнеса, и тратят деньги с картой без размышлений. Однако практика показывает, что подобные ошибки могут совершать и обычные сотрудники при расчетах в кафе, магазинах и т. д. Что делать?
При быстрых возвратах сумм особые проблемы не возникают. НДФЛ и страховые взносы с них начислять не нужно (письмо Минфина России от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Желающие ограничить тех, кто периодически одалживает у компании деньги таким способом, могут обозначать подобные операции в ЛНА как процентные займы. Обычно это эффективно.
Деньги возможно не вернутся. В этом случае существуют разные возможности развития событий. Последствия будут зависеть от желания фирмы вернуть средства.
Долг платежом не красен
Подчиненный обязан отвечать перед организацией о своих действиях при возвращении из командировки – в течение трех рабочих дней после ее окончания (п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В отношении расходов, понесенных с корпоративной карты в других целях, компания сама устанавливает срок для отчетности и закрепляет его в ЛНА.
Деньги со служебной карты исчезли, назначенный срок прошел, а сотрудника пока что нет: предвзятого отчёта с подтверждающими бумагами всё ещё нет.
Предположим, организация не стремится потребовать возмещение у ответственного лица.
Приняв решение о прощении долга компании, к дате его принятия необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ (письмо УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
Списать сумму прощенного долга в налоговые расходы нельзя (см. письма от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125 и от 04.04.2012 № 03-03-06/2/34). Однако, начисленные взносы в данном случае уменьшат облагаемую прибыль компании на основании подп. 1 и 45 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма Минфина России от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290, от 28.06.2017 № 03-03-06/1/40670).
Средств возврат нюансами богат
Если компания желает вернуть деньги, то может списать их со заработной платы сотрудника. Для принятия такого решения ей отводится месяц со дня истечения срока возврата подотчетной суммы. Работник должен дать письменное согласие на это (ст. 137 и 248 ТК РФ, Постановление ВС РФ от 01.09.2017 № 53-АД17-3, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Обычно согласие подразумевается подписью работника в приказе об удержании.
Если компания удержит долг с физического лица, то не потребуется начислять НДФЛ (ст. 41, 209 НК РФ) и страховые взносы (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609). «Прибыльная» база останется неизменной.
Если работник откажется от списания, либо компания затянет время и не успеет выпустить соответствующий приказ в отведенный месяц, остаётся лишь судебное взыскание долга.
Важно то, что пока не утрачена возможность взыскать деньги с физического лица, его экономической выгодой это не является (Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012). Доход появится у сотрудника лишь на дату истечения трехлетнего срока исковой давности (ст. 196 ГК РФ). Это и станет поводом для удержания НДФЛ. Именно так считают чиновники (письма УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610). Вторят им и судьи (постановления АС Северо-Кавказского округа от 02.10.2017 № А63-7414/2016, ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 и др.).
Истечение срока исковой давности начинается на следующий день после окончания периода, в течение которого сотруднику необходимо было отчитаться о принятой сумме (т. е. возвратить её компании).
По вопросу страховых взносов ситуация отличается. Чиновники считают, что их необходимо начислить на дату окончания месячного срока удержания подотчетных средств, пропущенного компанией.
Некоторые судьи разделяют это мнение (постановления АС Западно-Сибирского округа от 30.06.2017 № Ф04-1894/2017, ФАС Дальневосточного округа от 08.04.2014 № Ф03-675/2014). Другие же считают, что объекта по страховым взносам в подобной ситуации не возникает (постановления АС Поволжского округа от 25.12.2015 № Ф06-4463/2015, от 09.12.2015 № Ф06-3232/2015, Определение ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13).
Задолженность по подотчетным суммам, срок исковой давности по которой истек три года, можно списать на расходы. Минфин России согласен с этим (письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).
Пассивность может выйти боком
Чиновники и судьи ожидают от компании активных действий. Работодатель должен принять меры по возврату подотчетных денег, вплоть до обращения в суд. Только в этом случае деньги не будут считаться доходом физического лица (см. письма УФНС России по МО от 14.09.2018 № 16-10/099623@, Определение ВС РФ от 21.04.2016 № 306-КГ16-3205).
Постановление АС Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016 наглядно демонстрирует данный пример. В нем присутствовали все составляющие: частичное добровольное погашение долга сотрудником, удержание денег из зарплаты и взыскание остатка через суд. Арбитры поддержали фирму и сняли штрафы за неуплату НДФЛ с задолженности подотчетника.
Случается, что работник не собирается возвращать организации деньги, а та просто закрывает на это глаза: никаких мер к взысканию средств не принимает, но и долг не прощает. В таком случае компанию наверняка ждут доначисление налога на доходы, пени и штраф. Высшие арбитры в такой ситуации поддержали ревизоров (см. постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12 и № 13510/12). Позицию высокой инстанции приняли на вооружение как инспекторы (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263), так и федеральные судьи (Постановление АС Северо-Западного округа от 14.07.2016 № Ф07-5021/2016).
Без выплаты страховых взносов здесь вряд ли получится избежать проблем.
Не следует закрывать долг подчиненных только по авансовым отчетам или актам о приемке с подозрительными первичными документами. Это может привести к претензиям контролеров по налогу на прибыль и НДС, если фирма отнесет приобретенное работником как расход и поставит НДС к вычету. Постановление АС Волго-Вятского округа от 23.01.2018 № Ф01-6071/2017 подтверждает правоту этого заключения.
Стелим соломку
Бухгалтер обязан убедить руководство компании. Чаще всего главным источником расходов являются руководители.
Необходимо настаивать на том, что организация все равно примет меры по возврату ушедших с КК средств. Бездействие опасно. Прощение долга – нелучший выход: придется начислять страховые взносы, удерживать НДФЛ, а сумму долга вряд ли спишут в налоговые расходы. Закрывать его сомнительными документами – проблемы с налогами только увеличатся (просьба к руководству ответственно подходить к сбору и оформлению первички при целевом использовании подотчетных средств). Регулярное снятие денег с КК на непонятные цели банк может расценить как подозрительную операцию – возможны серьезные неприятности. Использовать корпоративную карту бездумно – подставлять компанию, бухгалтерию и в конечном итоге себя.
Целесообразно изначально регулировать расходование средств по корпоративной карте (КК) лимитами. Лимитов может быть несколько: на разовые расчеты по безналу, на снятие наличных в день, на операции за границей и другие. Для каждой карты можно установить индивидуальные нормативы (постоянные или временные). Ущерб взыскивается с сотрудника только в пределах его среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Если лимит по КК будет меньше, задача по взысканию денег с работника упростится. Для использования средств с КК или перечисления организацией на нее можно предусмотреть специальное заявление, где сотрудник укажет необходимую сумму и ее назначение. Оперативность расчетов несколько пострадает, зато контроль над расходованием возрастет.
Некоторые организации предоставляют служебные карты своим работникам лишь при необходимости, например, во время командировки или покупки оборудования. В этом случае вероятность нецелевого использования карты уменьшается.
Под «колпаком» у банка
Центробанк заметил увеличение операций по выводу наличных с использованием кредитных карт. Это вызывает подозрения о возможном отмывании преступных доходов, финансировании террористической деятельности и подобных действиях.
Центральный банк России считает, что банки недостаточно серьезно относятся к рискам, которые могут возникнуть после изъятия средств с карт рассрочки.
Игнорируют предписание Центробанка, не устанавливая по корпоративным картам лимит для снятия наличных – не более 100 000 рублей в течение одного операционного дня. Такой потолок прописан в абзаце 9 пункта 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П.
Методические рекомендации (утв. ЦБ РФ 21.07.2017 № 19-МР), недавно изданные регулятором, направлены на повышение внимания банков к операциям по снятию наличных с подобных карт. В документе представлен список признаков, которые должны вызвать подозрение у кредитной организации. К ним относятся, например, регулярное снятие денег с кредитных карт (ежедневно или не реже чем каждые 3–5 дней после поступления средств) и наличие у клиента нескольких карт, через которые в основном обналичивают деньги. Еще один любопытный пункт – организация существует менее двух лет.
Для того чтобы клиент был отнесен к группе подозрительных, необходимо обнаружить не менее двух признаков из указанного перечня.
Банкам рекомендуется проводить исследование операций не реже раза в неделю для выявления подозрительных клиентов и направлять информацию о них в Росфинмониторинг. Также следует определить предельную сумму, которую клиент может снять с карт за день – ориентир – 100 тысяч рублей. Этот лимит желательно установить для всех карт клиента суммарно.
Предприятиям следует воздержаться от чрезмерного снятия наличных с корпоративных карт. Важно учитывать все описанные в Методичке Центробанка «нехорошие» признаки и стремиться их избегать. Банк наверняка заметит подобные действия и отреагирует.
Банк при обнаружении подозрительных действий может потребовать у клиента бумаги, подтверждающие законность сделки, а также приостановить операции по его счетам (п. 11 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ). Также компанию могут внести в черный список, создаваемый на основе Положения № 639-П (утв. ЦБ РФ 30.03.2018). Это может привести к отказу любого банка сотрудничать с такой фирмой, то есть открывать ей счета (п. 5.2 ст. 7 Закона № 115-ФЗ).
Бухгалтерская «закавыка»
В завершение отметим ещё одну проблему, которая встречается компаниям в работе.
Сотрудник снимает средства с расчетного счета и получает квитанцию банкомата. В выписке банка операция отражается несколько позже. Возникает расхождение дат в этих документах. Какая бухгалтерская проводка и на какую дату необходима?
Лучше всего выйти из ситуации с помощью счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для удобства к нему рекомендуется открыть субсчета по каждой корпоративной карте. Проводки будут состоять из двух частей: первая – на дату получения сотрудником денег из банкомата (Дебет 71 Кредит 76), а вторая – на дату, указанную в выписке банка (Дебет 76 Кредит 51 (55)).
Если расчетный и «карточный» счета фирмы находятся в разных банках, перевод средств на расчетку может занять больше суток. В этом случае в бухгалтерии используйте счет 57 «Переводы в пути».