Если вы предоставляете в инспекцию бумажные документы, пакет нужно формировать правильно. Правила установлены ФНС. В них написано, как бумаги прошивать, заверять, сколько листов должно быть в каждом томе и как составить сопроводительное письмо.
Как прошивать документы
Главное требование к прошивке – чтобы документы можно было свободно читать, и каждый лист подшивки можно было легко скопировать.
Должен быть виден текст бумаги, все ее реквизиты, даты, а также визы, резолюции, иные надписи, печати, штампы и прочие отметки.
При чтении и копировании документов подшивка не должна нарушаться. Поэтому ее нужно делать толстой нитью, концы которой выведены на оборотную сторону последнего листа и связаны.
Ограничений по длине концов нити, какие были раньше, нет.
Если бумаг много, их нужно разделить на тома – не более 150 листов в каждый. В каждом томе листы нужно пронумеровать сплошным способом арабскими цифрами, начиная с единицы.
Бывают многостраничные документы, в которых свыше 150 листов. Их разделять не требуется. Один такой документ представляет из себя один том.
Как заверить документы
На оборотной стороне последнего листа каждой подшивки (тома) в месте скрепления листов должна быть бумажная наклейка с заверительной надписью. Ограничений по размеру наклейки нет.
Заверять каждый лист подшивки не нужно, ее заверяют целиком.
Заверительная надпись должна содержать только:
- наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов, или указание на то, что запись сделана ИП или частнопрактикующим лицом (адвокатом, нотариусом, арбитражным управляющим, оценщиком, медиатором, патентным поверенным);
- личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего подлинность документов;
- количество листов в прошивке (арабскими цифрами и прописью);
- дату формирования пакета.
Как составить сопроводительное письмо
Подавать документы в инспекцию нужно с сопроводительным письмом. В нем нужно указать:
- дату и номер требования о представлении документов;
- общее количество листов.
- опись представленных документов.
Опись документов можно оформить отдельным документом.
Эти правила прописаны в приложении № 18 к приказу ФНС от 7 ноября 2018 года № ММВ-7-2/628@.