Определимся с названием: в налоговую инспекцию мы сдаем экземпляр годовой бухгалтерской отчетности, который в законе о бухучете именуется обязательным экземпляром. Чтобы сдать его с первого раза, вспомним требования к нему и порядок предоставления в 2021 году.
Обязательный экземпляр и при нем…
Обязательный экземпляр годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – это, как написано в части 3 статьи 18 Закона о бухгалтерском учете, экземпляр годовой отчетности, представляемый в налоговый орган. Его представляют раз в год.
В составе обязательного экземпляра годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности экономический субъект, не являющийся некоммерческой организацией, представляет (ч. 1, 2 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете):
- бухгалтерский баланс;
- отчет о финансовых результатах;
- приложения к балансу и отчету о финансовых результатах.
В составе обязательного экземпляра годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности некоммерческой организации представляется:
- бухгалтерский баланс;
- отчет о целевом использовании средств;
- приложения к балансу и отчету о целевом использовании средств.
Если годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательному аудиту, в налоговый орган представляется и аудиторское заключение (ч. 2 ст. 18 Закона о бухгалтерском учете).
Обязательный экземпляр и аудиторское заключение составляют государственный информационный ресурс (ГИРБО).
Кто представляет обязательный экземпляр
Представлять обязательный экземпляр должны все экономические субъекты, на которых Законом о бухгалтерском учете возложена обязанность составлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность, за исключением:
- организаций бюджетной сферы;
- Центрального банка РФ;
- религиозных организаций;
- организаций, представляющих бухгалтерскую (финансовую) отчетность в ЦБР;
- организаций, годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность которых содержит сведения, отнесенные к государственной тайне в соответствии с законодательством РФ;
- организаций в случаях, установленных Правительством РФ (в частности, находящихся под санкциями);
- тех, кто относится к лицам, не обязанным вести бухгалтерский учет согласно части 2 статьи 6 Закона о бухгалтерском учете (например, ИП и другие лица, занимающиеся частной практикой).
Порядок представления обязательного экземпляра годовой отчетности утвержден приказом ФНС от 13 ноября 2019 г. № ММВ-7-1/569@ (далее – Порядок).
Бухотчетность за 2020 год подается только в электронной форме
В конце прошедшего года Минфин и ФНС выпустили совместное письмо (от 17 декабря 2020 г. № 07-04-07/110599/ВД-4-1/20793@), в котором информировали, что в соответствии со статьей 18 Закона о бухгалтерском учете, начиная с 1 января 2020 года в целях формирования ГИРБО обязательный экземпляр годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности представляется в налоговый орган только в виде электронного документа.
В том числе и субъектами малого предпринимательства. С отчета за 2020 год они также обязаны представлять обязательный экземпляр отчетности исключительно в виде электронного документа в налоговую инспекцию по своему месту нахождения.
Фискалы предупредили:
Представление обязательного экземпляра отчетности за 2020 год на бумажном носителе является основанием для отказа в его приеме налоговым органом.
Требования к обязательному экземпляру и аудиторскому заключению
Обязательный экземпляр в электронной форме должен быть представлен только по форматам, установленным приказом ФНС от 13 ноября 2019 г. № ММВ-7-1/570@, и подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.
Данные владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи должны соответствовать данным в обязательном экземпляре отчетности (п. 4, 5 Порядка).
А формат представления аудиторского заключения зависит от того, когда оно сдается:
- если вместе с обязательным экземпляром отчетности, то оно представляется в виде электронного документа в формате PDF;
- если после сдачи бухгалтерской (финансовой) отчетности, то используется формат документа, утвержденный приказом ФНС от 18 января 2017 г. № ММВ-7-6/16@ (п. 2 приказа № ММВ-7-1/570@).
Теперь о доверенности. Без доверенности отчетность может сдать только руководитель. Лицо, уполномоченное представлять обязательный экземпляр, должно иметь доверенность, подписанную руководителем (или другим лицом, уполномоченным на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Основания для отказа в приеме обязательного экземпляра отчетности
В приеме отчетности откажут, если (п. 9 Порядка):
- отчетность представлена не по установленному формату;
- отсутствует усиленная квалифицированная электронная подпись или данные владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи не соответствуют данным в обязательном экземпляре отчетности;
- отчетность представлена в налоговый орган не по месту нахождения организации.
При наличии хотя бы одного из указанных оснований налоговый орган сформирует уведомление об отказе в приеме, которое организация должна получить в течение одного рабочего дня, следующего за днем отправки отчетности (п. 12, 13 Порядка).
Основанием для отказа в приеме обязательного экземпляра отчетности и аудиторского заключения о ней за 2020 год будет представление ее на бумаге, а не в электронной форме по ТКС.
Не является основанием для отказа в приеме обязательного экземпляра отчетности и аудиторского заключения о ней уведомление об уточнении (письмо ФНС от 18 февраля 2020 г. № ВД-4-1/2844@).
Чем подтверждается прием-передача обязательного экземпляра
Факт приема-передачи бухгалтерской отчетности и аудиторского заключения подтверждается квитанцией о приеме документа. При этом дата, указанная в квитанции, считается датой получения обязательного экземпляра отчетности налоговым органом (п. 11 Порядка).
Квитанция формируется налоговым органом в течение одного рабочего дня с момента поступления отчетности, но только при отсутствии оснований для отказа в приеме.
После направления в адрес организации этой квитанции о приеме, а также извещения о вводе информации в систему или уведомления о ее уточнении, отчетность считается принятой налоговым органом.