Потеря бухгалтерской первички воспринимается многими как катастрофа. В издании «Практическая энциклопедия бухгалтера» представлен алгоритм, помогающий каждому бухгалтеру справиться с этой ситуацией.
Что делать при утрате первичных документов
Без первоначальной записи подтвердить налоговые обязательства невозможно.
В данной ситуации бездействие недопустимо. Не следует предоставлять право ИФНС определять сумму ваших налогов расчётным путём. Начисления сотрудников этой организации окажутся, скорее всего, завышенными по сравнению с реальными налоговыми обязательствами вашей компании.
Форс-мажор, ставший причиной потери документов, не освободит вас от ответственности.
Чтобы потеря документов не стала серьёзным затруднением, требуется надлежащим образом зафиксировать данный факт и предпринять всё необходимое для воссоздания первоначальных документов учёта.
Эксперты компании бератор предлагают поэтапный план восстановления потерянных документов.
Шаг 1. Сообщить директору
Необходимо это выполнить обязательно, на бумаге.
Организуйте проверку по поводу исчезновения документов.
Приказом директора образуется комиссия для выяснения причин потери документов.
Определите, в какие компетентные органы необходимо обращаться, чтобы установить обстоятельства происшествия и зафиксировать факт утраты. После завершения работы комиссии составьте акт.
Шаг 3. Сообщить в налоговую инспекцию
Уведомление об утере документов в инспекцию следует подать не позже, чем через неделю после случившегося. После этого ИФНС должна будет известить о завершении процедуры восстановления и её итогах.
Шаг 4. Восстановить документы
Восстановление документов самостоятельно может быть затруднительным, поэтому обращение за помощью является разумным решением.
Для восстановления учета потребуется использовать найденные документы.
Что писать в акте расследования комиссии
В результате проверки обстоятельств потери документов комиссия издает акт. В нём следует указать:
- в каких условиях работала комиссия;
- Где проходил осмотр комиссии и какие документы подтверждают указанный адрес (приказ об определении адреса архива фирмы, регламент передачи документов и др.)?
- Определение перечня утраченных документов путем сравнения с реестром передаваемых в архив бумаг, электронной информацией, банковскими выписками и т. д.
- Невозвращаемые документы.
Восстанавливаем утерянную документацию
Восстанавливаем документы с информацией, важной для организации: документы со сроком хранения, который ещё не закончился, и документы, которые могут потребоваться налоговой инспекции или другой контролирующей организацией.
Если контрагент ликвидирован, запросите выписку из ЕГРЮЛ. В случае потери связи или отсутствия необходимых документов составьте акт об этом.
Сохраняйте всю документацию, связанную с восстановлением бумаг, включая запросы, ответы, уведомления о доставке, выписки из банков и восстановительные копии оригиналов.