Проверка работодателя — вызов для любой организации, даже с хорошо организованной работой по кадрам. Ошибки в расчётах зарплаты, штатном расписании и оформлении личных дел встречаются часто. Как правильно оформить документы, чтобы избежать штрафов?
Порядок начисления заработной платы
Инспекторы изучат платежные ведомости, кассу и чековую книжку, чтобы проверить выплату заработной платы. В статье 136 ТК указано, что выплаты должны производиться не реже двух раз в месяц. Даже при заявлении сотрудника о желании получать зарплату один раз в 30 дней, руководство компании не должно спешить исполнять просьбу. Выдача денег раз в месяц нарушает законодательство, и письменное согласие работника не освободит компанию от штрафных санкций (письмо Роструда от 1.03.2007 г. № 472-6-0). Необходимо помнить, что невыплата заработной платы более двух месяцев влечет уголовную ответственность (ст. 145.1 УК РФ).
В ходе проверки для выяснения сроков расчетов при увольнении или отпуске проверяющие изучают приказы, лицевые счета и платежные документы.
Для выяснения сроков расчетов при увольнении или отпуске инспекторы требуют приказы, лицевые счета и платежные документы. Бухгалтерия должна произвести расчет всех полагающихся выплат работнику в день его увольнения, а при отпуске – за три дня до начала. При нарушении сроков фирма обязана выплатить пострадавшему суммы с процентами не ниже 1/300 ставки рефинансирования за каждый день задержки.
В случае выявленных нарушений инспекторы принимают решение о привлечении к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафные санкции для руководителя или главного бухгалтера составляют от 1000 до 5000 рублей, для юридического лица – от 30 000 до 50 000 рублей.
Трудовая инспекция не может осуществлять проверки начислений пособий по временной нетрудоспособности.
Штатное расписание
Важным кадровым документом является штатное расписание. В нем указывают должности в каждом подразделении, количество штатных единиц, оклад, надбавки и месячный фонд заработной платы. Руководитель утверждает «штатку» на год. Все изменения оформляются приказом.
График сменности
При работе по сменному графику (ст. 103 ТК РФ) необходимо составлять соответствующий документ, принимая во внимание нормированную продолжительность рабочего времени (без сверхурочных), которая в недельный период не должна превышать 40 часов. Для несовершеннолетних эта величина меньше. В случае, если из-за специфики работы недельная норма не может быть соблюдена, разрешается ее учет за более длительный период – до года. При этом продолжительность рабочего времени все равно должна быть рассчитана с учетом нормы в 40 часов в неделю.
Трудовая инспекция не имеет полномочий для проверки начислений пособий по временной нетрудоспособности.
За месяц до утверждения графика работодатель обязан ознакомить сотрудников с ним. В соответствии со статьей 103 Трудового кодекса РФ нельзя устанавливать для одного и того же работника две смены подряд.
Личное дело
Информация о работниках содержится в персональных делах. Инспектор по труду имеет право проверять ведение этих дел.
Ведение личных дел для государственных служащих установлено Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ. Можно разработать собственные правила сбора и хранения информации о сотрудниках, утвердив Положение о персональных данных. С ним необходимо ознакомить каждого работника под роспись. Работник вправе в любой момент просмотреть свое личное дело и сделать копии документов, находящихся в нем (ст. 89 ТК РФ).
Работодатель обязан соблюдать режим секретности, не разглашая о сотруднике информацию третьим сторонам без его согласия (ст. 88 ТК РФ). Документы доступны только уполномоченным лицам, например работникам полиции или прокуратуры, и лишь в объёме, необходимом для исполнения их обязанностей.