При отсутствии у фирмы запрашиваемых инспекцией документов, необходимо доказать проверяющим их утрату: например, при пожаре или затоплении. Для этого следует убедить инспекцию в реальности гибели бумаг и исключить подозрение о сокрытии фактов нарушения со стороны фирмы. Также важно восстановить утраченные документы. Подробности о правильном восстановлении изложены в статье.
Причины утраты документов
Почему фирма может потерять документацию? Чаще всего это случается из-за пожара, потопа или кражи. Из-за этого минимум три организации могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы и полиция. Сначала обращаются к ним за информацией.
В результате проверки может стать известно, что пожар в арендованном помещении имел место, и документы сгорели. Это может быть другая фирма с одинаковым названием, но разным ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
Во время проверки факта затопления помещение обнаруживается, что организация по теплоснабжению об аварии с прорывом водопровода не сообщала, а к моменту происшествия труба находилась в состоянии консервации и была отключена от воды.
Ссылки на то, что после проверки полицейские не вернули часть документов, бесполезны, если у них будет расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
В ходе проверки контрольные органы могут связаться с партнерами компании и запросить подтверждение обращения последней в их адрес за дубликатами утерянных документов.
Как задокументировать утрату документов
В случае потери документов на предприятии директива должна предусматривать формирование комиссии для расследования причин утраты совместно с компетентными органами (п. 6.8 Положения, утверждённого Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).
При утере документов из-за непогоды нужно предоставить справку метеослужбы или постановление местных властей о чрезвычайной ситуации с приложением договоров и актов выполненных работ.
Комиссия подготовит акт по результатам расследования. В акте следует указать:
- в каких условиях работала комиссия;
- Где была проведена проверка комиссии и какие документы подтверждают это место?
- Для составления списка утраченных документов нужно сравнить имеющиеся данные с различными источниками: списком архивированных экземпляров, информацией на электронных носителях, банковскими выписками и так далее.
- Причины невосстановления документов и другое.
Комиссия создает опись пропавших бумаг и акт о их уничтожении.
В дальнейшем необходимо оповестить о завершении процесса восстановления документов и его итогах.
Как восстанавливать документы
Куда нужно обращаться, чтобы восстановить документы?
- Обратитесь в налоговую службу за копиями бухгалтерской и налоговой отчетности.
- Обратитесь в банк за выписками по расчетному счету для выявления списка контрагентов и составления требуемого пакета документов.
- В письменной форме запросите у контрагентов заверенные копии первичных учетных документов бухгалтерского учета по сделкам с вашей фирмой для восстановления бухгалтерского и налогового учета. При ликвидации контрагента предоставьте выписку из ЕГРЮЛ. В случае утраты связей или отсутствия необходимых документов составьте акт, фиксирующий эти обстоятельства.
- Аудиторская фирма способна помочь в восстановлении учетной информации. По результатам восстановления документации необходимо заново составить регистры бухгалтерского учета и финансовую отчетность.
Уведомить инспекцию
Директор обязан известить налоговую инспекцию о прекращении работ по восстановлению утраченных документов, направив акт комиссии с приложениями отчетों ответственных лиц о проделанной работе (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Правильное оформление всех документов имеет значение. В таком случае проверяющие могут просмотреть технические ошибки, которые могут возникнуть при восстановлении (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).