В статье рассказывается о порядке проведения выемки документов и предметов у компаний инспекторами. журналу «Расчет» Кира Гин, управляющий партнер юридической фирмы «Гин и партнеры», и Мария Лоецкая, налоговый юрист той же фирмы, поделились информацией.
Как часто происходит выемка?
Кира:
Число проведений выемок заметно увеличилось. Ранее такая мера налогового контроля являлась исключением, чаще всего выемку осуществляли в случае, когда организация не предоставляла запрошенные документами или препятствовала проверке. Сейчас же выемки проводятся значительно чаще, порой причиной выступают косвенные доказательства правонарушения. Ревизоры приходят на выемку, чтобы получить документы и предметы, которые нельзя запросить обычным путем, например, служебные записки, ежедневники или черновики.
Что определяет порядок проведения выемки?
Кира:
Статьей 94 Налогового кодекса.
Мария:
В статье 93 НК РФ указано, что при отсутствии предоставления документов и мотивированного отказа инспекция может изъять их. Методические рекомендации по проведению налоговых проверок, изложенные в письмах ФНС, также затрагивают эту тему. Однако, различий с требованиями статьи 94 Налогового кодекса не так много.
Вначале обсудим документы. Сотрудники проверяющие забирают с собой копии документов?
Мария:
Выемка первоначально предназначалась для изъятия документов. В случае если налоговые инспекторы забирают с собой оригиналы, по Налоговому кодексу им необходимо в течение пяти дней изготовить копии, а оригиналы вернуть компании.
Зачем получать оригиналы, если возможно создать копии прямо в офисе компании?
Мария:
Документы сохраняют для того, чтобы их не утратили. Но существуют и другие причины: иногда требуется проведение экспертизы, например почерковедческой, для чего нужны оригинальные документы.
Могут ли ревизоры изъять компьютеры?
Мария:
Информация из компьютеров может копироваться на съемные носители, этим обычно занимаются ревизоры. В некоторых ситуациях перемещение всех данных проблематично: при большом объеме файла или если жесткие диски налогоплательщика находятся в офисе, ревизоры могут изъять системный блок. Кратковременность возврата компьютера компании не определена Налоговым кодексом. Небольшое количество разъяснений указывает на необходимость возврата оборудования и предметов в разумный срок.
Кира:
Разумный срок – это относительное понятие. В суде встречались ситуации, когда имущество не возвращалось даже по итогам проверок налоговых органов.
Что происходит, когда вход в компьютеры и серверы фирмы блокируется паролем?
Мария:
В случае отказа представителей компании предоставить доступ к системам сотрудники налоговой службы выполнят эту процедуру.
Существует ли документ, регулирующий защиту конфиденциальности?
Мария:
По правилам, если проверяющие отбирают системный блок, то обязаны его запечатать. В отделе уже подключится оборудование к сети, и начнётся его проверка при участии свидетелей и представителя организации, где произведена изъятия.
Существует ли порядок управления доступом к файлам на компьютере?
Некоторые организации размещают секретную информацию о деятельности, не связанную с налогообложением, на персональных компьютерах сотрудников.
Мария:
Этот аспект не определён правилами, хотя ранее случаев передачи данных в другое место не фиксировали.
Кира.
В прошлом году мы помогали клиенту, подозревавшему, что проверка — дело рук конкурентов. Проверку проводили, но ревизоры интересовались определёнными объектами интеллектуальной собственности и изъяли их. Инспекторы не могут изымать подобную информацию, в их компетенции только документы по расчёту и уплате налогов. Защититься в такой ситуации нельзя.
Можно ли забрать у работников фирмы их личные вещи?
Кира:
Налоговая служба не может забирать и проверять личные belongings сотрудников компании.
Можно ли проверять приношенные работником устройства (компьютеры, планшеты)?
Кира:
Предполагается, что все предметы на территории юридического лица принадлежат компании. Возникает вопрос: как доказать, что на рабочем столе сотрудника находится его личное имущество? Мы размышляли о решении этой проблемы. Самым надежным вариантом для сотрудников, работающих на персональных компьютерах, является наличие документов, подтверждающих покупку этого имущества.
Мария:
Работу предпочтительнее проводить на компьютере организации. При возможной выемке следует минимизировать нахождение в офисе личных вещей и устройств. При посещении налоговыми инспекторами необходимо, при возможности, убрать все личные вещи в сумки. В первые минуты выемки сотрудники компании обычно испытывают дезориентацию, что может затруднить выполнение этой задачи.
В настоящее время много компаний размещают документы и сведения в облачных системах. Аудиторы требуют предоставления доступа к этой информации.
Кира:
Многие коммерсанты не уделяют внимания безопасности документов и данных, находящихся на компьютерах. Известны лишь исключения — крупные компании, где юристы и специалисты по IT-технологиям оценивают всевозможные риски. Большинство же компаний хранит документы на собственном сервере в офисе или на персональных компьютерах сотрудников.
Возможно ли изъятие денег инспекторами при проведении выемки?
Кира:
Деньги изъять не требуется! Налоговый кодекс предусматривает изъятие документов и предметов, но по нашему мнению, наличные средства к предметам не относятся.
Что касается оборудования компании, станков, сырья, готовой продукции – может ли быть изъято это всё ревизорами?
Кира:
С ситуацией, когда контролеры забирают станки или продукцию, не встречалась никогда. Как обычно, речь идёт только об документах и компьютерах.
Мария:
Возможно изъять продукцию, если инспектора проведут экспертизу, включая сырье. Однако у проверяющих должны быть помещения для хранения изъятого, особенно для особых товаров, например продуктов питания. Полное изъятие остатков со склада – ситуация маловероятная.
Различаются ли обыск и выемка с правовой точки зрения?
Кира:
Обыск — это процедура, выполняемая правоохранительными органами. Во время обыска у участников совершенно разные права и обязанности. Выемка — более спокойное мероприятие, сотрудники компании могут свободно перемещаться по офису без ограничений.
Мария:
Оба мероприятия — и обыск, и проверка — психологически трудны для сотрудников компании. Кира верно указала, что в рамках обыска у правоохранительных органов больше прав, но при этом обыск строже регулируется процессуальным законодательством.
Налоговые органы оповещают о плановой выемке?
Кира:
Разумеется, всё значение этого события в его непредсказуемости.
Есть ли регламент проведения выемки?
Мария:
Выемка производится при участии двух понятых и экспертов. Входя в помещение компании, необходимо установить, кто из ревизоров является инспектором, для чего следует попросить предъявить удостоверения. Затем нужно изучить постановление о выемке. Специалисты и понятые могут показать паспорта, но законом не обязаны этого делать.
Могут ли ревизоры проверять любые помещения?
Кира:
Различают два вида мероприятий налогового контроля: осмотр и выемку. Осмотр предполагает изучение территории компании, а выемка – изъятие документов или предметов. При выемке инспекторы могут предложить сотрудникам добровольно предоставить необходимые документы. Если представители организации передают запрашиваемые бумаги и предметы, выемка завершается. В теории так и должно быть. На практике ревизоры часто совмещают оба мероприятия, проводя осмотр, во время которого отбирают вещи и предметы для выемки. В конце процедуры составляются протокол осмотра и протокол выемки.
Оформите подписку на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на первый квартал 2021 года! Скачать счет на подписку
Какова средняя продолжительность этой процедуры?
Кира:
На этот вопрос нет четких правил. Длительность исключения определяется по мере необходимости.
Мария:
Тем не менее существуют ограничения: ревизоры не проводят выемку ночью, после 22:00. Время составления протокола может заходить за пределы процедуры. Как правило инспекторы приходят утром, чтобы успеть к вечеру собрать все документы. Бывает так, что ревизоры успевают завершить работу к вечеру. Но если много бумаг и предметов, выемка может завершиться в 22:00, а составление протокола начинается после этого.
Кира:
Последние время инспекторы, возможно, чтобы быстрее закончить процедуру, не составляют опись изъятых документов и предметов, а лишь опечатывают коробку, которую уносят с собой. Через несколько дней приглашают представителя компании для составления описи.
Мария:
Налоговый кодекс не устанавливает полномочия инспекторов по опечатыванию имущества, составление описи и протокола должно производиться в день изъятия.
Можно ли зафиксировать проведение выемки иначе, помимо протокола?
Кира:
Компания может вести видеозапись, но только с согласия инспекторов, которых обычно это не устраивает. Судебная практика показывает, что представитель организации должен предупреждать ревизоров о желании использовать видеозапись как доказательство, однако некоторые арбитры принимали во внимание записи, сделанные без предварительного уведомления. Аналогичное правило относится и к аудиозаписи. В целом, целесообразно вести видеосъемку всех помещений с фиксацией голоса. В случае возникновения спорных ситуаций такая запись поможет налогоплательщику восстановить события дня, поскольку в стрессовой обстановке не все могут вспомнить подробности взаимодействия с ревизорами.
Можно ли высказывать возражения во время изъятия чего-либо?
Мария:
Форма протокола позволяет оставить замечания. Рекомендуется писать все комментарии, например, если инспекторы запретили видеосъемку.
Важно записать всё, что показалось представителям компании сомнительным с точки зрения закона.
Во время выемки лучше фиксировать замечания в виде заметок, а потом подробно описать их в протоколе. Если недостаточно места, можно попросить дополнительный лист. Не стоит отказываться от внесения замечаний, иначе в будущем на эти нарушения нельзя будет сослаться.
В процессе проверки сотрудники правоохранительных органов могут беседовать с работниками фирмы.
Кира:
Ревизоры пытаются общаться с работниками, используя эффект неожиданности, однако этот вопрос не прописан в Налоговом кодексе РФ. Работники могут отказать ревизорам, потребовав предъявить повестку для дачи показаний в инспекции, куда сотрудника может сопровождать юрист.
Встречали ли вы ситуации, когда контролёры при проведении проверок оказывают психологическое давление на руководителей и работников предприятия?
Кира:
Проверяющие порой без слов ведут себя так, словно вина компании уже установлена, и даже могут упомянуть о возможности возбуждения уголовного преследования.
Мария:
Поставленный в положение жертвы человек теряет способность мыслить ясно. Однако важно помнить: налоговая инспекция оказывает государственные услуги. Внутри ФНС действует регламент, предписывающий сотрудникам Службы вежливо и внимательно относиться к налогоплательщикам.
Если замечено отклонение от порядка работы ревизорами, можно напомнить им о действующем регламенте.
Кира:
Во время выемки представителю компании непременно следует переписать номера удостоверений сотрудников Службы.
Какими ещё советами можно помочь предпринимателям, если в их офисе начался обыск?
Кира:
Ваша работа должна учитывать возможность изъятия информации. Писать личные заметки в ежедневнике – значит рисковать их прочтением налоговыми инспекторами. Чтобы защитить личную информацию на компьютере, не храните ее на рабочем устройстве. Разработка и внедрение политики информационной безопасности компании является необходимым шагом. Наш коллега-адвокат предупреждает: к выемке и обыску нужно быть готовым всегда, а налоговая проверка значительно повышает вероятность таких мероприятий.
Мария:
Налоговые инспекторы часто изучают «оборотки», которые хранят в целях экономии бумаги работники бухгалтерии. Важно трезво оценивать информацию в этих документах и, если она вызывает сомнения, удалять их. Аналогично поступать с содержимым компьютеров.
Кира:
Интересно, как инспекторы всегда находили старые печати, несмотря на обсуждения утилизации. Важно обращать внимание на окружение и сразу уничтожать ненужные документы и предметы. Последний совет: тщательно изучите протокол проверки, его изменить невозможно. Вся информация из него навсегда останется в результатах.