Утрата бухгалтерской первички может показаться многим катастрофой. В справочнике «Практическая энциклопедия бухгалтера» появился алгоритм, который поможет выпутаться из подобной ситуации.
Что делать при утрате первичных документов
Без первичных документов у вас не получится доказать свою налоговую задолженность.
В данной ситуации бездействие недопустимо, не следует допускать возможность расчёта налогов ИФНС произвольным образом. Несомненно, вычисления налоговых органов окажутся больше фактических налоговых обязанностей вашего предприятия.
Несмотря на форс-мажор, ставший причиной потери документов, ответственность за это возлагается на вас.
Чтобы потеря документов не привлекла серьёзных проблем, требуется должным образом зафиксировать этот факт и предпринять все шаги по восстановлению первоначальных учётных бумаг.
Эксперты компании-бератора советуют восстановить потерянные документы поэтапно. Для этого необходимо:
Шаг 1. Сообщить директору
Выполнить это следует обязательно и письменно.
Провести проверку по факту исчезновения документов.
Создайте комиссию для расследования причин утраты документов по приказу директора. Определите, к каким компетентным органам может понадобиться обращение для установления причин происшествия и фиксации факта утраты. После завершения расследования составьте акт.
Шаг 3. Сообщить в налоговую инспекцию
В течение недели после потери документов необходимо подать уведомление в инспекцию. После этого ИФНС оповестит об окончании процедуры восстановления и её итогах.
Шаг 4. Восстановить документы
Самостоятельно восстановить документы сложно. Лучше попросить помощи.
Для возобновления работы потребуется использовать найденную документацию.
Что писать в акте расследования комиссии
Заключение комиссии о причинах потери документов оформляется актом.
- в каких условиях работала комиссия;
- Адрес места проведения осмотра комиссии и обоснование выбора этого адреса (укажите документы: приказ о назначении адреса архива компании, регламент передачи документов и т.д.).
- Порядок составления списка утраченных документов (например, сравнение с реестром передаваемых в архив документов, данными электронных носителей, банковскими выписками и т. д.).
- Невозможность восстановления документов.
Восстанавливаем утерянную документацию
Восстанавливаем документы с информацией, важной для организации: те, чьи сроки хранения ещё не закончились, и те, которые могут понадобиться налоговой инспекции или другим контрольным органам.
При ликвидации контрагента получите выписку из ЕГРЮЛ. При утрате связей или недостатке документов составите акт о том же.
Сохраняйте все сообщения с партнёрами, связанные с восстановлением документов (запросы и письма, ответы учреждений, квитанции о доставке корреспонденции, выписки из банка, восстановленные копии первоисточников и т.п.).