По окончанию командировки сотрудник обязан предоставить отчет об использовании выделенных ему денежных средств. Неиспользованные деньги необходимо вернуть на расчетный счет предприятия или в кассу.
Работник обязан уплатить всю сумму денег, выданных ему “под отчет”, за покрытие расходов в командировке. Срок представления отчета о расходах – три дня после окончания командировки. авансовый отчет, к которому прилагаются все документы, подтверждающие За услуги или товары уплачивают деньги. Неиспользованные средства следует вернуть.
Несданный или составленный на меньшую сумму авансовый отчет и суммы без документального подтверждения требуют возврата излишков.
Сотрудник не вернул средства, выданные ему под отчет.
Если сотрудник не предоставляет отчет о расходах, полученных «под отчет», и отказывает в возврате средств, компания имеет три пути решения ситуации.
- простить эту сумму;
- удержать из заработной платы;
- возвращать деньги через суд.
Простить невозвращенную подотчетную сумму
Невозвращенные суммы по отчетным требованиям, где отсутствуют авансовые отчеты, учитываются как долг работника предприятию. Данный долг может числиться за работником до окончания срока исковой давности, установленной статьей 196 ГК РФ – три года.
Если компания не взыщет долг, то сумму следует признать доходом работника и уплатить с неё НДФЛ.
Удержать из зарплаты
Чтобы удержать невозвращенный подотчет Работнику для выплаты зарплаты организация имеет всего один месяц согласно статье 137 ТК РФ.
Руководитель фирмы выпустит распоряжение. Сотрудника следует ознакомить с документом и получить от него подтверждение о согласии на удержания письменно.
Из заработной платы сотрудника можно однократно списать сумму, не превышающую 20 процентов полагающегося ему дохода.
Взыскать через суд
В течение года после окончания срока предоставления авансового отчёта можно обратиться в суд с иском о возврате долга.
Статья 392 ТК РФ устанавливает год как предельное время для предъявления претензий к работнику за причиненный ущерб со дня его выявления. По отношению к подотчетным суммам, выделенным на командировки, этот ущерб необходимо обнаружить не позднее трех дней после возвращения из командировки, в срок, когда сотрудник обязан сдать авансовый отчет.
Суды при определении срока предъявления работодателем претензий по возмещению ущерба командировочных расходов не признают доводы о том, что компания установила ущерб только после проверки или ревизии (например, определение Шестого КСОЮ от 20.07.2023 № 88-15022/2023). Изменить этот срок искусственно невозможно.
Пределы возврата задолженностей по отчетных расходах
Периоды ожидания определяются решением начальника относительно долга рабочего по расчетным средствам.
|
Решение руководителя по подотчетным суммам
|
Допустимые срок для исполнения решения |
|
Простить |
В течение трех лет |
|
Удержать из зарплаты |
Один месяц |
|
Возвращать деньги через суд |
|