В КоАП РФ предусмотрено несколько видов штрафов, в том числе за отсутствие путевого листа и ошибки при его составлении. Размеры штрафов доходят до 100 000 рублей, что будет серьезным «ударом по бюджету» компании. Учитывая то, что путевой лист служить основанием для списания ГСМ, неправильный документ может спровоцировать доначисление налогов.
Путевой лист — это, во-первых, документ для учета и контроля рабочего времени водителя, начисления зарплаты, покрытия сопутствующих расходов, выплаты компенсаций, списания транспортных расходов и ГСМ. Во-вторых, контролирующие органы, в том числе ГИБДД, по отметкам путевого листа проверяют, прошли ли водитель и автомобиль все проверки перед выездом на маршрут.
Штрафы за выезд на маршрут без путевого листа
Путевые листы должны оформлять все компании, которые владеют транспортными средствами и используют их для перевозки.
Если у водителя не будет путевого листа, оштрафовать могут на сумму от 500 до 100 000 рублей.
Нет путевого листа
Работники ГИБДД наделены правом проверять у водителей наличие путевого листа. Если его не будет, оштрафуют не только водителя, но и компанию, отправившую машину на маршрут без документов.
Водителю по ч. 2 ст. 12.3 КоАП работники ГИБДД могут выписать штраф в размере 500 рублей или ограничится предупреждением, если это первое подобное нарушение.
Руководителя компании, которая выпустила машину на маршрут без путевого листа, оштрафуют по ч. 1 ст. 15.11 (п. 1 прим. к ст. 15.11 КоАП) на сумму от 5000 до 10 000 рублей.
Путевой лист оформлен неправильно
С 2023 года в путевом листе должны быть проставлены отметки о медосмотре водителя и техконтроле автомобиля. Если не все отметки будут проставлены, штраф вправе наложить не только работники ГИБДД, но и Роструд, Росздравнадзор при проведении проверки.
Размеры штрафов указаны в ч. 2, 3 ст. 12.31.1 «Нарушение требований обеспечения безопасности»:
- для водителя – 3 000 рублей;
- для директора компании – 5 000 рублей;
- для компании – 30 000 рублей.
Но, это еще не все. Проверить качество оформления путевых листов может и трудовая инспекция. Если будут выявлены нарушения, в частности отсутствие отметки о медосмотре водителя в начале рабочей смены, компанию оштрафуют за нарушение требований охраны труда, по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП. Штраф выписывают за допуск работника к исполнению своих обязанностей без прохождения обязательных медосмотров. Здесь штрафы немаленькие:
- для руководителя компании или ИП – от 15 000 до 25 000 рублей;
- для компании – от 110 000 до 130 000 рублей.
За отсутствие отметки о медосмотре могут оштрафовать и представители из Росздравнадзора, на суммы, которые вряд ли можно считать мизерными. Штраф назначают по ст. 11.32 КоАП за нарушение установленного порядка проведения обязательных медосмотров:
- директору компании – от 2000 до 3000 рублей;
- компании или ИП – от 30 000 до 50 000 рублей.
Штрафы от налоговой
На основании путевых листов бухгалтерия списывает транспортные расходы, в том числе ГСМ.
Можно ли в бухучете учитывать операцию без первичного документа
Если путевых листов не будет или они будут оформлены с нарушениями, налоговики вправе снять расходы. Это, в свою очередь, приведет к увеличению налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и недоплате налога.
ИФНС налагает штраф по ст. 122 НК РФ: 20 % от неуплаченной налоговой суммы. Если нарушение умышленное, размер повышается и взимают уже 40 % от данной суммы.
Есть еще штрафы за грубое нарушение правил учета доходов, расходов, предусмотренные статьей 120 НК РФ. Он составляет 10 000 рублей.
Все о разных типах путевых листов в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера:
Журнал учета движения путевых листов
Путевой лист грузового автомобиля (формы № 4-С и 4-П)
Путевой лист формы № 4-П
Путевой лист формы № 4-С
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3)