Главный бухгалтер обязан вести бухгалтерский учет, готовить и представлять полную и достоверную бухгалтерскую отчетность. Ответственность возлагается как на работодателя, так и на государство.
Согласно статье 7 Федерального закона № 402-ФЗ руководство организации обязано поручить ведение бухгалтерского учета главным бухгалтеру или другому назначенному сотруднику, а также заключить договор с исполнителем услуг по ведению бухгалтерского учета.
В случае, когда трудовой договор главному бухгалтеру возлагает обязанности по расчету с бюджетом (налоговые платежи и взносы), подготовке и сдаче отчетности, ведению кассы, кадрового или воинского учета, за некоторые нарушения его могут привлечь к дисциплинарной, материальной и административной ответственности.
Ответственности достаточно для требования со стороны компании соблюдения правил работниками. Первостепенное значение имеет оформление документов, по которым ведется бухгалтерский учет.
Работники компании, включая директора, должны выполнять требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных фактов согласно статье 3 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Главный бухгалтер (или другой сотрудник, отвечающий за ведение бухгалтерского учета и имеющий договор на эту деятельность) устанавливает требования к оформлению первичных документов, которые обязательны для всех сотрудников компании. Закон №402-ФЗ предусматривает необходимость письменных указаний главбухов.
Для упрощения процесса достаточно составить перечень обязательных требований к оформлению договоров, актов, счетов-фактур и прочих документов от работников. В компании желательно наличие шаблонов типовых документов: бухгалтерской первички (например, акт выполненных работ) и кадровых (например, заявление на отпуск).
Требования и шаблоны могут быть размещены в рабочих чатах, на внутренних информационных стендах и аналогично. Способ оповещения определяется внутренней политикой организации по таким документам, использованием электронного документооборота и уровнем цифровизации.
Формирование требований займёт определённое время. Однако, в будущем не придётся обучать новичку составлению документа; можно будет мотивировать его к доработке.
Требования главного бухгалтера для всех сотрудников компании обязательны при условии, что речь идет о:
- Бумажной фиксации данных о деятельности предприятия.
- Формирование и предоставление документов для учета финансовых операций.
В данных вопросах главный бухгалтер может ставить перед сотрудниками фирмы свои требования, не ожидая указания от руководителя.
Если главный бухгалтер руководит работниками бухгалтерии, то обладает всеми правами на управление персоналом: прием и увольнение сотрудников бухгалтерии, разграничение обязанностей, контроль качества выполнения работы и дисциплины.
Главный бухгалтер имеет право не подписывать и не утверждать документы с неточной, недостающей или противоречивой информацией, а также документы, нарушающие законы или внутренние правила компании.