Нередко у бухгалтеров компаний, использующих транспортные средства, могут возникнуть неоднозначные ситуации, например, как списывать ГСМ, вести учет запчастей и расходных материалов, списывать затраты на парковку и так далее. Одна из наших читательниц спросила – а могут ли наказать компанию за отсутствие путевых листов?
Анализ законодательных норм позволяет утверждать, что любая организация, использующая транспорт в служебных целях, обязана выдать лицу, допущенному к управлению автомобилем, путевой лист. В свою очередь, путевой лист, выступающий в качестве документа по учету и контролю работы транспортного средства и его водителя, должен обладать всеми обязательными реквизитами, утвержденными Минтрансом.
Сотрудник, допущенный к управлению служебным автомобилем, в обязательном порядке должен проходить предрейсовый медосмотр. В отсутствие путевых листов велик риск исключения налоговиками расходов из расчета налоговой базы по налогу на прибыль организаций.
Не оформлять путевые листы – серьезное нарушение.
- Списание ГСМ при отсутствии путевых листов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета. В силу статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
- Налоговые риски. При несоставлении путевых листов налоговый инспектор признает экономически не оправданными и документально не подтвержденными затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией транспортного средства, в том числе в части стоимости израсходованных ГСМ. Именно путевой лист рассматривается в качестве оправдательного документа для признания расходов, связанных с работой автотранспорта (см. например, определение ВАС РФ от 30 августа 2013 г. № ВАС-11880/13, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17 мая 2011 г. по делу № А27-10300/2010).
Судьи указали, что для признания расходов на ГСМ необходимо наличие правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина, отметок о прохождении водителем медосмотра перед рейсом, отметок механика о техническом состоянии автомобиля, подписей лиц, пользовавшихся автотранспортом, и т. д., свидетельствующих о фактической работе автомобиля на цели производственной деятельности.
В результате налоговый орган может квалифицировать действия компании как направленные на получение необоснованной налоговой выгоды (см. постановление Пленума ВАС РФ от 12 октября 2006 г. № 53).
Налоговый орган вправе в рамках налоговой проверки изменить юридическую квалификацию сделки, статуса и характера деятельности налогоплательщика и обратиться в суд с требованием о взыскании доначисленных налогов (см. подп. 3 п. 2 ст. 45 НК РФ). Суд оценивает представленные налоговым органом доказательства, и если они убедительны, то налоги доначисляются исходя из подлинного экономического содержания соответствующей сделки (п. 7 постановления Пленума ВАС РФ № 53).
- Отсутствие путевых листов в административном праве квалифицируется по части 3 статьи 14.1 КоАП РФ.
- Согласно Уставу автомобильного транспорта (Федеральный закон от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ), путевой лист – это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. В соответствии с пунктом 2.1.1 Правил дорожного движения РФ (утв. постановлением Правительства РФ от 23 октября 1993 г. № 1090) водитель (в установленных случаях) обязан иметь при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать им для проверки путевой лист. При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.
Во исполнение требований части 1 статьи 6 Устава автомобильного транспорта приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 года № 152 утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Соблюдение положений данного документа юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые автомобили, сотрудники ГИБДД считают обязательным (судьи их в этом поддерживают, см., например, определение ВС РФ от 1 сентября 2014 г. № 302-КГ14-529).
Поэтому считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обеспечены путевыми листами (во избежание разногласий с сотрудниками ГИБДД и штрафов с их стороны).
Помогайте вашему бизнесу развиваться
Бесценный опыт решения актуальных задач, ответы на сложные вопросы, специально отобранная свежая информация в прессе для бухгалтеров и управленцев.
Выберите из нашего каталога >>