Есть ли нормативные акты, требующие предоставления справки о сдаче документов постоянного хранения и по личному составу в государственный архив при ликвидации организации?
Могут ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая служба требовать передачи документов ликвидируемой организации в государственный или муниципальный архив?
Какие нормативные акты, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле, можно привести в обоснование?
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает все организации обеспечивать архивное хранение документов и передавать документы государственному или муниципальному архиву при ликвидации (ст. 23 Закона).
Документы передаются по акту, экземпляр которого хранится у ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии или учредителя, конкурсного управляющего).
На основании актов:
-
приема-передачи документов на архивное хранение;
-
О разclassification архивных документов для уничтожения и недопустимости сохранения; об утере документов постоянного хранения.
-
об обнаружении неучтенных документов;
-
По окончании работы с техническими ошибками в учетных документах организация обязана обеспечить их архивное хранение. Акты согласовывает ЭПК архива, а ликвидатор утверждает их.
-
В список входят обязательно первые два акта, последующие определяются по обстоятельствам.
Архивный отдел попросит ликвидатора предоставить кроме описей дел постоянного хранения и по личному составу устав организации со всеми изменениями, утвержденные штатные расписания и историческую справку к фонду (возможно, и дело фонда, если его вело учреждение).
Взаимодействие с архивами обычно происходит быстро, учитывая состояние хранимых документов и архивов организации (прим.: например, копии вместо оригинала, подтверждение бумажной копии электронного варианта).
Документы для передачи в государственный или муниципальный архив передаются по форме Приложения № 30 к пункту 6.8 Правил. Оформление акта осуществляют ликвидатор или председатель ликвидационной комиссии, а также руководитель архива, который принимает документы.
При ликвидации организации все акты приема-передачи документов на архивное хранение сохраняются вместе с решениями собраний, протоколами и документами постоянного срока хранения (по пункту 27 Перечня типовых управленческих архивных документов…).
В случае необходимости арбитражный суд или налоговая инспекция могут потребовать от участников ликвидационной комиссии сведений об архивном фонде ликвидированной организации, включая соответствующий акт.
Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», компании обязаны хранить документы, установленные федеральными законами и другими правовыми актами РФ, а также уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов.
Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает порядок хранения и уничтожения документов, определяя обязанность всех компаний хранить их в соответствии с установленными сроками.
За несдачу документов в архив предусмотрена ответственность по статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В 2020 году законодатель ужесточил наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Ответственность могут нести члены ликвидационной комиссии, арбитражный управляющий в качестве должностных лиц и согласно статье 13.25 КоАП РФ.
В случае нарушения должностными лицами требований данной статьи предусмотрена ответственность в виде штрафа: 2 500–5 000 рублей, 5 000–10 000 рублей или 20 000–30 000 рублей в зависимости от вида организации, у которой обнаружены нарушения.
Штрафы для организаций могут составить до трехсот тысяч рублей. Чаще всего эти статьи КоАП РФ применяют во время запланированных проверок работающих организаций. В практике использования нормы по отношению к лицам, отвечающим за компанию после её ликвидации практически нет примеров.
Чтобы привлечь виновных по этой статье, нужно доказать как преднамеренность действий, так и личную выгоду должностных лиц от скрытия определенных официальных бумаг.
В действительности для ликвидаторов и арбитражных управляющих данная норма фактически неприменима.
Хотя обязанность и ответственность за её исполнение определены как при обычном утилизации, так и при банкротстве, закон не указывает на необходимость передачи ответственным лицом кому-либо документов о сдачи бумаг в архив в момент ликвидации.
Для подтверждения выполнения этих обязанностей в реальной ситуации часто обращаются к делу о банкротстве, где проверке подлежит исполнение арбитражным управляющим всех возложенных на
его обязанностей.
Федеральный закон «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ возлагает на конкурсного управляющего обязанность передавать документы в архивные организации (п. 2 ст. 129, п. 3 ст. 189.78).
Управляющий обязан отчитываться о своей работе перед кредиторами и судом при завершении процедуры банкротства. Без сдачи документов в архив дело об банкротстве не может быть закрыто, так как тогда не будет доказательств выполнения управляющим всех действий по делу.
Суд и кредиторы обычно контролируют это обстоятельство. Закон конкретных документов, подтверждающих данный факт, к отчету конкурсного управляющего не предъявляет требований.
При ликвидации по общим правилам Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ устанавливает закрытый список документов, необходимых для подачи в налоговую инспекцию (статья 21). В нем отсутствует требование о подтверждении передачи документов в архив.
Обязательство по подтверждению исполнения данной обязанности обычно появляется только при возникновении жалоб к ликвидатору или управляющему уже после завершения процедуры ликвидации.
Если сотрудники, выйдя на пенсию, не смогут получить нужные документы в архиве. Тогда хранение документов о передаче дел предприятия в архив – обязанность и важность ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.