Налоговые органы обладают значительными полномочиями по запросу документов в процессе проведения проверок. В перечне документов, указанных в требовании ИФНС, могут оказаться бумаги, которых организация никогда не предоставляла или которые были уничтожены или утеряны. В любом случае, не стоит игнорировать обращение налоговых органов.
В случае отказа компании предоставить запрошенные документы ИНФС по инициативе руководителя или бухгалтера, ей может быть назначен штраф:
по статье 126 НК РФ в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ;- по ст.129.1 НК РФ — в размере 5 000 рублей (при повторном нарушении в течение года – в размере 20 000 рублей) за несообщение сведений по следке или информации о деятельности контрагентов.
В случае возникновения конфронтации с представителями налоговых органов, они имеют право на проведение выемки документов в соответствии со статьей 94 Налогового кодекса РФ.
Сроки предоставления документов по запросу налогового органа
Налоговым органам следует передать требуемые документы в установленные сроки. Как правило, это происходит в процессе проверки компании или при запросе информации о конкретной сделке.
Предоставление запрошенных у проверяемой компании документов необходимо осуществить в течение десяти рабочих дней. Если проводится взаимная проверка партнера, то есть осуществляется «встречная проверка», срок составляет пять рабочих дней. На предоставление документов, относящихся к конкретной сделке, также выделено десять рабочих дней.
В случае недостатка времени для поиска необходимых документов
Налоговый кодекс РФ предусматривает возможность продления срока исполнения обязательства. Для реализации данной возможности требуется подача специального Сообщение об отсутствии возможности предоставить документы в обозначенные сроки (в соответствии с абзацем 2 пункта 3 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации, сведения предоставляются в течение суток, следующих за днем получения запроса из налогового органа).
Форма утверждена Приказом ФНС России от 21.02.2024 № СД-7-2/148@ (Скачать форму).
Этот документ можно передать в инспекцию лично или через представителя, отправив его по почте заказным письмом, в электронной форме через оператора ЭДО по ТКС или через личный кабинет на сайте ФНС.
Уведомление дает возможность увеличить первоначально установленный срок на сбор требуемых документов. В нем следует описать причины, препятствующие своевременному выполнению запроса налогового органа, и указать период, необходимый для подготовки всех материалов в полном объеме».
Образец ответа в налоговую инспекцию, информирующий о невозможности предоставить необходимые документы
Как правило, в запросе о продлении срока сбора необходимых документов перечисляются следующие основания:
- большой объем запрашиваемых документов;
- отпуск директора или главного бухгалтера, из-за чего временно нет доступа к архивам и базам данных;
- документы переданы партнерам, например, аудиторам или бухгалтерской фирма не аутсорсинге (нужно указать регистрационные данные партнера);
- документы изъяты сотрудниками МВД, Прокуратуры, ФСБ и т.п. (указать протокол выемки);
- документы утеряны;
- документы уничтожены в виду истечения срока хранения;
- запрошенные документы компания не составляла и не получала от контрагентов.
Заявки на продление сроков должны быть подкреплены обоснованиями. При возможности, к уведомлению следует добавить подтверждающие документы, такие как больничный лист главного бухгалтера, акт передачи документов в архив, расположенный в другом городе, и другие подобные материалы.
Документы утеряны
В случае утраты документов потребуется указать сведения о том, когда и в каких условиях это произошло. Для подтверждения потребуются служебные записки от сотрудников, приказ руководителя о создании комиссии для расследования пропажи и соответствующий акт.
В случае повреждения или утраты документов вследствие чрезвычайной ситуации, необходимо обратиться в уполномоченные органы для получения подтверждения факта потери имущества и документов (например, в МЧС, МВД и т.п.).
Восстановление документов необходимо, поскольку без них невозможно подтвердить информацию, содержащуюся в бухгалтерском и налоговом учете (письмо Минфина 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191).
Как правило, суды признают штраф законным, если компания после утери документов не предприняла действий для их восстановления.
В случае чрезвычайных обстоятельств, повлекших за собой потерю документов, это может служить основанием для продления сроков выполнения требования налогового органа.
Уничтожение документов произведено в связи с истечением установленного срока хранения
Вам не требуется предоставлять в налоговую инспекцию документы, срок хранения которых истек.
В уведомлении, которое составляется в связи с уничтожением документов по истечении установленного срока хранения, необходимо указать Акт уничтожения и сослаться на российские законы, определяющие эти сроки.
Документы направлялись ранее
В случае, если уведомление содержит отсылку к тому, что компания ранее предоставляла в налоговую инспекцию запрошенные документы, необходимо указать реквизиты письма, через которое они были отправлены, а также наименование налогового органа, получившего эти документы (пункт 5 статьи 93 НК РФ).