Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?
В Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором предусмотрена обязанность любых организаций обеспечивать архивное хранение документов, устанавливается и обязанность передавать документы в случае ликвидации организации в государственный или муниципальный архив (ст. 23 Закона).
Документы передаются по акту (а не на основании справки), экземпляр которого остается у ликвидатора (председателя ликвидационной комиссии / учредителя, конкурсного управляющего).
На основании актов:
-
приема-передачи документов на архивное хранение;
-
о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; об утрате документов (постоянного хранения);
-
об обнаружении неучтенных документов;
-
о технических ошибках в учетных документах завершается обязанность организации по обеспечению архивного хранения документов (акты согласовываются ЭПК архива и утверждаются ликвидатором;
-
первые 2 акта в этом списке обязательны, остальные оформляются в зависимости от ситуации).
Соответствующий архив попросит ликвидатора кроме описей дел постоянного хранения и по личному составу представить устав организации (со всеми изменениями), утвержденные штатные расписания и историческую справку к фонду (возможно, и дело фонда, если оно велось в организации).
Все вопросы взаимодействия с архивными учреждениями решаются, как правило, в оперативном порядке, в зависимости от степени сохранности документального и архивного фондов организации (например, копии на правах подлинников, удостоверение бумажных копий электронных оригиналов и т.п.).
Обратите внимание
Обратите внимание (вместе с юристами вашей организации) на раздел 7 действующих в настоящее время Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526; в 2022 году ожидаась новая редакция Правил) и раздел 6.2 Методических рекомендаций по их применению (Росархив / ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива).
Акт о передаче документов в государственный (муниципальный) архив оформляется по форме Приложения № 30 к п. 6.8 Правил, утверждается ликвидатором (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архива, принимающего документы.
Все акты приема-передачи документов на архивное хранение в случае ликвидации организации хранятся вместе с решениями общих собраний, протоколами и другими документами постоянного срока хранения (по ст. 27 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Таким образом, в случае необходимости арбитражный суд или налоговый орган может затребовать у членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) сведения о судьбе архивного фонда ликвидированного юрлица, в т.ч. и соответствующий акт.
Как указано в п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ, а также уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.
Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение установленных сроков их хранения.
Ответственность за несдачу документов в архив установлена ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. В 2020 г. законодатель ужесточил наказание за несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.
Обратите внимание
Тем не менее мера ответственности остается весьма мягкой (предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 3 000 рублей; на должностных лиц – от 3 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц – от 5 000 до 10 000 рублей).
Ответственность может быть возложена на членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражного управляющего как должностных лиц и по ст. 13.25 КоАП РФ.
Санкция этой статьи, например, для должностных лиц предполагает ответственность в виде штрафа в размере 2 500–5 000 рублей, 5 000–10 000 рублей либо 20 000–30 000 рублей в зависимости от вида организации, в отношении документов которой выявлены нарушения.
Для организаций штраф может достигать 300 000 рублей. Как правило, применение данных статей КоАП РФ осуществляется при проведении плановых проверок в действующих организациях. Практика применения нормы в отношении ответственных лиц после ликвидации компании практически отсутствует.
Обратите внимание
Существует и мера ответственности, предусмотренная ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ. Но практика по ней складывается в основном по фактам умышленной кражи или уничтожения документов, а не по фактам неисполнения обязанностей по сдаче документации в архив при ликвидации.
Для привлечения к ответственности по данной статье необходимо доказать и умысел, и личную заинтересованность должностных лиц в сокрытии конкретных официальных документов.
Можно сказать, что фактически в отношении членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или арбитражных управляющих на сегодняшний день эта норма не работает.
Обратите внимание
Есть вероятность привлечения и к гражданско-правовой ответственности в виде взыскания убытков в пользу пострадавших (ст. 12 и 15 Гражданского кодекса РФ). Но опять же, в связи со сложностью доказывания вины членов ликвидационной комиссии (ликвидатора) или управляющего в данном случае, сроков исковой давности судебных споров по такой категории дел на сегодняшний день практически нет.
Несмотря на наличие обязанности и предусмотренной меры ответственности за ее нарушение, как при ликвидации в общем порядке, так и при ликвидации в случае банкротства закон не устанавливает требований в части предоставления ответственным лицом кому-либо документов, подтверждающих сдачу документов в архив непосредственно при ликвидации.
Подтверждение исполнения этой обязанности на практике чаще всего требуется в деле о банкротстве – в части проверки исполнения арбитражным управляющим всех своих обязанностей.
Так, в Законе о банкротстве в числе обязанностей конкурсного управляющего предусмотрена сдача документов на хранение в архивные организации (п. 2 ст. 129, п. 3 ст. 189.78 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ).
Управляющий в обязательном порядке отчитывается о своей деятельности перед кредиторами и судом перед завершением процедуры. В случае невыполнения обязанности по передаче документов в архив дело о банкротстве не может быть завершено – просто потому, что в деле отсутствуют доказательства выполнения управляющим всех необходимых мероприятий по делу.
Суд и кредиторы, как правило, проверяют этот момент. При этом прямо закон не называет такие подтверждающие документы в числе подлежащих приобщению к отчету конкурсного управляющего.
При ликвидации в общем порядке Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ также предусматривает закрытый перечень документов, подлежащих предоставлению в налоговый орган (ст. 21). Требования о подтверждении сдачи документов в архив там также нет.
Получается, что необходимость подтверждения выполнения этой обязанности возникает, как правило, только в случае предъявления кем-либо претензий ликвидатору (ликвидационной комиссии) или управляющему уже после ликвидации.
Например, если вышедшие на пенсию работники не смогут получить в архиве необходимые документы. Соответственно, забота о сохранении документов, подтверждающих сдачу дел предприятия в архив – это задача и интерес самого ликвидатора (ликвидационной комиссии), арбитражного управляющего.