Законодательство разрешает заменять часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Для этого сотруднику нужно лишь написать заявление, в котором он укажет, что хочет получить деньги взамен дополнительных дней отпуска.
Не допускается такая замена лишь в случаях:
- если сотрудница беременна;
- если работнику не исполнилось 18 лет;
- если сотрудник занят на тяжелых работах или на работах с вредными (опасными) условиями труда.
В остальных случаях замена возможна.
Читайте также «Если сотрудник не был в отпуске более двух лет»
Количество дней
Компенсацию выдают только тем сотрудникам, у которых отпуск превышает обычные 28 дней. Как правило, это те, кому положен дополнительный отпуск. Например, сотрудникам, имеющим ненормированный рабочий день, или работникам Крайнего Севера (ст. 116 ТК РФ). Причем выплатить деньги можно лишь за дни этого добавочного отдыха.
ПРИМЕР. КАК ОПРЕДЕЛИТЬ КОЛИЧЕСТВО ДНЕЙ
С 1 августа 2016 года Петрова работает менеджером в АО «Дельта». За период работы с 1 августа 2016 года по 31 июля 2017 года сотрудница в отпуске не была. В августе же она написала заявление с просьбой заменить часть неиспользованного отпуска денежной компенсацией. Характер работы Петровой (ненормированный рабочий день) предусматривает дополнительный отпуск (5 дней), поэтому продолжительность ежегодного отпуска составляет 33 календарных дня (28 + 5).
Следовательно, бухгалтер «Дельты» выплатит денежную компенсацию за 5 дней (часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней).
Налоги
Сумма, выплаченная взамен отпуска, будет уменьшать налоговую прибыль фирмы на основании пункта 8 статьи 255 Налогового кодекса в качестве расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую прибыль, как «денежные компенсации за неиспользованный отпуск, установленные трудовым законодательством Российской Федерации».
С компенсации за неиспользованный отпуск необходимо также заплатить страховые взносы на ОПС, ОСС и ОМС, взносы «по травме» и НДФЛ в обычном порядке (ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ). В подпункте 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами компенсационные выплаты, установленные законодательством России, в том числе в связи «с увольнением работников, за исключением:
- компенсации за неиспользованный отпуск;
- суммы выплат в виде выходного пособия и среднего месячного заработка на период трудоустройства в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера;
- компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, превышающей трехкратный размер среднего месячного заработка».
Если сотрудник продолжает работать, то такая выплата также подпадает под объект налогообложения.
Читайте также «Отпускные в бухгалтерском и налоговом учете»