Полного перехода на электронные трудовые не избежать. Работники со стажем еще могут оставаться с бумажной трудовой. Но, всем молодым специалистам, пришедшим на свои первые рабочие места можно оформлять только электронные трудовые.
Когда у компании не останется ни одного работника с бумажной трудовой книжкой, можно отказаться от книги учета движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них.
Правила ведения и хранения трудовых книжек
Правила ведения и хранения трудовых книжек утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Требование вести учет трудовых книжек в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и книге учете движения трудовых книжек возложены на организацию пунктом 40 вышеуказанных Правил.
Книгу учета движения трудовых книжек ведет кадровая служба, если она есть в организации, или бухгалтерия, которой обычно поручают кадровый документооборот. В книге учета регистрируются все бумажные трудовые книжки, полученные от работников при приеме на работу.
Работники переходят на электронные трудовые
Работник может отказаться от бумажной трудовой книжки. Дальнейшая его трудовая биография будет хранится в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Когда работник выбирает электронную трудовую книжку, кадровик или бухгалтер организации обязан передать бумажную трудовую книжку на руки.
Когда все работники перейдут на электронные трудовые, в книге учета трудовых книжек записывать будет нечего. Ведь в ней не нужно фиксировать полученные от работников формы СТД-Р, то есть выписки из электронных трудовых.
Что делать с книгой учета трудовых книжек
После того, как в компании не останется ни одного работника с бумажной трудовой, книгу учета трудовых вести не нужно.
Если вы примите на работу нового сотрудника с бумажной трудовой, книгу учета придется возобновить. Так, что пока, имеет смысл просто убрать книгу учета трудовых в сейф, пусть она там полежит годик.
Когда вы окончательно убедитесь, что в вашей компании больше не будет работников с бумажными трудовыми, с книгой учета трудовых можно попрощаться окончательно.
Книгу учета трудовых нужно сдать на архивное хранение, она является документом кадрового учета. По этим документам приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 установлены большие сроки хранения — 50 лет.
Перед сдачей книги в архив, ее нужно прошить и заверить.
Для этого достаточно выполнить обычные правила архивного дела:
- зафиксировать на обложки дату первой и последней записи;
- проставить срок хранения книги;
- в прошитой книге на последней странице указать количество записей, листов, поставить подпись ответственного лица, дату, печать организации либо штамп отдела кадров.
Вышеуказанные правила законодательно не регламентированы. Поэтому, передачу книги в архив вы можете оформить, опираясь на правила оформления документов и документооборота, установленные в вашей компании.